Répondre à une demande du Registraire des entreprises

Vous avez reçu une lettre du Registraire des entreprises du Québec (REQ). Il vous est demandé de mettre à jour le dossier de votre entreprise.

Cette page explique comment mettre à jour le dossier de votre entreprise. Elle présente aussi des mesures que le REQ peut prendre lorsqu’une entreprise ne respecte pas ses obligations. Vous trouverez une procédure pour vous accompagner dans les étapes nécessaires pour transmettre votre déclaration.

Le Registraire peut demander à une entreprise de mettre à jour son dossier dans certaines situations. Il s’agit de situations où les informations inscrites au registre des entreprises sont incomplètes ou inexactes.

Voici un exemple pour illustrer le type de situation dans lequel le REQ peut envoyer une demande à une entreprise.

Les informations inscrites au dossier de Déneigement XYZ inc. sont incomplètes. L’entreprise n’a pas :

• déclaré les informations concernant son ou ses bénéficiaires ultimes;
• déclaré la date de naissance de l’actionnaire et de l’administrateur inscrits à son dossier;
• transmis une copie de pièce d’identité de l’administrateur.

Le REQ a demandé à l’entreprise de mettre à jour son dossier afin qu’elle fournisse les informations manquantes. Déneigement XYZ inc. doit répondre à la demande du REQ en respectant le délai indiqué dans la lettre.

Vous devez savoir que le Registraire peut demander à une entreprise de transmettre une preuve pour confirmer l'exactitude des informations inscrites au registre des entreprises. Si le REQ a besoin qu’une preuve soit transmise, la demande sera écrite dans la lettre.

Le REQ dispose de moyens pour que les renseignements dans le registre des entreprises soient fiables et à jour. Ces moyens visent à protéger le public et les créanciers.

Prendre connaissance de la sanction légale

Le REQ peut radier d’office l’immatriculation d’une entreprise qui n’a pas répondu à une demande du REQ et qui continue de ne pas respecter ses obligations.

Avec la radiation d’office, le statut de l’entreprise passe d’immatriculé à radié d'office. Cette situation a des impacts dans les relations avec les ministères, les organismes gouvernementaux et les institutions financières.

Prendre connaissance des sanctions pénales

Le REQ peut appliquer des sanctions pénales lorsqu’une entreprise ne répond pas à une de ses demandes dans le délai qui lui est accordé. Ces sanctions prennent la forme d’amendes et peuvent atteindre :

• de 500 $ à 5 000 $ pour une personne physique;
• de 1 000 $ à 10 000 $ pour les autres formes juridiques d’entreprise.

En cas de récidive, ces montants peuvent doubler.

La lettre que le REQ vous a envoyée implique que vous mettiez à jour le dossier de votre entreprise. Vous devez produire l’une des trois déclarations pour répondre à la demande du REQ :

• la déclaration de mise à jour courante;
• la déclaration de mise à jour annuelle;
• la déclaration de mise à jour de correction.

Chacune de ces déclarations permet de répondre à la demande du REQ et de respecter les obligations légales de votre entreprise.

Opter pour la déclaration de mise à jour courante

La déclaration de mise à jour courante peut être produite en tout temps pour mettre à jour le dossier d’une entreprise. Conformément à la loi, elle doit être produite dans les 30 jours suivant un changement.

On l’utilise, par exemple, pour déclarer un changement d’adresse de l’entreprise ou l’ajout ou le départ d’un administrateur.

Vous devez produire une déclaration de mise à jour annuelle chaque année. La déclaration de mise à jour courante ne la remplace pas.

Consultez la page Faire une déclaration de mise à jour courante au registre des entreprises pour plus d’informations.

Opter pour la déclaration de mise à jour annuelle

Vous devez produire une déclaration de mise à jour annuelle chaque année. La période de production est déterminée selon le type d'entreprise. Vous devez produire cette déclaration même si les renseignements inscrits au registre n'ont pas changé.

Ce type de déclaration est utilisé pour confirmer que les renseignements concernant l’entreprise sont exacts ou pour mettre à jour ces renseignements.

Consultez la page Faire une déclaration de mise à jour annuelle au registre des entreprises pour obtenir plus d’informations.

Opter pour la déclaration de mise à jour de correction

Ce type de déclaration s'adresse à vous si vous devez :

• corriger un renseignement erroné;
• faire modifier un renseignement mal inscrit par le passé;
• fournir un renseignement que vous auriez oublié de nous transmettre.

Il est important de fournir tous les renseignements demandés.

Utilisez cette déclaration pour faire corriger une information ou ajouter une information oubliée. Vous devez identifier dans quelle déclaration les corrections doivent être apportées.

Consultez la page Faire une déclaration de mise à jour de correction au registre des entreprises pour obtenir plus d’informations.

Cette section vous explique chacune des étapes pour mettre à jour le dossier de votre entreprise.

Identifier les informations à mettre à jour

Vérifiez dans la communication que vous avez reçue de la part du REQ les renseignements qui doivent être mis à jour ou pour lesquels vous devez fournir des preuves.  

Choisir le type de déclaration

La section Déterminer le type de déclaration de mise à jour à transmettre contient les informations nécessaires pour identifier le type de déclaration que vous devez produire pour répondre à la demande du REQ.

Si vous devez remplir la déclaration de mise à jour annuelle, vous devez respecter le moment de la transmettre.

Si des renseignements sont manquants et doivent être mis à jour, vous optez pour la déclaration de mise à jour courante.

S’il s’agit de corriger un renseignement déjà en ligne, vous choisissez la déclaration de mise à jour de correction. Vous devrez indiquer dans quelle déclaration déjà produite la correction doit être effectuée.

Peu importe le type de déclaration produite, assurez-vous que celle-ci parvienne dans le délai accordé.

Consulter les tarifs applicables

Des tarifs peuvent s’appliquer aux déclarations que vous faites au REQ. Pour connaître les tarifs et les modalités de paiement pour effectuer un paiement, sélectionnez la forme juridique d’entreprise qui s’applique à votre cas dans la page Tarifs du Registraire des entreprises. Les tarifs ne sont pas taxables.

Transmettre la déclaration

Accélérez le traitement de votre demande en utilisant les services en ligne Mon bureau pour transmettre votre déclaration. Vous vous assurez de réduire au minimum les délais pour le traitement de votre déclaration.

D’autres moyens existent pour transmettre votre déclaration en format papier par la poste ou dans l'un des deux bureaux de Services Québec offrant la prestation de services pour le REQ. Ces options peuvent prendre plus de temps avant que votre demande soit traitée. Assurez-vous de respecter le délai indiqué dans votre lettre si vous n’utilisez pas Mon bureau.

Pour obtenir de l’aide, consultez la page Coordonnées du Registraire des entreprises.

Faire parvenir votre déclaration par Mon bureau

Assurez-vous d’avoir un code d'accès clicSÉQUR Express ou clicSÉQUR Entreprises pour utiliser les services en ligne Mon bureau. Si vous avez un code, suivez les étapes.

Si vous avez oublié ou perdu votre code clicSÉQUR Express, accédez à Mon bureau par clicSÉQUR Express.

Cliquez ensuite sur Code d’accès perdu ou oublié.

• Étape 1 : Connectez-vous à l’espace sécurisé Mon bureau.
• Étape 2 : Cliquez sur Gestion de l’entreprise.
• Étape 3 : Cliquez sur Services permettant la mise à jour des informations contenues au registre.
• Étape 4 : Choisissez la déclaration à produire, soit une
  • déclaration de mise à jour courante;
  • déclaration de mise à jour annuelle;
  • déclaration de mise à jour de correction.
• Étape 5 : Remplissez la déclaration.
• Étape 6 : Transmettez la déclaration.
• Étape 7 : Payez les frais associés à votre demande, s’il y a lieu.

Faire parvenir votre déclaration par la poste ou dans un bureau de Services Québec

Si vous choisissez de faire parvenir votre déclaration par la poste ou de la déposer à l'un des deux bureaux de Services Québec offrant la prestation de services pour le REQ, vous devez savoir que cela allonge le délai de traitement. Assurez-vous de respecter le délai indiqué dans la lettre que vous avez reçue de la part du REQ.