Types de procédures d’attribution des contrats municipaux

En fonction des circonstances, les organismes municipaux peuvent conclure des contrats selon les procédures d’attribution suivantes :

• le contrat conclu de gré à gré;
• le contrat conclu à la suite d’une procédure sur invitation écrite auprès d’au moins deux fournisseurs;
• le contrat conclu à la suite d’une procédure ouverte (appel d’offres public).

Pour déterminer la procédure d’attribution à utiliser, l’organisme municipal tient compte de l’estimation de la dépense du contrat qu’il souhaite conclure ainsi que des dispositions législatives et réglementaires qui s’appliquent. Les soumissions doivent être demandées sur la base de prix forfaitaires ou unitaires uniquement. Dans le cas d’un contrat attribué selon un système d’évaluation globale des critères avec discussions et négociations, ou selon un système adapté au projet d’équipement ou d’infrastructure, d’autres méthodes de présentation du prix sont autorisées.

En outre, il n’est pas permis d’octroyer plusieurs contrats portant sur un même objet, à moins que des motifs de saine administration le justifient ou qu’il s’agisse d’un contrat de services professionnels nécessaires dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.

Les organismes municipaux peuvent prévoir les règles d’attribution des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant le recours à une procédure ouverte qui est, jusqu’au 31 décembre 2027, de 139 000 $. Ces règles doivent être intégrées dans un règlement sur la gestion contractuelle (RGC) précisant pour quelles catégories de contrats elles s’appliqueront.

Les organismes municipaux qui n’ont pas adopté de mesures d’attribution de contrats particulières dans leur RGC ne doivent accorder leurs contrats qu’après une demande de soumissions par une procédure sur invitation écrite auprès d’au moins deux fournisseurs (si la dépense est de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil obligeant le recours à une procédure ouverte). Dans ce cas, le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à huit jours.

En plus de pouvoir établir les règles d’attribution de contrats en bas du seuil, le RGC doit prévoir :

• des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
• des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
• des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
• des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflit d’intérêts;
• des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
• des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat;
• des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants, à l’égard des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public et qui peuvent être passés de gré à gré, en vertu des règles adoptées dans le RGC;
• des mesures favorisant l’achat québécois ou, autrement, canadien, aux fins de l’attribution de tout contrat suivant une procédure sur invitation écrite ou de gré à gré;
• des mesures favorisant l’acquisition responsable et tenant compte des principes prévus à l’article 6 de la Loi sur le développement durable.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les documents suivants :

• Gestion contractuelle municipale – Guide sur les procédures d’attribution des contrats municipaux (PDF 1,55 Mo)
• Sommaire à l’intention des élus – L’attribution des contrats municipaux dont la dépense est inférieure au seuil obligeant le recours à une procédure ouverte (PDF 285 Ko)
• Définition des besoins lors de la passation d’un contrat – Formulaire (DOCX 66 Ko)

Les organismes municipaux doivent passer par une demande de soumissions publique afin de conclure un contrat dont la dépense est supérieure au seuil prévu.

Il existe six procédures ouvertes pour attribuer des contrats au-dessus de ce seuil :

• Attribution d’un contrat suivant le prix proposé le plus bas;
• Attribution d’un contrat suivant un système d’évaluation globale des critères, avec ou sans discussions et négociations;
• Attribution d’un contrat suivant un système de connaissance différée du prix;
• Attribution d’un contrat de services d’ingénierie, d’architecture ou de design, à la suite d’un concours;
• Attribution d’un contrat suivant une demande de prix à l’intention des entreprises qualifiées;
• Attribution d’un contrat de partenariat suivant un système adapté au projet d’équipement ou d’infrastructure.

Pour plus d’information sur les différentes procédures ouvertes, veuillez consulter les documents suivants :

• Procédures ouvertes – Guide (PDF 1,58 Mo)
• Bonnes pratiques pour encadrer les comités de sélection – Guide (PDF 1,67 Mo)
• Stratégie contractuelle – Fiche (PDF 669 Ko)

Lors de l’attribution d’un contrat suivant une procédure ouverte, les organismes municipaux doivent publier la demande de soumissions publique :

• dans le Système électronique d’appel d’offres (SEAO);
• dans un journal qui est diffusé sur le territoire de la municipalité ou, à défaut, qui est une publication spécialisée dans le domaine et vendue principalement au Québec. Il est à noter que la publication dans les journaux électroniques est acceptée.

Ces documents doivent comprendre certains renseignements obligatoires. Ils peuvent également comprendre divers éléments optionnels, comme l’inclusion d’une marge préférentielle ou une indication que l’organisme se réserve le droit de rejeter des soumissions dans certaines circonstances prévues par la loi.

Ils devront aussi respecter des délais minimaux de réception des soumissions de 15 ou de 30 jours, et ouvrir les demandes de soumissions à certains territoires. Les délais minimaux de réception des soumissions peuvent être réduits à 25 jours dans le cas où un organisme municipal utiliserait le système de soumissions transmises par voie électronique (STVE).

Pour plus d’information sur les bonnes pratiques et les clauses que doit prévoir un organisme municipal lorsqu’il souhaite recevoir des STVE, veuillez consulter les deux outils suivants :

• Bonnes pratiques et exemples de clauses pour les organismes municipaux désirant recevoir des soumissions transmises par voie électronique (STVE) – Soumission transmise en un seul document – Guide (PDF 1,32 Mo)
• Bonnes pratiques et exemples de clauses pour les organismes municipaux désirant recevoir des soumissions transmises par voie électronique (STVE) – Soumission transmise en deux documents – Guide (PDF 1,32 Mo)

D’autres exceptions sont prévues, tant dans la LCOM à son article 33 que dans le Règlement sur l’attribution de certains contrats des organismes municipaux suivant une procédure sur invitation écrite ou de gré à gré.

Le Régime général concernant l’attribution des contrats municipaux (PDF 193 Ko) énonce notamment les exceptions prévues par le cadre légal.

Une disposition générale, qui précise que tout organisme municipal doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes, s’applique à tous les processus d’attribution.  

Dans le cas d’une procédure de demande de prix à l’intention des entreprises qualifiées, les dispositions concernant le processus de plainte ne s’appliquent pas à l’étape de l’attribution du contrat, mais lors de l’appel de qualification des entreprises.

Pour plus d’information sur les responsabilités des différentes instances à l’égard du traitement des plaintes dans le milieu municipal, veuillez consulter l’aide-mémoire sur le traitement d’une plainte (PDF 172 Ko).