Mécanismes de surveillance et d’intégrité dans l’attribution des contrats municipaux

Les organismes municipaux doivent exiger des entrepreneurs qui souhaitent conclure un contrat de construction comportant une dépense de 25 000 $ ou plus une attestation de conformité fiscale délivrée par Revenu Québec.

Cette attestation, délivrée aux entrepreneurs qui en font la demande, est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée, donc pour un maximum de quatre mois. De plus, elle ne doit pas avoir été délivrée après la date limite fixée pour la réception des soumissions relatives au contrat ou, s’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré, après la date de la conclusion du contrat.

Toutefois, les entrepreneurs qui n’ont pas, au Québec, d’établissement où exercer leurs activités de façon permanente n’ont pas l’obligation de détenir cette attestation. Il en est de même lorsqu’un contrat ou un sous-contrat de construction doit être conclu en raison d’une situation d’urgence mettant en cause la sécurité des personnes ou des biens.

À défaut de respecter certaines obligations relatives à l’attestation, les entrepreneurs ou les sous-entrepreneurs commettent une infraction et sont passibles d’une amende. C’est la ou le ministre du Revenu qui est chargé de l’application et de l’exécution des dispositions relatives aux infractions.

Autorisation de contracter

Responsabilité des entreprises

Une entreprise qui souhaite conclure un contrat ou un sous-contrat public municipal égal ou supérieur à un million de dollars pour les contrats de service ou égal ou supérieur à cinq millions de dollars pour les contrats de construction et de partenariat doit effectuer une demande auprès de l’Autorité des marchés publics (AMP) afin d’obtenir une autorisation à cette fin. Dans le cas d’un consortium, chaque entreprise le composant doit, à la date du dépôt de sa soumission, être individuellement autorisée à contracter. L’entreprise qui conclut un contrat public ou un sous contrat public de gré à gré doit être autorisée à contracter à la date de la conclusion du contrat ou du sous-contrat. Cette autorisation est valide pour cinq ans.

En outre, l’entreprise qui répond à un appel d’offres en vue de la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat public doit être autorisée à contracter à la date du dépôt de sa soumission. Une autorisation doit être maintenue pendant toute l’exécution du contrat ou du sous contrat public. Les conditions d’intégrité doivent d’ailleurs être respectées pour toute la durée de la période de validité de l’autorisation et, afin de demeurer autorisée, l’entreprise devra formuler une demande de renouvellement au moins 90 jours avant le terme de ces 5 ans.

Responsabilité de l'organisme municipal

Avant la publication de l’avis de procédure ouverte, l’organisme municipal doit indiquer dans ses documents d’appel d’offres s’il s’agit d’un contrat qui doit faire l’objet d’une autorisation de l’AMP (selon la loi ou les décrets). Il est à noter que les contrats d’assurance sont maintenant assimilés à des contrats de services; il est donc nécessaire de prévoir une autorisation de l’AMP à cet effet.

Avant la conclusion du contrat, l’organisme municipal doit s’assurer que l’entreprise est inscrite au registre des entreprises autorisées (REA) ou, s’il s’agit d’un contrat qui n’est pas encore visé par l’autorisation, que l’entreprise n’est pas inscrite au registre des entreprises non admissibles (RENA) ni ne fait l’objet d’une licence restreinte.

Pouvoir de vérification sur des contrats en cours d’exécution

Le pouvoir de vérification sur des contrats en cours d’exécution permet à l’AMP de s’assurer qu’une entreprise satisfait aux exigences d’intégrité. En cas de défaut, l’AMP peut imposer des mesures et des sanctions à l’entreprise pouvant mener jusqu’à son inscription au RENA. Ces pouvoirs lui confèrent également celui d’enquêter sur toute question se rapportant à sa mission de surveillance des contrats publics.

Quiconque entrave ou tente d’entraver une vérification de l’AMP commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas. 

Cas particuliers

Les contractants ou les sous-contractants qui exécutent un contrat ou un sous contrat public et qui n’ont pas d’autorisation parce que celle ci est expirée, ou parce que l’AMP l’a révoquée ou a refusé de la renouveler, sont réputés en défaut d’exécuter ce contrat ou ce sous contrat au terme d’un délai de 60 jours suivant la date d’expiration ou la date de notification de la décision de l’AMP.

Au moins 90 jours avant l’expiration de cette autorisation, l’entreprise doit faire une demande de renouvellement à l’AMP afin de demeurer autorisée à contracter. Si la demande est présentée pendant ce délai, l’autorisation demeure valide, sous réserve d’une révocation, jusqu’à ce que l’AMP statue sur cette demande.

L’entreprise qui n’est plus autorisée à contracter en raison du seul fait qu’elle n’a pas fait sa demande de renouvellement dans le délai requis peut, malgré la date d’expiration de l’autorisation, continuer les contrats publics ou les sous contrats publics en cours d’exécution jusqu’à la décision de l’AMP relative au renouvellement de l’autorisation..

Traitement des plaintes

Le traitement des plaintes et les suites qui peuvent en découler sont également sous la responsabilité de l’AMP. Pour plus de renseignements :

• Muni-Express : Traitement des plaintes par les organismes municipaux à l’égard des processus de demandes de soumissions publiques et des avis d’intention de conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique
• Traitement d’une plainte – aide‑mémoire (PDF 172 Ko)

Avant de conclure un contrat

Tous les contractants déclarés coupables de l’une ou l’autre des infractions prévues à l’annexe I de la Loi sur les contrats des organismes publics deviennent inadmissibles aux contrats municipaux. Ils le sont pour une durée de cinq ans à compter de la date à laquelle ils sont inscrits au RENA. Cette situation s’applique également aux personnes liées à ces entreprises.

Les contractants inadmissibles aux contrats municipaux ne peuvent présenter une soumission pour la conclusion d’un contrat municipal, conclure un tel contrat ni conclure un sous contrat rattaché directement à un tel contrat, et ce, pour une durée de cinq ans.

En cours d’exécution de contrats

Une entreprise qui devient inadmissible aux contrats publics est, sous réserve d’une permission de la ou du ministre, réputée en défaut d’exécuter un contrat public en cours au terme d’un délai de 60 jours suivant la date de son inadmissibilité. Toutefois, cette entreprise n’est pas réputée en défaut d’exécution lorsqu’il s’agit d’honorer les garanties à ce contrat.

Responsabilité du contractant

Les contractants qui ont conclu un contrat avec un organisme municipal doivent, avant de conclure tout sous contrat requis pour son exécution, s’assurer qu’aucun de leurs sous traitants n’est inscrit au RENA ou, si l’un d’eux y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Responsabilité de l’organisme municipal

Avant de conclure un contrat, l’organisme municipal doit s’assurer qu’aucun soumissionnaire ni attributaire n’est inscrit au RENA ou, si l’un d’eux y est inscrit, que sa période d’inadmissibilité aux contrats publics est terminée.

Autorisation de poursuivre un contrat en cours

S’il en va de l’intérêt public, un organisme municipal peut demander à la ou le ministre des Affaires municipales l’autorisation de poursuivre l’exécution d’un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA dans les 30 jours suivant la notification par l’AMP. L’autorisation pourra être assortie de conditions, notamment de l’obligation pour le contractant de se soumettre, à ses propres frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement

Autorisation de conclure un nouveau contrat

Dans des circonstances exceptionnelles, la ou le ministre des Affaires municipales peut permettre à un organisme municipal de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics, ou encore permettre la conclusion d’un sous contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une telle entreprise.

Dans ce cas, il n’y a pas de délai à respecter. La ou le ministre doit préalablement autoriser la conclusion d’un tel contrat ou sous contrat.

Exception prévue en situation d’urgence

En situation d’urgence et lorsque la sécurité des personnes ou des biens est en cause, l’organisme municipal peut, sans l’autorisation de la ou le ministre des Affaires municipales, procéder à la conclusion d’un contrat avec des contractants inadmissibles aux contrats publics ou permettre à des contractants de conclure un sous contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non autorisée.

La ou le ministre devra en être informée, par lettre, dans les 15 jours suivant la conclusion d’un tel contrat ou sous contrat. La lettre doit obligatoirement spécifier le nom de l’entreprise avec qui le contrat ou le sous contrat est conclu puisque la ou le ministre doit rendre cette information publique, sur un site Internet et par la Gazette officielle du Québec.

Formulaires pour dérogation

Pour demander de poursuivre ou de conclure un contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être, veuillez utiliser l’un des formulaires suivants :

• Demande d’autorisation pour poursuivre un contrat en cours d’exécution avec une entreprise inscrite au RENA (PDF 277 Ko);
• Demande d’autorisation pour signer un nouveau contrat avec une entreprise inscrite au RENA ou un nouveau contrat ou sous‑contrat, rattaché directement à un contrat municipal, avec une entreprise non inscrite au REA alors qu’elle devrait l’être (PDF 263 Ko).

Dans les deux cas, l’organisme municipal doit s’assurer de fournir, en plus du formulaire approprié, tous les documents requis qui y sont décrits.

Les formulaires et les documents liés doivent ensuite être déposés sur le Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales.

Le Commissaire à la lutte contre la corruption a notamment comme fonction de recevoir, de consigner et d’examiner les dénonciations d’actes répréhensibles, afin de leur donner les suites appropriées. Un acte répréhensible peut être :

• une contravention à une disposition d’une loi fédérale ou du Québec ou à un règlement pris en application d’une telle loi, si cette contravention implique de la corruption, de l’abus de confiance, de la malversation, de la collusion, de la fraude ou du trafic d’influence dans, entre autres, l’adjudication, l’obtention ou l’exécution des contrats octroyés dans l’exercice des fonctions d’un organisme ou d’une personne du secteur public, ainsi que dans l’administration de la justice et l’octroi de droits ou de privilèges, telle une autorisation, une nomination ou une subvention, par un organisme ou une personne du secteur public;
• un usage abusif des fonds ou des biens publics ou un cas grave de mauvaise gestion en matière contractuelle dans le secteur public;
• le fait d’ordonner ou de conseiller à une personne de commettre un acte répréhensible prévu aux paragraphes précédents.

Procédure de dénonciation

Toute personne qui souhaite faire une dénonciation communique au commissaire tout renseignement qui, selon elle, peut démontrer qu’un acte répréhensible a été commis ou est sur le point de l’être, ou qu’on lui a demandé de commettre un tel acte.

La personne qui effectue la dénonciation peut le faire malgré, notamment, toute obligation de loyauté ou de confidentialité pouvant la lier à son employeur ou à son client. La loi n’a toutefois pas pour effet d’autoriser la personne qui effectue la dénonciation à communiquer au commissaire des renseignements protégés par le secret professionnel liant l’avocate ou l’avocat ou la ou le notaire à son client..

Par ailleurs, le commissaire doit entreprendre toutes les actions nécessaires afin de s’assurer, dans la mesure du possible, que l’anonymat de la personne qui a effectué une dénonciation est préservé. Il est également interdit d’exercer une quelconque mesure de représailles (rétrogradation, suspension, congédiement, déplacement ou toute autre mesure disciplinaire) contre une personne qui fait une dénonciation.

Pour tout renseignement supplémentaire sur la procédure de dénonciation, veuillez consulter le site Web de l’Unité permanente anticorruption.

Inhabilité à siéger en cas de non respect des règles d’attribution et de gestion des contrats

Une ou un membre du conseil peut être tenu personnellement responsable envers la municipalité de toute perte ou de tout préjudice subi par cette dernière et être déclaré inhabile à exercer, pendant deux ans, la fonction de membre du conseil de toute municipalité, celle de membre d’un organisme municipal ou celle de fonctionnaire ou d’employée ou employé d’une municipalité ou d’un organisme municipal lorsque, sciemment :

• elle ou il ne respecte pas l’interdiction de divulguer un renseignement permettant de connaître le nombre ou l’identité des personnes qui ont présenté une soumission ou qui ont demandé une copie de la demande de soumissions ou de tout autre document lié;
• par son vote ou autrement, elle ou il autorise ou effectue l’attribution d’un contrat sans respecter les règles prévues au cadre normatif des lois municipales concernant les règles d’attribution et de gestion des contrats prévues dans les lois municipales.

Amendes pour tentative d’influence d’une ou un membre d’un comité de sélection ou pour divulgation, par une ou un membre d’un tel comité, d’informations non autorisées

Quiconque, avant l’attribution d’un contrat, communique ou tente de communiquer, directement ou indirectement, avec une ou un des membres d’un comité de sélection dans le but de l’influencer à l’égard d’un appel d’offres commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas.

Une ou un membre d’un comité de sélection qui révèle ou fait connaître, sans y être dûment autorisé, un renseignement de nature confidentielle qui lui est transmis ou dont elle ou il a eu connaissance dans le cadre de ses fonctions au sein du comité commet une infraction et est passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $.

En cas de récidive, les amendes minimales et maximales sont doublées.