Mobilisation du personnel pour une campagne d'Entraide

La période officielle de mobilisation du personnel a lieu du troisième lundi de septembre au premier vendredi de novembre.

La mobilisation s’effectue en fonction de la liste du personnel importée dans Donna quelques semaines avant le lancement de la campagne. Il sera essentiel de mettre cette liste à jour si l’organisation accueille du nouveau personnel. 

Cette liste recense les membres du personnel de l’organisation qui seront à solliciter. La façon de l’obtenir dépend du système de paie utilisé par l’organisation. 

La plupart des organisations utilisent  

• soit le Système automatisé de la gestion des informations sur le personnel (SAGIP);
• soit les Solutions d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR).

Ces organisations n’ont pas à demander cette liste. Le Secrétariat du Conseil du trésor transmet l’information au Secrétariat Entraide, qui importe ensuite les données dans Donna.

La personne nommée à la coordination de la campagne doit vérifier que la liste a bien été importée. Elle doit aussi s’assurer que les profils dans Donna sont à jour. Les détails figurent dans les pages Vérifier ou préparer l’importation de la liste du personnel dans Donna et Mettre à jour les profils dans Donna. 

La direction des ressources humaines de l’organisation doit préparer la liste du personnel. Pour ce faire, elle doit utiliser le fichier Gabarit – Liste des donatrices et donateurs (CSV 671). 

Ensuite, elle doit transmettre ce fichier à la personne nommée à la coordination de la campagne. Cette dernière le fait parvenir au Secrétariat Entraide via le site de transfert sécurisé des fichiers. Elle doit aussi mettre à jour les profils dans Donna. Les détails figurent dans la page Vérifier ou préparer l’importation de la liste du personnel dans Donna et Mettre à jour les profils dans Donna. 

Utilisation du gabarit de la liste des donatrices et donateurs

Ce gabarit doit être utilisé tel qu’il est présenté. Les colonnes doivent demeurer dans le même ordre et leur nom ne doit pas être changé. Le gabarit ne doit contenir aucun caractère spécial, aucun accent, ni espace. 

Certaines colonnes sont facultatives, mais les colonnes suivantes doivent absolument être remplies :  

• NoReference
• Prenom
• Nom 

Informations de la donatrice ou du donateur :  

• NoReference : numéro unique. Exemple : numéro d’employé. Valeur maximale : 512 caractères.
• UniteAdministrative : unité administrative (UA) ou centre de responsabilité (CR).
• Appellation : la valeur requise est M (Monsieur), Mme (Madame), Dr (Docteur), Dre (Docteure), Me (maître) ou Non‐spécifié.
• Genre : la valeur requise est H (Homme), F (Femme) ou Non‐spécifié.
• Prenom : valeur maximale : 255 caractères.
• Nom : valeur maximale : 255 caractères. 

Adresse de la donatrice ou du donateur :  

• AdresseLigne1 : adresse postale. Valeur maximale : 255 caractères.
• AdresseLigne2 : inscrire la suite de l’adresse postale, au besoin.
• Ville.
• CodePostal.
• Province.
• Pays. 

Téléphone et poste téléphonique de la donatrice ou du donateur :  

• Telephone1 : numéro de téléphone. Valeur maximale : 255 caractères.;
• Poste1 : numéro de poste associé au numéro de téléphone. Valeur maximale : 255 caractères.
• Telephone2 : numéro de téléphone optionnel. Valeur maximale : 255 caractères.
• Poste2 : numéro de poste associé au numéro de téléphone optionnel. Valeur maximale : 255 caractères. 

Dernières colonnes d’information de la donatrice ou du donateur :  

• Courriel : adresse courriel.
• Langue : le français est attribué par défaut.
• Absent : est-ce que la personne est absente? La valeur requise est 0 (zéro) = Non ou 1 = Oui.
• Commentaire : champ texte libre. 

La personne nommée à la coordination doit créer la liste de sollicitation et les groupes à y associer. Pour les groupes, le ratio recommandé est de 20 personnes par mobilisatrice ou mobilisateur.

Les détails figurent dans la page Gérer la liste et les groupes de sollicitation dans Donna. 

Les courriels de sollicitation servent à encourager le personnel à donner généreusement. Chaque membre du personnel reçoit un courriel personnalisé comportant

• un lien direct vers la page de l’organisation dans la plateforme Donna;
• son code d’identification lui permettant, entre autres, de faire un don par retenue à la source.  

C’est la personne nommée à la coordination qui s’occupe de transmettre ces courriels. Pour la soutenir dans cette tâche, le Secrétariat Entraide dépose dans Donna des modèles clés en main.  

Les détails figurent dans la page Envoyer les courriels de sollicitation et extraire les listes de publipostage dans Donna. 

Durant cette période, il faut inviter toutes les personnes figurant sur la liste de sollicitation à faire un don via Donna.  

Cette tâche doit être effectuée par les personnes responsables de la mobilisation et du volet Dons majeurs. Celles-ci doivent établir un contact personnalisé avec chaque donatrice ou chaque donateur potentiel. Il faut

• lui donner toute l’information nécessaire pour l’aider à faire son choix;
• répondre à ses questions;
• l’encourager à donner une réponse, même négative (dans ce cas, l’inviter à remplir le formulaire en indiquant 0 $);
• réagir à tout commentaire, à tout doute ou à toute insatisfaction.

Les activités de mobilisation sont favorables au développement des relations, une valeur sûre en philanthropie. C’est le cas, par exemple, des visites de courtoisie.  

Ces bonnes pratiques peuvent changer les choses :

• oser demander, mais sans insister;
• promouvoir sans parti pris la mission des organismes bénéficiaires;
• informer le personnel de l’objectif financier ou de la somme moyenne des dons de l’organisation;
• suivre l’évolution de la campagne dans Donna et annoncer régulièrement la progression des résultats;
• demander à la personne nommée à la coordination d’envoyer des rappels (au cas où des personnes auraient oublié de faire leur don).

La retenue à la source doit être valorisée, car elle assure la fidélité du don et fait durer l’engagement. Cette méthode de paiement est disponible uniquement en période de dons individuels. 

Comme il est prévu dans la stratégie de mobilisation, il faut aussi contacter les personnes qui sont

• en arrêt de travail;
• en congé parental;  
• en préretraite ou à la retraite.

Il est recommandé d’utiliser ce modèle de lettre pour mobiliser les personnes absentes, préretraitées ou retraitées (DOCX 27 Ko). 

Ce volet concerne les donatrices et les donateurs qui pourraient faire un don de plus de 1 000 $. Les cadres des niveaux 4 et supérieurs et les personnes dont le salaire est supérieur à 100 000 $ font partie de ce groupe.

Il est recommandé d’utiliser ce modèle de lettre pour mobiliser les donatrices et donateurs majeurs (DOCX 30 Ko). 

Il est recommandé de répondre positivement à la personne qui ne souhaite pas donner. Par exemple, il est possible

• de lui indiquer que tout don est libre, volontaire et confidentiel;
• de lui répondre que c’est son droit et que personne n’est obligé de donner;
• de la féliciter et de souligner l’importance de contribuer à sa manière, si elle dit avoir déjà donné ailleurs.