Démarrage d’une campagne d’Entraide

Le démarrage de la campagne s’échelonne de juin à août. Cette étape sert à créer l’équipe, à mettre en place le plan de campagne et à élaborer une stratégie de mobilisation efficace. 

Une équipe de campagne idéale  

• réunit des compétences diversifiées (communications, ressources humaines, comptabilité, etc.);
• offre à chaque membre un rôle adapté à ses forces et à sa disponibilité;
• comprend des personnes de tout âge et de toute expérience.

Recrutement des membres

Les personnes assurant la direction de la campagne et la coordination doivent recruter des mobilisatrices et mobilisateurs qui réaliseront l’une ou l’autre des tâches suivantes, ou les deux :

• organisation d’activités et d’événements;
• sollicitation des personnes pour les dons individuels (pour cette tâche, il faut prévoir idéalement une personne par groupe de 20 donatrices et donateurs potentiels).

Il leur faut aussi prévoir le remplacement de membres en cas de départ.  

Préparation

Pour que les membres puissent commencer dès que possible, il faut rapidement

• déterminer leur rôle et leurs responsabilités;
• s’assurer qu’ils ont les connaissances requises et qu’ils sont prêts à se lancer;
• leur donner accès à la formation et aux outils nécessaires.

La personne responsable du volet Dons majeurs devra obtenir l’appui et l’engagement des autorités de l’organisation. Elle aura à présenter ce volet lors d’une réunion du comité de direction de l’organisation. 

Les personnes assurant la direction et la coordination de la campagne devront trouver la meilleure façon de mobiliser l’ensemble du personnel. La réflexion sera alimentée par les résultats de l’analyse de l’organisation, entre autres par ceux qui concernent la réalité de l’organisation et les facteurs d’influence.

Selon la réalité de l’organisation, la mobilisation pourrait être structurée  

• par unité administrative;
• par région administrative;
• par édifice ou lieu de travail.

La structure de mobilisation établie permettra d'élaborer une stratégie de mobilisation solide.  

Cette stratégie est élaborée par l’équipe de campagne et la direction des ressources humaines de l’organisation. Elle se base sur les résultats de l’analyse de l’organisation. Elle présente ainsi les actions à prévoir pour une mobilisation efficace.

La stratégie de mobilisation doit  

• miser sur une approche « de personne à personne »;
• promouvoir et valoriser la retenue à la source;
• favoriser la prise de contact avec l’ensemble du personnel;
• rendre possible la prise de contact avec les personnes absentes (en arrêt de travail ou en congé parental, par exemple);
• inclure et guider les personnes tout juste arrivées dans l’organisation.

Elle doit prévoir

• l’organisation d’activités de sensibilisation qui créeront un mouvement de solidarité et de générosité;
• la collaboration avec des organismes bénéficiaires, par exemple pour la tenue d’une séance de témoignages ou d’un kiosque;
• l’envoi d’invitations personnalisées pour les activités en vue de favoriser la participation du personnel. 

Le plan de campagne est élaboré par l’ensemble de l’équipe à la suite d’une réflexion commune. Ce plan doit comporter  

• les objectifs de la campagne;
• les moyens précis à prendre pour l’atteinte des objectifs;
• le calendrier d’activités qui sera présenté au personnel.

Il doit être soumis, pour approbation, aux autorités de l’organisation.

Définir les objectifs de campagne et rédiger le plan

L’équipe de campagne doit déterminer les objectifs à atteindre. En voici quelques exemples :

• maintenir ou dépasser les résultats de la campagne précédente;
• augmenter le nombre de dons (individuels ou majeurs);  
• convaincre plus de jeunes de donner;  
• accroître la participation aux activités.

La personne assurant la direction de la campagne et celle assurant la coordination rédigeront un plan mettant de l’avant ces objectifs. Ce plan devra proposer des moyens précis pour les atteindre.

Il faudra inscrire dans Donna l’objectif de la campagne, c’est-à-dire la somme totale à amasser. Il sera alors possible de suivre l’évolution de la campagne en temps réel, grâce au thermomètre virtuel.

Établir un calendrier de campagne

L’équipe de campagne doit prévoir les diverses activités à organiser :

• une activité de lancement;
• des activités de sensibilisation;
• des activités de mobilisation;
• des activités de financement;
• une activité de dévoilement des résultats et de reconnaissance.

Ensuite, les personnes assurant la direction et la coordination de la campagne établiront le calendrier. Ce calendrier sera présenté à l’ensemble du personnel. 

Ce plan est élaboré par tous les membres de l’équipe de campagne avec l’aide de la direction des communications. Celle-ci sera contactée

• par la personne assurant la direction de la campagne concernant la promotion de la campagne auprès du personnel;
• par la personne assurant la coordination lors de la rédaction et de la mise en œuvre du plan de communication;
• par la personne responsable des dons majeurs pour l’inclusion de ce volet au plan de communication.

Un plan de communication comporte entre autres  

• un contexte;
• les enjeux de communication;
• les objectifs principaux et secondaires de la campagne;
• les éléments de stratégie et de promotion;
• un échéancier détaillé sous forme de tableau;
• des mesures de contrôle et d’évaluation des résultats. 

Des formations et une démonstration de la plateforme Donna sont offertes par le Secrétariat Entraide. Les voici :  

• Formation 1 : De la préparation à la mobilisation
• Formation 2 : Bilan, dévoilement et reconnaissance
• Démonstration de la plateforme Donna

Les formations et la démonstration sont gratuites. Chacune dure environ 60 minutes.  

Les membres de l’équipe de campagne sont libres de suivre les formations ou non. Toutefois, la personne assurant la coordination est fortement encouragée à suivre les deux formations et à visionner la démonstration de Donna. Elle devra expliquer certains éléments aux membres de l’équipe par la suite.

Pour connaître les dates, il faut consulter l’aide-mémoire et le calendrier des activités.

S’inscrire aux formations ou à la démonstration de la plateforme Donna.

Pour la démonstration de la plateforme Donna, il faut avoir le document Présentation de l’environnement Donna (PPTX 4 Mo).  

Les documents ci-dessous présentent de l’information sur les trois grands organismes :

• Information sur les Centraide du Québec (PDF 2,40 Mo)
• Information sur PartenaireSanté-Québec et ses membres (PPTX 18,13 Mo)
• Information sur la Croix-Rouge canadienne, Québec (PPTX 42 Mo)

Pour de l’information sur les règles de la Régie des alcools, des courses et des jeux en ce qui concerne les tirages, il faut consulter le document La licence de systèmes de loterie de classe A pour un groupement (PDF 491 Ko).