Transparence dans l’octroi des contrats municipaux

L’estimation du prix du contrat doit être calculée par l’organisme municipal pour les contrats qui comportent une dépense de 100 000 $ ou plus avant l’ouverture des soumissions. Cette estimation doit inclure toutes les options de renouvellement ainsi que toutes celles permettant la fourniture supplémentaire des mêmes biens ou des mêmes services, prévues, le cas échéant, au document d’appel d’offres. Le montant estimé par l’organisme municipal doit être inscrit dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) après la conclusion du contrat.

Pour en savoir davantage sur l’estimation des contrats, veuillez consulter le Bulletin explicatif numéro 1- 2019 - L’estimation : une étape essentielle avant de passer un contrat (gouv.qc.ca) (PDF 353 Ko)

Tout organisme municipal doit publier et tenir mensuellement à jour une liste des contrats qu'il conclut et qui comportent une dépense d'au moins 25 000 $. Cette liste doit comprendre les renseignements suivants :

• l’objet du contrat;
• le prix estimé du contrat par l'organisme municipal pour les contrats de 100 000 $ ou plus;
• le nom de l’entreprise à qui le contrat a été accordé;
• le prix du contrat au moment de son attribution et, s’il s'agit d’un contrat avec option de renouvellement, le montant total de la dépense prévue, compte tenu de l’ensemble des options de renouvellement du contrat;
• le montant total de la dépense effectivement faite à la fin de l’exécution d’un contrat;
• le mode d’attribution du contrat dans le cas où celui‑ci est passé en vertu d’une disposition du RGC adopté en vertu du quatrième alinéa de l’article 573.3.1.2. de la Loi sur les cités et villes et l’article 938.1.2. et du Code municipal du Québec.
• Dans le cas de contrats attribués à la suite d'une demande de soumissions par appel d’offres public ou par invitation, la liste doit également comprendre :
  • les noms des soumissionnaires;
  • les montants des soumissions;
  • l’identification des soumissions inférieures à celle retenue et qui ont été jugées non conformes.
• Dans le cas de contrats conclus de gré à gré, la liste doit également indiquer la disposition de la loi ou du règlement en vertu de laquelle le contrat pouvait être donné sans demande de soumissions.

L’organisme municipal doit publier la liste sur le SEAO. Il doit aussi ajouter une mention à cet effet sur son propre site Internet, accompagnée d’un hyperlien permettant d’accéder à cette liste. Les organismes municipaux qui ne possèdent pas de site devront le faire, selon le cas, sur le site de leur municipalité régionale de comté (MRC) ou sur un autre site dont ils devront faire connaître l’adresse par un avis public, au moins une fois par année.

Les renseignements contenus dans cette liste à l'égard de chaque contrat doivent demeurer publiés pour une durée minimale de 3 ans à compter de la date de publication du montant total de la dépense effectivement faite pour l'exécution du contrat.

Au plus tard le 31 mars de chaque année, les organismes municipaux doivent publier sur leur site Internet ou sur celui de leur MRC, pour l’exercice financier précédent, la liste de tous les contrats comportant une dépense de plus de 2 000 $ passés avec un même cocontractant lorsque l’ensemble de ces contrats comporte une dépense totale qui dépasse 25 000 $.

La liste doit indiquer, pour chaque contrat :

• le nom de chaque cocontractant;
• le montant de la dépense;
• l’objet du contrat.

Il est interdit, pour un membre du conseil ou pour un employé de l'organisme municipal, de divulguer, avant l'ouverture des soumissions, un renseignement permettant de connaître le nombre ou l'identité des personnes qui ont présenté une soumission. Cette interdiction s’applique aussi à l’égard de tous ceux qui ont demandé une copie des documents composant la demande de soumissions, d'un document auquel elle renvoie ou d'un document additionnel qui y est lié.

Dans le cas du mode d’adjudication avec une grille de pondération incluant le prix avec discussions et négociations, la non‑divulgation doit être maintenue jusqu’au dépôt du rapport du secrétaire du comité de sélection et du rapport de la personne responsable des discussions et négociations.

L’interdiction de divulguer un renseignement s’applique également à l’exploitant du SEAO et à ses employés, à moins d’une autorisation du soumissionnaire à cet effet.

Les membres du conseil ou les employés de l’organisme municipal ne peuvent pas divulguer de renseignements permettant d’identifier une personne comme étant membre d’un comité de sélection, à l’exception d’un comité de sélection formé pour déterminer le lauréat d’un concours.