Modes d’adjudication des contrats municipaux

Dans l’adjudication de ses contrats sollicités par appel d’offres public ou par voie d’invitation écrite, un organisme municipal peut décider de recourir à l’une des méthodes suivantes :

• mode du plus bas soumissionnaire conforme;
• mode à deux étapes (qualité, prix);
• grille de pondération incluant le prix (avec ou sans discussion et négociation).

Les contrats de services professionnels de 25 000 $ ou plus ne peuvent pas être accordés à l’aide du mode du plus bas soumissionnaire conforme, sauf si l’organisme municipal prévoit, dans son règlement sur la gestion contractuelle, des règles particulières pour l’adjudication de contrats dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public.

Lorsque l’organisme municipal choisit le mode du plus bas soumissionnaire, le conseil municipal ne peut accorder le contrat à un soumissionnaire autre que celui ayant fait, dans le délai fixé, la soumission conforme la plus basse.

Il existe 3 modes d’adjudication qui incluent une évaluation qualitative des offres :

• le mode à deux étapes (qualité, prix);
• la grille de pondération incluant le prix;
• la grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation.

L’évaluation qualitative des offres requiert la mise sur pied d’un comité de sélection qui devra évaluer la qualité des soumissions conformes reçues, et ce, selon des critères de qualité qui auront été déterminés au début du processus contractuel par l’organisme municipal.

Voici quelques exemples de critères de qualité :

• la qualité ou la quantité des biens, des services et des travaux;
• les modalités de livraison;
• les services d’entretien;
• l’expérience et la capacité financière requises de l’assureur, du fournisseur ou de l’entrepreneur;
• tout autre critère directement relié au marché.

Guide sur les critères de qualité (PDF 1,08 Mo)

Guide des bonnes pratiques pour encadrer les comités de sélection (PDF 1,29 Mo)

Mode à deux étapes (qualité, prix)

Ce mode consiste, lors d’une première étape, à évaluer la qualité d’une soumission en fonction de critères établis et, lors d’une seconde étape, à considérer le prix soumis. Seules les soumissions ayant obtenu 70 % ou plus peuvent passer à la seconde étape. Ce mode vise ainsi à évaluer le rapport entre la qualité et le prix de chacune des propositions en fonction d’un niveau minimal de qualité et du prix le plus bas.

Grille de pondération incluant le prix

Le recours à la grille de pondération incluant le prix permet l’évaluation des offres en fonction d’un nombre de points basé sur certains critères, outre le prix.

Alors que la qualité des soumissions est soupesée avant que ne soient considérés les prix, quand l’on recourt au mode à étapes, l’appréciation des offres en fonction des critères de qualité prévus a lieu en même temps que l’évaluation des prix soumis, lors de l’utilisation de la grille de pondération incluant le prix. À la fin du processus, l’organisme municipal doit accorder le contrat au soumissionnaire conforme dont la soumission a obtenu le meilleur pointage. Le libellé « outre le prix » de la loi indique que le poids du critère de prix est incontournable et ne peut être dérisoire.

Grille de pondération incluant le prix avec discussion et négociation

Un organisme municipal qui choisit d’utiliser la grille de pondération incluant le prix peut également prévoir des discussions avec les soumissionnaires conformes et une négociation avec celui ayant obtenu le meilleur pointage, toutes deux menées sous l’égide d’un responsable des discussions et de la négociation.

Dans le cadre d’un appel d’offres, un organisme municipal doit décrire les besoins en matière de performance ou d’exigence fonctionnelle plutôt qu’en matière de caractéristiques descriptives.

S’il n’existe aucun autre moyen pour décrire les conditions du marché, l’organisme municipal doit considérer comme conforme toute équivalence à des caractéristiques descriptives en utilisant notamment des termes tels que « ou l’équivalent » dans la documentation relative à l’appel d’offres. Pour ce faire, il peut y préciser comment sera évaluée cette équivalence.

Pour plus de renseignements, consultez le Muni‑Express du 26 février 2021 : Description des besoins dans un document d’appel d’offres afin d’accroître la concurrence et de favoriser l’innovation.

Lorsque, suivant une demande de soumissions, l’organisme municipal n’a reçu qu’une seule soumission conforme, il peut entreprendre des discussions avec le soumissionnaire dans le but de conclure un contrat à un prix moindre. Cela ne peut se faire que lorsque le prix accuse un écart important avec l’estimation prévue par l’organisme. Cette modification ne doit toutefois pas avoir pour effet de modifier les autres obligations au contrat.

L’organisme municipal peut à tout moment, pour des motifs valables et raisonnables, notamment en raison du prix trop élevé des soumissions, décider de ne pas accorder un contrat, et ce, même s’il a procédé à une demande de soumissions. Il peut alors choisir de retourner en appel d’offres pour obtenir de nouvelles soumissions.

Certaines exceptions s’appliquent au mode du plus bas soumissionnaire conforme ou du soumissionnaire ayant obtenu le meilleur pointage. Elles concernent un organisme municipal qui a obtenu l’autorisation préalable de la ministre des Affaires municipales ou qui doit satisfaire aux conditions d’octroi d’une subvention gouvernementale.

Dans certaines circonstances, par exemple dans un cas de force majeure de nature à mettre en danger la vie ou la santé de la population ou à détériorer sérieusement les équipements municipaux, il serait permis de passer un contrat de gré à gré. Toutefois, il serait alors requis de justifier cette dépense lors du prochain conseil municipal.