Ordre des activités d’une campagne Entraide

Il est idéal de garder la campagne vivante et de développer la culture philanthropique au sein de l’organisation. C’est pourquoi tenir des activités à l’année est encouragé. Il est recommandé de tenir les activités dans l’ordre présenté ci-dessous et, si possible, d’y faire participer des organismes bénéficiaires. 

Tenue avant toute autre activité, l’activité de lancement marque le coup d’envoi de la campagne annuelle. Le lancement se veut festif. Le but est de créer un effet rassembleur au sein de l’organisation.  

En savoir plus sur le lancement d’une campagne.

Les activités de sensibilisation ont pour but de faire connaître Entraide et la philanthropie en général. Elles doivent être réalisées avant les activités pour la mobilisation du personnel. Ce dernier aura plus tendance à faire un don après avoir entendu parler du vécu des personnes dans le besoin.

Voici des recommandations pour une sensibilisation efficace :

• établir l’approche idéale d’après l’analyse de l’organisation;  
• créer une relation avec le personnel et faire appel à ses émotions;
• organiser des séances de témoignage sur les lieux de travail de l’organisation.

Séances de témoignages

Les séances de témoignages sont des moments émotifs qui rassemblent les personnes tout en les sensibilisant à la cause. Leur portée est importante. Il peut s’agir, par exemple,  

• d’encourager des membres du personnel à raconter leur propre expérience;  
• d’inviter les organismes bénéficiaires à tenir un kiosque d’information sur les lieux de travail;
• de demander à un organisme bénéficiaire de prononcer un discours.

Il est toujours touchant d’accueillir des personnes qui ont reçu de l’aide d’un organisme bénéficiaire. Celles-ci racontent leur vécu. Pour organiser une telle séance, la personne responsable de la coordination doit utiliser le formulaire Demande de participation des organismes bénéficiaires. Un délai de traitement de 15 jours ouvrables est à prévoir. 

Les activités de mobilisation doivent être basées sur le contact humain. Elles permettent à la mobilisatrice ou au mobilisateur de rencontrer le personnel et de répondre à ses questions.

Voici des exemples d’activités qui favorisent la prise de contact et les rassemblements :

• planifier des visites de courtoisie durant lesquelles est distribué du matériel de campagne;
• fabriquer un arbre sur lequel les donatrices et donateurs peuvent coller des messages d’espoir;
• remettre aux donatrices et donateurs un outil visuel présentant leur engagement.

Il est également possible d’installer à l’entrée de l’édifice un kiosque d’information et des affiches présentant les organismes bénéficiaires. Ce kiosque peut permettre d’accueillir le personnel avec une collation ou une boisson chaude, par exemple.

En savoir plus sur la mobilisation.

À tout moment de l’année, la personne assurant la coordination peut organiser des activités de financement. Ces activités visent non seulement à atteindre l’objectif de campagne, mais aussi

• à rendre la campagne plus dynamique;
• à favoriser la création de liens dans les milieux de travail;
• à renforcer l’adhésion du personnel à la cause;
• à offrir au personnel une autre façon d’exprimer sa générosité.  

Il est idéal de tenir les activités de financement à la suite d’une période de dons individuels via Donna. Ainsi, l’engagement personnel est encouragé avant celui de l’équipe. Il faut aussi garder en tête ces recommandations :  

• donner aux activités une ambiance festive et rassembleuse permet de mobiliser le personnel;
• prévoir des invitations personnalisées favorise la participation du personnel.

Il faut toujours annoncer le nom de l’organisme à qui iront les profits d’une activité. Cela rend cette dernière plus significative.

Exemples d’activités à l’image de l’organisation et de son personnel

Il est important que les activités soient à l’image de l’organisation et de son personnel. Cela suscite la participation du plus grand nombre. Voici quelques exemples, selon les intérêts du groupe ciblé.

Activités sportives

Les amateurs de sports pourraient apprécier ces activités :

• Groupe de marche;
• Course à relais;
• Défi sportif;
• Ciné-conférence sur les sports extrêmes.

Ces activités peuvent être organisées de pair à pair. Cela veut dire qu’elles peuvent être financées par des collègues, des amis ou des proches. Dans ce cas, le Secrétariat Entraide peut produire un reçu pour fins d’impôt.  

 Activités socioculturelles

Les possibilités sont infinies :  

• Rallye à travers la ville;
• Joute d’improvisation;
• Tournoi de billard;
• Cours de danse;
• Midi spectacle amateur;
• Jeux de société, jeux vidéo ou karaoké;
• Concours de photos thématiques.

Activités liées à l’alimentation

Voici quelques formules gagnantes :  

• Déjeuner servi par les dirigeantes ou dirigeants de l’organisation;
• Vente de desserts, de collations ou de fruits;
• Dîner Entraide (exemple : hot-dogs, pizza);
• Repas collectif.

Activités de vente

Ces activités sont souvent populaires :  

• Encan;  
• Vente d'un livre de recettes fournies par le personnel;
• Vente de cahiers d’activités (mots croisés, sudokus, etc.);
• Vente de plantes;
• Revenus provenant de distributrices de café (club social);  
• Marché aux puces.

Respect des lois et règlements

Avant d’organiser une activité de financement, il faut s’assurer que cette dernière respecte

• les lois et les règlements en vigueur au Québec (certaines activités nécessitent un permis ou une licence);
• la politique d’encadrement en matière d’alcool et de drogue en milieu de travail du Conseil du Trésor;
• la réglementation de l’organisation.

Voir les activités nécessitant un permis ou une licence.

Inscription de l’activité dans Donna

Toute activité de financement doit, à la suite de sa réalisation, être créée dans Donna. C’est la personne assurant la coordination ou celle assurant la direction de la campagne qui doit se charger de cette inscription.  

Dans le cas d’une activité de pair à pair (financée par l’entourage), il faut d’abord communiquer avec le Secrétariat Entraide. Celui-ci créera l’activité dans Donna.

Voir comment créer une activité de financement dans Donna.

Cette activité se tient à la toute fin de la campagne. Elle sert à annoncer le total des sommes recueillies ainsi qu’à remercier les donatrices et donateurs et l’équipe de campagne.

En savoir plus sur le dévoilement des résultats et la reconnaissance.