Aide financière pour mettre en place un système de management de l’énergie

Le volet Management de l’énergie du programme ÉcoPerformance offre une aide financière pour la mise en place d’un système et de pratiques de gestion de l’énergie visant à améliorer l’efficacité énergétique d’un site ou d’une organisation pour réduire leurs émissions de GES.

Le volet Mise en place d’un système de management de l’énergie du programme ÉcoPerformance soutient des projets visant à améliorer la performance énergétique d’un site ou d’une organisation par :

• L’élaboration et le maintien d’une politique énergétique;
• La planification énergétique;
• La mise en œuvre d’un système de management de l’énergie;
• L’optimisation du système à l’aide d’indicateurs de performance.

Le management de l’énergie est une approche systématique et globale visant l’amélioration de la performance énergétique globale d’un site ou d’une organisation complète.

Pour être admissible, vous pouvez être une entreprise, ou un regroupement d’entreprises, une institution, une municipalité ou un organisme actif dans l’un des secteurs d’activité suivants :

• Industriel;
• Commercial;
• Agricole;
• Agroalimentaire;
• Manufacturier (secteurs primaire et secondaire);
• Institutionnel;
• Municipal.

Vous devez également :

• Avoir un site localisé au Québec;
• Être un consommateur de combustibles fossiles ou utiliser des procédés générant des émissions fugitives de GES. Si vous consommez uniquement de l’électricité ou du gaz naturel renouvelable (GNR), contactez le programme ÉcoPerformance pour vérifier si vous êtes admissibles

Vous pouvez être :

• Un petit ou un moyen consommateur d’énergie (consommation d’énergie inférieure à 36 000 gigajoules [GJ], autre qu’électrique);
• Un grand consommateur d’énergie (consommation d’énergie supérieure ou égale à 36 000 GJ, autre qu’électrique).

Cette consommation doit être basée sur le scénario de référence du site, c’est-à-dire la situation qui existerait en l’absence du projet.

Clientèle non admissible

Un participant qui détient déjà la certification ISO 50001 ne peut pas participer à ce volet.

Le projet doit respecter les principes essentiels de la norme ISO 50001. L’obtention de la certification ISO n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée.

Le projet doit également satisfaire aux critères suivants :

• Être implanté chez un participant admissible et viser spécialement l’implantation d’un système de management de l’énergie sur un site;
• Viser la majeure partie ou l’ensemble d’un site, et non simplement un équipement ou une petite section de l’usine ou de l’établissement;
• Mettre en œuvre un système de gestion de l’énergie (SGE), et pas seulement un système informatisé de gestion de l’énergie (SIGE). Un participant pourrait décider d’implanter la norme dans plusieurs de ses sites, mais il devrait alors désigner un site principal dans sa demande et indiquer les autres sites concernés.
• Minimalement, le participant doit également :
  • Adopter une politique énergétique signée par la haute direction qui permettra une utilisation plus efficace de l’énergie ou une réduction des émissions de GES;
  • Désigner un représentant de la haute direction qui sera responsable du management de l’énergie et servira d’intermédiaire entre la haute direction et l’équipe de management de l’énergie;
  • Nommer un gestionnaire à l’énergie qui sera responsable de l’équipe et du bon fonctionnement du système de management de l’énergie;
  • Constituer l’équipe de management de l’énergie qui sera responsable des actions définies dans le plan d’amélioration continue (équipe sur le terrain);
  • Déterminer une référence de consommation d’énergie et d’émission de GES pour le site;
  • Déterminer les cibles annuelles d’amélioration de la performance énergétique et de réduction des émissions de GES (indicateurs et rapports) pour le site;
  • Élaborer un plan d’amélioration continue détaillé de trois ans soutenant l’atteinte des cibles (mesures à implanter, coûts et économies prévus);
  • Déterminer les méthodologies de mesurage et de vérification de la performance par rapport à l’atteinte des cibles annuelles;
  • Produire les rapports types pour la haute direction et les opérateurs;
  • Déterminer le périmètre du système de management de l’énergie;
  • Élaborer les indicateurs de performance du site et des différents secteurs.

L’aide financière accordée varie selon l’état actuel du système de management de l’énergie et les objectifs de la demande d’aide financière.

L’aide financière accordée correspond au moindre des montants suivants : 

Les dépenses suivantes sont admissibles :

• Les dépenses liées à l’embauche d’une personne qualifiée pour mettre en place le système de management de l’énergie (gestionnaire à l’énergie);
• Les dépenses de formation concernant le management de l’énergie ou la norme ISO 50001 (coûts externes de formation seulement);
• Les dépenses d’accompagnement et de services-conseils pour des spécialistes externes engagés pour mettre le système de management de l’énergie en place;
• Les dépenses liées à l’embauche d’auditeurs externes pour l’évaluation de l’avancement de la mise en œuvre du système (audit par tierce partie) et pour l’élaboration du plan de mise en œuvre du système;
• Les dépenses de certification selon la norme ISO 50001 par une firme accréditée;
• L’acquisition, l’installation et la calibration d’un système de mesurage (les équipements requis, dont les portions logicielle et informatique, pour permettre le mesurage énergétique, afin de mettre de l’avant les indicateurs de performance et les rapports);
• La programmation requise pour faire ressortir les indicateurs de performance énergétique du site et les rapports automatiques.

Un gabarit de déclaration pour les dépenses internes (DOCX 1,18 Mo) est mis à la disposition des participants. Il est recommandé de créer un numéro de projet comptable dédié aux dépenses internes, afin de suivre à la fois les heures du personnel et les dépenses liés au projet.

Dépenses non admissibles

Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles :

• Le salaire des employés et des gestionnaires, à l’exception du temps travaillé en interne pour la programmation des indicateurs de performance, la rédaction de la politique énergétique ou l’installation des équipements de mesurage;
• La mise en place temporaire du système de mesurage (ex. : location d’équipements);
• Les modifications majeures nécessaires aux infrastructures existantes pour permettre l’installation des nouveaux équipements de mesurage.

Le projet doit être réalisé dans les 36 mois suivant la date d’entrée en vigueur de la convention d’aide financière. Jusqu’à six mois supplémentaires pourraient être accordés pour des circonstances exceptionnelles.

Pour une description détaillée de chacune des étapes de participation, consultez la section « Processus d’application » dans le Guide du participant ÉcoPerformance et Bioénergies (PDF 0,97 Mo).

Étape 1 – Soumettre votre projet

Pour soumettre un projet, vous devez fournir :

• Les onglets 1 et 3.1 (section « Estimation des coûts ») dûment remplis de la demande d’aide financière au format Excel. La demande d’aide financière (XLS 0,97 Mo) doit être numérisée au format PDF, signée et datée par une personne autorisée. Celle-ci doit apparaître au registre des entreprises du Québec. Sinon, vous devrez fournir une procuration;
• La description de la mise en œuvre d'un système de management de l'énergie (DOCX 106 Ko), signée et datée par un ingénieur membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec (OIQ);
• L’évaluation globale de la situation en matière de management de l'énergie (XLS 87 Ko), dûment remplie.

Étape 2 – Analyse de votre demande

Si votre demande respecte les critères du programme, une date d’admissibilité des dépenses (aussi appelée « date d’antériorité ») vous sera communiquée, ce qui vous permettra de commencer votre projet.

Cette date d’admissibilité correspond à la date de réception complète de votre demande d’aide financière, moins 30 jours civils. Ainsi, les bons de commande produits jusqu’à 30 jours civils avant la date de réception de votre demande sont acceptés.

Vous recevrez par courriel le document Confirmation des conditions de la convention d’aide financière. Vous devrez le remplir pour finaliser votre demande. Vous serez par le fait même informé du montant maximal de l’aide financière qui pourra vous être accordée. 

Enfin, la convention d’aide financière (PDF 614 Ko) vous sera acheminée pour signature par les deux parties.

Étape 3 – Premier paiement de l’aide financière

Pour recevoir le premier paiement de l’aide financière, vous devez fournir :

• Une copie datée et signée du bon de commande autorisant l’entreprise choisie à exécuter l’analyse;
• Le formulaire de demande d’aide financière corrigé avec la mention des montants et des dates de tous les bons de commande et de toutes les factures payées (le cas échéant).

Le premier paiement correspond à 50 % de l’aide financière accordée.

Étape 4 – Dépôt du rapport d’analyse

Dans les 24 mois suivant la date d’entrée en vigueur de l’entente, vous devrez fournir :

• Le rapport de mise en œuvre d'un système de management de l'énergie (DOCX 113 Ko), signé et daté par un ingénieur membre de l’OIQ;
• L’évaluation globale de la situation en matière de management de l'énergie (XLS 87 Ko) mise à jour;
• Les onglets 2 et 3.1 (section « Suivi des coûts ») du formulaire de demande d’aide financière, dûment remplis et mis à jour;
• Les factures et la déclaration des dépenses internes (DOCX 1,18 Mo).

Étape 5 – Deuxième paiement de l’aide financière

Après la validation de la conformité du rapport d’analyse et des autres documents, le deuxième et dernier paiement vous sera confirmé. Ce montant sera le maximum de l’aide financière résiduelle attribuée lors de l’analyse.

Étape 6 – Suivi de l’implantation

Jusqu’à la fin de l’entente, un suivi annuel des mesures identifiées lors de l’élaboration du plan d’amélioration continue sera fait par l’administrateur du programme ÉcoPerformance.

Vous devrez fournir l’onglet 2 du formulaire de demande d’aide financière, dûment rempli.

Cadre normatif

Le cadre normatif du programme précise les termes utilisés, les conditions à respecter, les critères d'admissibilité et les règles administratives applicables.

• Cadre normatif du programme ÉcoPerformance (PDF 892 Ko)
  En vigueur depuis le 3 octobre 2023

Guide de participation

Le guide du participant précise toutes les démarches à réaliser pour participer au programme.

• Guide du participant aux programmes ÉcoPerformance et Bioénergies (PDF 0,97 Mo)

Facteurs d'émission et de conversion

Ce tableau permet d’évaluer le potentiel de réduction des émissions de GES et les répercussions énergétiques d’une nouvelle technologie.

• Tableau des facteurs d'émission et de conversion (PDF 50 Ko)

Autres guides et formulaires

• Contenu minimal attendu – Étude d’opportunité préparatoire pour un système de gestion de l’énergie (DOCX 88 Ko) (pour fin d’étude dans le volet analyse)
• Convention d’aide financière – Management de l'énergie (contenu type) (PDF 614 Ko)
• Demande d’aide financière (XLS 0,97 Mo)
• Dépenses internes – Gabarit de déclaration (DOCX 1,18 Mo)
• Description de mise en œuvre d'un système de management de l'énergie (DOCX 106 Ko)
• Évaluation de la situation globale selon 10 critères (XLSX 41 Ko)
• Lignes directrices en matière de plafonds concernant les salaires et les honoraires (PDF 300 Ko)
• Rapport de mise en œuvre d'un système de gestion de l'énergie (DOCX 113 Ko)