Préparatifs d’une campagne Entraide

Avant toute planification, il faut nommer les responsables de campagne. Il faut également s’assurer de l’appui des autorités et analyser avec soin la réalité de l’organisation. 

La direction de l’organisation doit indiquer au Secrétariat Entraide les personnes qu’elle a nommées aux postes suivants :

• directrice ou directeur de la campagne;
• coordonnatrice ou coordonnateur de la campagne;
• responsable des dons majeurs (si l’organisation compte participer à ce volet).  

Elle doit le faire au plus tard le troisième vendredi de juin, à l’aide du Formulaire de nomination.  

La personne assurant la direction de la campagne doit communiquer avec les autorités pour discuter, entre autres,  

• du budget alloué à la campagne (organisation d’activités, remise de prix de présence, etc.);
• du temps libéré pour les membres de l’équipe de campagne;
• des activités autorisées par l’organisation;
• des orientations à privilégier pour le plan de campagne.

Il est à noter que l'appui de la direction de l'organisation est essentiel pour une campagne efficace. Son influence sera bénéfique tant pour la promotion de la campagne que pour la mobilisation du personnel. 

Les personnes assurant la direction et la coordination de la campagne doivent établir le portrait de l’organisation. Cela a pour but d’en déterminer les particularités. Pour ce faire, elles peuvent analyser

• le bilan des campagnes précédentes;
• les facteurs d’influence;
• le profil des donatrices et donateurs potentiels;
• les façons de joindre les donatrices et donateurs potentiels;
• les attentes exprimées par l’organisation.

Cet exercice leur permettra d’élaborer, le moment venu, une structure de mobilisation et une stratégie de mobilisation. La structure et la stratégie seront adaptées à la réalité de l’organisation et de son personnel.  

Bilan des campagnes précédentes

Il est essentiel de connaître les forces et les faiblesses des campagnes précédentes. Cela permettra d'avoir une idée de ce qui peut être réalisé ou non.

Une rencontre avec les personnes ayant assuré la direction et la coordination de campagnes précédentes peut être requise.

Facteurs d’influence

Certaines circonstances ou caractéristiques pourraient avoir des répercussions sur la réussite de la campagne. Qu’elles soient temporaires ou permanentes, il faudra en tenir compte. Voici de bonnes questions à se poser :  

• Le climat de travail actuel est-il favorable à la mobilisation du personnel?
• Le contexte économique est-il favorable à la participation du personnel et de l’organisation?
• Le nombre de personnes à mobiliser nécessite-t-il le recrutement de membres supplémentaires?
• La culture de l’organisation est-elle alignée sur les valeurs de la campagne ou un renforcement de la sensibilisation sera requis?  
• L’engagement des autorités est-il mobilisateur (autrement dit, les autorités de l’organisation donnent-elles l’exemple)?

La diversité des lieux de travail, des emplois et des horaires peut aussi faire partie des facteurs d’influence. Selon la réalité de l’organisation, la mobilisation pourra être organisée, par exemple,  

• par lieu physique, si l’organisation possède plusieurs établissements;
• par direction ou par type d’emploi;
• par quart de travail (jour, soir, nuit).  

Profil des donatrices et donateurs

La campagne de mobilisation aura l’effet souhaité si elle a été pensée en fonction des donatrices et donateurs potentiels. Il est donc primordial de bien connaître les caractéristiques du personnel mobilisé et de s’y référer régulièrement. Par exemple,  

• son âge moyen pourrait aider à déterminer le type d’activités à organiser;
• son salaire pourrait guider le choix de recommander ou non la participation au volet Dons majeurs;
• sa capacité d’accès à un appareil électronique pourrait aider à établir la stratégie de mobilisation.

Façons de joindre les donatrices et donateurs potentiels

Il est important de trouver les meilleures façons de promouvoir la campagne auprès des donatrices et donateurs potentiels. Il faut également inclure ceux qui sont difficiles à contacter. Diverses options peuvent être envisagées :  

• communiquer avec le personnel via différents canaux (intranet, courriel, etc.);  
• saisir des occasions qui renforcent l’engagement du personnel (exemple : visite de ministre);  
• annoncer lors des réunions de gestion les activités prévues dans le cadre de la campagne;  
• faire appel au pouvoir d’influence des autorités pour encourager le personnel à faire un don;  
• demander à la direction des communications de faire la promotion des activités.

Attentes de l’organisation

Il faut garder en tête les attentes formulées par l’organisation en ce qui concerne, entre autres,

• l’éthique;  
• la publicité et les commandites;  
• l’image de marque de l’organisation;  
• la conservation de documents;
• la sécurité de l’information et la protection des renseignements personnels.