Transparence dans l’attribution des contrats municipaux

L’estimation du prix du contrat doit être calculée par l’organisme municipal pour les contrats qui comportent une dépense égale ou supérieure au seuil obligeant le recours à une procédure ouverte (PDF 193 Ko). Lorsqu’il s’agit d’une procédure ouverte ou sur invitation écrite, l’estimation doit être réalisée préalablement à la publication ou à la transmission des documents d’appel d’offres et, lorsqu’il s’agit d’un contrat attribué de gré à gré, avant son attribution. Cette estimation doit inclure toutes les options de renouvellement ainsi que toutes celles permettant la fourniture supplémentaire des mêmes biens ou des mêmes services prévues, le cas échéant, au document d’appel d’offres. Le montant estimé par l’organisme municipal doit être inscrit dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) après la conclusion du contrat.

Pour en savoir davantage sur l’estimation des contrats, veuillez consulter la fiche suivante : L’estimation : une étape essentielle avant de passer un contrat – Fiche (PDF 205 Ko).

Tout organisme municipal doit publier et tenir mensuellement à jour une liste des contrats qu’il conclut et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre un certain nombre de renseignements, lesquels diffèrent selon la procédure d’attribution de contrat utilisée.

Par ailleurs, des informations et des délais de publication distincts sont nécessaires pour les contrats de partenariat. Pour plus de précisions, consultez le Muni-Express sur la Loi sur les contrats des organismes municipaux.

L’organisme municipal doit publier la liste sur le SEAO. Il doit aussi ajouter une mention à cet effet sur son propre site Internet, accompagnée d’un hyperlien permettant d’accéder à cette liste. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire sur celui de leur municipalité régionale de comté (MRC) ou, si cette dernière n’en possède pas, sur un autre site dont ils devront faire connaître l’adresse par un avis public, au moins une fois par année.

Les renseignements inscrits dans cette liste pour chaque contrat doivent rester publiés pendant au moins trois ans. Cette période commence à la date où est rendu public le montant total de la dépense réellement engagée pour exécuter le contrat. Ces renseignements doivent aussi être mis à jour au minimum une fois par mois.

Au plus tard le 31 mars de chaque année, les organismes municipaux doivent publier sur leur site Internet ou sur celui de leur MRC, pour l’exercice financier précédent, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 5 000 $ passés avec un même cocontractant, lorsque l’ensemble de ces contrats représente une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

La liste doit indiquer, pour chaque contrat :

• le nom de chaque cocontractante ou cocontractant;
• le montant de la dépense;
• l’objet du contrat.

Avant l’ouverture des soumissions, aucun renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des soumissionnaires ou des personnes qui ont demandé une copie d’un document d’appel d’offres ne peut être divulgué par l’organisme municipal ni par l’entreprise exploitant le SEAO.

Lorsqu’un contrat est attribué suivant un système d’évaluation globale des critères avec discussions et négociations, la non divulgation doit être maintenue jusqu’au dépôt du rapport de la ou du secrétaire du comité de sélection et du rapport de la personne responsable des discussions et négociations.

L’entreprise exploitant le SEAO peut cependant autoriser la divulgation d’un renseignement permettant de connaître l’identité d’une personne qui a demandé une copie des documents, si cette personne l’autorise.

L’organisme municipal peut, quant à lui, dans le cadre d’une procédure ouverte pour l’attribution d’un contrat de partenariat, communiquer un renseignement permettant de connaître l’identité d’une entreprise qui participe à la procédure, lorsque cette entreprise l’a autorisé à le faire.

L’organisme municipal ne peut pas divulguer de renseignement permettant d’identifier une personne comme étant membre d’un comité de sélection, à l’exception de la ou du secrétaire.