Inscription, maintien de l’inscription et réinscription sur la liste des arbitres

Le Comité consultatif du travail et de la main-d'œuvre (CCTM) donne son avis au ministre du Travail concernant l’élaboration de la liste des arbitres de griefs et de différends selon l’article 77 du Code du travail (la liste des arbitres). Il s’est donc doté d’une Politique générale concernant la confection et la gestion de la liste des arbitres (Politique) (PDF 1,36 Mo). 

La Politique comprend les critères d’appréciation relatifs à la compétence et à la conduite des arbitres. Cela permet notamment de garantir la crédibilité de la liste, l’indépendance des arbitres et leur impartialité. Cette page présente les modalités pour s’inscrire, maintenir son inscription ou se réinscrire sur la liste.

Un appel de candidatures a lieu après une analyse des besoins des parties et après consultation de la Conférence des arbitres du Québec. L’appel précise le nombre d’arbitres qui pourront être ajoutés à la liste. 

Les candidats doivent avoir

• près de 10 ans d'expérience récente et pertinente approfondie en relations de travail;
• occupé des fonctions de représentation, d'adjudication et d'enseignement ou des fonctions connexes en droit du travail et de l'emploi.

Une connaissance et une maîtrise suffisantes des sujets suivants constituent des atouts :

• capacité de jugement et connaissance des règles d'administration de la preuve et des règles de procédure;
• capacité de gérer des audiences et de rédiger une décision;
• connaissance des règles de justice naturelle visant à préserver le droit d'être entendu et jugé devant un tribunal indépendant et impartial;
• connaissance de la législation connexe au Code du travail, y compris le Code civil du Québec, la Charte des droits et libertés de la personne, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• connaissance des régimes d'avantages sociaux (régimes d’assurance, régimes de retraite, etc.);
• connaissance de l’organisation du travail, de l’évaluation des emplois et de l’équité salariale;
• connaissance des modes alternatifs de règlements des litiges.

Pour répondre à un appel de candidatures, les arbitres doivent remplir le formulaire d’inscription et y joindre leur curriculum vitae. 

Le comité de sélection procède à des entrevues de validation pour procéder au choix des candidats en appliquant les critères d’évaluation.

Ce comité est constitué des personnes suivantes :

• président du CCTM;
• deux personnes représentant les associations de salariés;
• deux personnes représentant les associations d’employeurs.

Dès son inscription sur la liste, le nouvel arbitre doit entreprendre un programme de mentorat et s’engager à y participer pendant les trois années suivantes.

Le programme de mentorat vise à fournir au nouvel arbitre l’accompagnement d’un arbitre expérimenté pour lui permettre

• d'améliorer ses connaissances théoriques et pratiques en matière d'arbitrage;
• d'acquérir les habiletés utiles à l’exercice de ses nouvelles fonctions;
• d'adopter les meilleures pratiques du milieu;
• de bien gérer les conflits d’intérêts pouvant survenir au début de la pratique arbitrale.

Les responsabilités du mentor et la nature de l’accompagnement sont décrites dans la Politique. Le nouvel arbitre sélectionne l’arbitre qu’il sollicitera pour agir comme mentor, à partir de la liste qui est fournie lors de la rencontre d’accueil. Il informe le CCTM de son nom et de son acceptation.

Avant de pouvoir être réinscrit sur la liste des arbitres, le nouvel arbitre doit avoir accompli un minimum de 45 heures d’activités de mentorat sur les sujets suivants :

• les aspects déontologiques de la pratique d’un arbitre de griefs ainsi que la gestion des conflits d’intérêts au début et au cours de la pratique arbitrale;
• l’organisation du travail de l’arbitre et l’organisation des services de secrétariat;
• l’élaboration et la gestion du calendrier des audiences;
• les relations avec les procureurs et les parties, les médias et les collègues arbitres;
• la tenue et la gestion des conférences préparatoires, des requêtes et des demandes incidentes
• ainsi que de l’audience;
• le processus décisionnel, la prise de décision, la rédaction de la sentence arbitrale et les délais pour la rendre;
• la facturation et l’application du Règlement sur la rémunération des arbitres;
• la formation continue;
• la Politique générale concernant la confection et la gestion de la liste des arbitres, du CCTM;
• le droit applicable;
• la conservation et la destruction des dossiers.

Après la période de trois ans du programme de mentorat, le mentor et le nouvel arbitre soumettent au CCTM une déclaration signée conjointement attestant la tenue des activités. 

Les arbitres font l’objet d’évaluation périodique. Cela permet de s’assurer qu’ils bénéficient toujours la confiance des parties et les qualités nécessaires.  

Chaque année, à la date statutaire d’inscription de l’arbitre, les conditions suivantes doivent être respectées pour le maintien de son inscription sur la liste :

• L'arbitre doit rendre ses décisions arbitrales à l'intérieur de délais raisonnables. Le délai moyen pour l’ensemble des décisions rendues au cours de la période de référence est pris en compte lors de l’évaluation du respect de cette condition.
• L'arbitre doit, pour chaque décision arbitrale rendue, fournir les renseignements prévus au Règlement sur le dépôt d'une sentence arbitrale ainsi que les renseignements relatifs à la durée des étapes de la procédure suivie pour l'arbitrage et déposer le formulaire prévu à cette fin.
• L'arbitre doit accepter au cours d’une année un minimum de neuf mandats confiés par le ministre du Travail.

À chaque période de trois ans, à la date statutaire d’inscription de l’arbitre, celui-ci doit répondre aux conditions suivantes pour être réinscrit sur la liste :

• Avoir rendu et déposé au moins 15 décisions arbitrales motivées, au cours de la période de référence de trois mandats reçus.
• Avoir reçu au moins 45 mandats à titre d’arbitre de griefs, de différends ou de plaintes.

Les mandats à titre d’arbitre de griefs, de différends ou de plaintes sont comptabilisés de la façon décrite ci-dessous, en fonction de leur origine et du nombre total d’années d’inscription d’un arbitre sur la liste :

• au moment de la première demande de réinscription (trois ans après l’inscription initiale sur la liste) : 45 mandats, consensuel et/ou ministériel, doivent avoir été reçus au cours de la période de référence;
• au moment de la deuxième demande de réinscription (six ans après l’inscription initiale sur la liste) : au moins 23 mandats consensuels sur 45 doivent avoir été reçus au cours de la période de référence;
• à compter de la troisième demande de réinscription (neuf ans après l’inscription initiale sur la liste) : au moins 45 mandats consensuels doivent avoir été reçus au cours de la période de référence.

Lors de la réinscription d’un arbitre dont le nom a été retiré de la liste pour une certaine période, les années d’inscription antérieures sont prises en compte.

Afin de favoriser le maintien de l’inscription des arbitres d’expérience, ces derniers peuvent bénéficier de modalités plus souples et moins contraignantes.

Des formations sont prévues pour l’ensemble du corps arbitral.

Les activités de formation continue ont pour objet de permettre aux arbitres de maintenir, de mettre à jour, d’améliorer et d’approfondir les compétences liées à l’exercice de leurs fonctions.

La formation continue doit être d’une durée d’au moins 45 heures par période de 3 ans. À compter de la date de son inscription sur la liste, l’arbitre doit suivre des activités de formation reconnues. Il doit notamment

• participer à des cours, séminaires, colloques ou conférences;
• agir à titre de conférencier, de formateur ou de préparateur pour des formations liées à l’exercice des fonctions d’arbitre;
• rédiger et publier des articles ou d‘ouvrages sur des sujets liés à l’exercice de ses fonctions;
• participer à des activités de mentorat reconnues par la Politique, comme mentor ou mentoré (nouvel arbitre).

Les formations données par les organismes suivants sont admissibles :

• la Conférence des arbitres du Québec;
• le Barreau du Québec;
• l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés;
• l’Association du Barreau Canadien;
• l’Institut de médiation et d’arbitrage du Québec.

Les formations doivent porter sur les sujets précisés dans les critères d’évaluation.  

Tous les trois ans, les arbitres doivent remplir le formulaire accessible ci-dessous et le transmettre au CCTM.

Pour maintenir leur inscription sur la liste, les arbitres doivent respecter des règles concernant la compétence et la conduite professionnelle, l’impartialité et la disponibilité. Les détails se trouvent dans la Politique.

Chaque année, afin d’être réinscrit sur la liste des arbitres, les arbitres doivent remplir le formulaire accessible ci-dessous et le transmettre au CCTM.

La rémunération à laquelle l'arbitre de griefs, de différends ou de plaintes a droit, de même que les frais dont il peut réclamer le remboursement sont prévus par le Règlement sur la rémunération des arbitres.

Pour les mandats pour lesquels l'arbitre ou le groupement d'arbitres est choisi et rémunéré par les parties, l’arbitre peut réclamer un tarif de rémunération différent de celui fixé par règlement.

L’arbitre doit déclarer annuellement le tarif de rémunération qu'il appliquera. La période de déclaration annuelle est fixée du 1^er avril au 15 mai de chaque année, et les tarifs déclarés entrent en vigueur à compter du 1er septembre suivant. Il est ensuite possible pour l'arbitre de modifier son tarif de rémunération lors de la période annuelle de déclaration suivante. S’il ne le modifie pas, son tarif est reconduit.

Déclaration du tarif de rémunération des arbitres  

Pour un dossier d’arbitrage de différends lors de la négociation d’une première convention collective, l’arbitre doit transmettre un compte d’honoraires et de déboursés en même temps que la sentence arbitrale. Le formulaire à remplir lui est transmis par le ministère du Travail. 

Pour un dossier d’arbitrage de différends, vous pouvez soumettre un compte d’honoraires et de déboursés de deux façons :

Pour déposer une sentence arbitrale, consultez la section Sentence arbitrale de la page Déposer des documents en relations du travail. 

Pour un dossier d’arbitrage de griefs, l’arbitre doit transmettre un compte d’honoraires et de déboursés aux parties, en même temps que sa sentence. Le compte d’honoraires comporte les éléments mentionnés dans le modèle présenté à la page 47 de la Politique générale du Comité consultatif du travail et de la main-d’œuvre concernant la confection et la gestion de la liste des arbitres (PDF 1,36 Mo).