Modes de sollicitation des contrats municipaux

En fonction des circonstances, les organismes municipaux peuvent conclure des contrats selon les 3 principaux modes de sollicitation possibles :

• le contrat conclu de gré à gré;
• le contrat conclu à la suite d’un appel d’offres sur invitation auprès d’au moins 2 fournisseurs;
• le contrat conclu à la suite d’un appel d’offres public.

Pour déterminer le mode de sollicitation à utiliser, l’organisme municipal tient compte de l’estimation de la dépense du contrat qu’il désire passer ainsi que des dispositions législatives et réglementaires à cet égard. Les soumissions doivent être demandées sur la base de prix forfaitaires ou unitaires uniquement.

Un organisme municipal ne peut diviser un contrat en plusieurs contrats en semblable matière, sauf si cette division est justifiée par des motifs de saine administration ou si un contrat est nécessaire dans le cadre d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou juridictionnelles.

Les organismes municipaux peuvent prévoir les règles de passation des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public dans un règlement sur la gestion contractuelle (RGC) précisant pour quelles catégories de contrats ces règles s’appliqueront.

Les organismes municipaux qui n’ont pas adopté de mesures de passation dans leur RGC ne doivent accorder leurs contrats qu’après une demande de soumissions par voie d’invitation écrite auprès d’au moins 2 fournisseurs si la dépense est de 25 000 $ ou plus, mais inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public. Dans ce cas, le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à 8 jours.

En plus de pouvoir établir les règles de passation de contrats en bas du seuil, le RGC doit prévoir :

• des mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres;
• des mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l'éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi;
• des mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption;
• des mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts;
• des mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte;
• des mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d'autoriser la modification d'un contrat;
• des mesures pour favoriser la rotation des éventuels cocontractants, à l’égard des contrats qui comportent une dépense supérieure à 25 000 $ et inférieure au seuil obligeant l’appel d’offres public et qui peuvent être passés de gré à gré en vertu des règles adoptées dans le RGC;
• des mesures favorisant l'achat québécois ou, autrement, canadien.

Au moins une fois par an, l’organisme devra déposer au conseil municipal un rapport concernant l’application de son RGC.

Pour plus de renseignements à ce sujet, veuillez consulter les documents suivants :

Les organismes municipaux doivent passer par une demande de soumissions publique afin de conclure un contrat dont la dépense est supérieure au seuil prévu. Ils devront alors publier la demande de soumissions publique :

• dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO);
• dans un journal qui est diffusé sur le territoire de la municipalité ou, à défaut d’y être diffusé, qui est une publication spécialisée dans le domaine et vendue principalement au Québec, sauf dans le cas de demandes de soumissions en vue de passer des contrats d’assurance qui, eux, peuvent être diffusés seulement dans un journal.

Ils devront aussi respecter des délais minimaux de réception des soumissions de 15 ou 30 jours et ouvrir les demandes de soumissions à certains territoires. Les délais minimaux de réception des soumissions peuvent être réduits à 25 jours dans le cas où un organisme municipal utiliserait le système de soumissions électroniques.

Pour plus d’informations sur les bonnes pratiques et les clauses que doit prévoir un organisme municipal lorsqu’il souhaite recevoir des soumissions par voie électronique, veuillez consulter les deux outils suivants :

Il existe quelques exceptions à la procédure d’appel d’offres public, notamment pour les contrats de services professionnels à exercice exclusif. En effet, les organismes municipaux peuvent accorder des contrats :

• de gré à gré pour les professions suivantes : médecin, dentiste, pharmacien et infirmier;
• sur invitation écrite auprès d’au moins trois fournisseurs pour les professions suivantes : avocat et notaire.

Le Régime général concernant la passation des contrats municipaux (PDF 179 Ko) énonce notamment les exceptions prévues par le cadre légal.

Une plainte relative à un document d’appel d’offres public peut être transmise au responsable affecté aux traitements des plaintes d’un organisme municipal.

Pour plus d’information sur les responsabilités des différentes instances à l’égard du traitement des plaintes dans le milieu municipal, veuillez consulter le Muni-Express du 18 avril 2019 : Traitement des plaintes par les organismes municipaux à l’égard des processus de demandes de soumissions publiques et des avis d'intention de conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique.

Ce Muni‑Express contient également toute l’information expliquant qui est visé, les responsabilités de chacun, les délais de traitement des plaintes avec un outil de calculs fourni par l’Autorité des marchés publics (AMP) ainsi qu’un aide-mémoire utile aux organismes municipaux (PDF 172 Ko). Le délai de traitement des plaintes par l’AMP a été haussé de 10 à 14 jours. L’AMP pourrait également, en cas de nécessité, augmenter ce délai de 7 jours supplémentaires au lieu des 5 jours antérieurement prévus dans la Loi sur l’Autorité des marchés publics.