Bilan d’une campagne Entraide

La réalisation du bilan s’échelonne de décembre à janvier. Elle est indispensable, car elle permet  

• de faire le point sur le lancement, la promotion et la mobilisation qui viennent de se terminer;
• de savoir quelles seront les connaissances à transférer à l’équipe de la prochaine campagne;
• d’adresser des recommandations aux autorités de l’organisation;
• de commencer à prévoir la relève pour la prochaine campagne.  

C’est aussi à partir de ce moment que la déclaration relative aux accès à Donna peut être soumise. 

Le bilan de campagne est produit par les personnes qui assurent la direction et la coordination de l’équipe.

Il est présenté aux autres membres de l’équipe ainsi qu’aux autorités de l’organisation. Il servira aussi de base pour le transfert des connaissances et la transmission des recommandations.

Il doit comporter les éléments suivants.

Résultats

Le bilan doit présenter les résultats de la campagne. Il doit aussi en faire ressortir les bons coups. Voici des exemples :

• Maintien d’une campagne vivante toute l’année par la tenue, chaque trimestre, d’activités attrayantes pour tous.
• Augmentation du taux de participation dans l’organisation (nombre de dons par rapport au nombre d’employées et d’employés) en comparaison de la campagne précédente.
• Obtention de témoignages d’organismes bénéficiaires.

Appréciation du personnel

Le bilan doit prendre en compte l’appréciation du personnel. Les commentaires reçus par les mobilisatrices et mobilisateurs doivent avoir été regroupés et analysés au préalable.

Obstacles

Le bilan doit indiquer les obstacles rencontrés. Voici quelques exemples :  

• Mauvaise distribution des tâches.
• Manque de promotion.
• Moyens insuffisants pour l’atteinte des objectifs.

Leviers

Le bilan doit souligner les leviers à disposition. Voici quelques exemples :  

• Soutien accru de l’organisation.
• Objectifs réalistes.
• Moyens adéquats pour l’atteinte des objectifs.
• Stratégie de mobilisation efficace.
• Sensibilisation renforcée par l’organisation de séances de témoignage. 

Les personnes assurant la direction et la coordination de l’équipe doivent veiller à bien aiguiller les responsables de la prochaine campagne. Pour ce faire, elles doivent

• préparer une fiche rétrospective à leur intention et répondre à leurs questions;
• enregistrer dans un répertoire commun tous les documents qui pourraient leur être utiles;
• vérifier si des membres de l’équipe actuelle prévoient s’impliquer dans la prochaine campagne (si oui, leur expérience sera utile pour le transfert de connaissances).

Elles doivent faire des recommandations pour la prochaine campagne. Parmi ces recommandations, il y a une stratégie de nomination concernant la direction et la coordination de la campagne. Par exemple, la nomination pour deux ans et la rotation des personnes occupant les postes peuvent être recommandées.

Ces recommandations doivent être soumises aux autorités de l’organisation.

Les personnes ayant reçu un accès à Donna (avec identifiant et mot de passe) ont l’obligation de remplir cette déclaration. Elles doivent le faire au plus tard le 31 mars  

• peu importe le poste qu’elles occupent au sein de l’équipe de campagne;
• qu’elles aient saisi ou non les renseignements figurant dans les formulaires de don;
• qu’elles aient inscrit ou non des activités de financement dans Donna.  

Remplir la déclaration relative aux accès à Donna.