Préparer et déposer une demande de règlement d’emprunt

Tous les règlements d'emprunt doivent être approuvés même ceux dont le montant est inférieur à 100 000 $.

Par cette approbation, le gouvernement s'assure que la municipalité peut respecter ses engagements financiers auprès des acheteurs d'obligations et de billets municipaux. De plus, une obligation municipale doit, avant sa livraison, être revêtue d’un certificat du ministre des Finances ou d’une personne spécialement autorisée par lui, en attendant que le règlement ou la résolution qui autorise son émission ait reçu toute approbation requise.

Au cours de cette opération d'approbation, les municipalités ont accès à un soutien technique afin que les clauses du règlement d'emprunt soient claires et correspondent bien à la volonté locale.

L'industrie du courtage, les institutions financières et, avant tout, les acheteurs de titres jugent cette approbation essentielle. Les municipalités disposent ainsi de titres sûrs et avantageux, et peuvent donc conserver des coûts d'emprunt les plus bas possible.

Le processus d’adoption d’un règlement d’emprunt implique plusieurs étapes à franchir et plusieurs documents à produire.

Rédiger le projet de règlement d’emprunt

Le contenu d’un règlement d’emprunt comporte un certain nombre d’informations obligatoires, alors que d’autres sont facultatives.

Rédiger les annexes

Les annexes du règlement incluent une estimation de la dépense détaillée, signée et datée.

Préparer l’avis de motion

L’adoption de tout règlement doit être précédée d’un avis de motion ainsi que du dépôt d’un projet de règlement.

L’avis de motion doit décrire sommairement l'objet du règlement en indiquant les travaux visés ou les acquisitions décrétées par le règlement.

Il n'est pas soumis au vote du conseil et ne requiert pas la publication d'un avis.

Déposer le projet de règlement

L’avis de motion peut être donné et le projet de règlement peut être déposé lors de la même séance ou lors de séances distinctes.

Il doit y avoir au moins 2 jours entre l’adoption du règlement et la dernière des séances qui ont servi à donner l’avis de motion ou à déposer le projet de règlement.

Tout projet de règlement peut être modifié après sa présentation au conseil sans qu’il soit nécessaire de le présenter à nouveau. Les modifications apportées au règlement soumis pour adoption ne doivent pas être de nature à changer l’objet tel que cela est prévu dans le projet déposé.

La greffière, le greffier ou un membre du conseil doit, avant l'adoption, mentionner s’il y a lieu les changements entre le projet déposé et le règlement soumis lors de la séance. De plus, cette personne doit indiquer la dépense, de même que tout mode de financement, de paiement ou de remboursement de celle-ci.

Des copies du projet de règlement doivent être mises à la disposition du public le plus tôt possible après son dépôt au conseil.

Adopter le règlement d’emprunt

L’adoption du règlement doit se faire à une séance distincte de celle où a été donné l’avis de motion et de celle où a été déposé le projet de règlement.

Obtenir l’approbation des personnes habiles à voter, le cas échéant

Il peut être nécessaire de faire approuver le règlement d’emprunt par les personnes habiles à voter. Dans ce cas, la municipalité doit tenir un registre que les personnes habiles à voter peuvent signer. Selon le nombre de signatures obtenues, la municipalité pourrait devoir soumettre le projet de règlement à un référendum.

Voyez des cas spéciaux de règlements d’emprunt qui ne nécessitent pas l’approbation des personnes habiles à voter.

Préparer la fiche de règlement d’emprunt

La fiche de règlement d’emprunt, dûment remplie et signée, doit nécessairement accompagner la demande d’approbation.

Documents à fournir :

• Avis de motion
• Extrait du procès-verbal ou résolution pour le dépôt du projet de règlement
• Copie du projet de règlement déposé incluant ses annexes
• Résolution d’adoption du règlement, le cas échéant
• Copie certifiée conforme du règlement
• Annexes du règlement
• Copie du document confirmant le versement d'une subvention, le cas échéant
• Avis public annonçant la procédure d'enregistrement des personnes habiles à voter de l’ensemble de la municipalité (DOCX 46 Ko)
• Avis public annonçant la procédure d’enregistrement des personnes habiles à voter d’un secteur (DOCX 48 Ko)
• Certificat de publication de l'avis public (DOCX 13,31 Ko)
• Certificat relatif au déroulement de la procédure d'enregistrement des personnes habiles à voter (DOCX 128 Ko)
• Autres documents pertinents en cas de scrutin référendaire
• Fiche de règlement d’emprunt

Toute demande d’approbation de règlement d’emprunt accompagnée de tous les documents requis pour son analyse doit être expédiée en utilisant le Système de transmission des actes financiers pour approbation (STAFA) accessible à partir du Portail gouvernemental des affaires municipales et régionales  (PGAMR).

Déposer une demande à partir du PGAMR