Aide aux Autochtones en milieu urbain

L’aide aux autochtones en milieu urbain est réservée à l’amélioration des conditions de vie des citoyennes et citoyens autochtones dans les villes du Québec. Elle vise à donner aux organismes d’action communautaire les moyens d’offrir des services directs de qualité à leur clientèle autochtone en milieu urbain. Ces organismes d’action communautaire sont les vecteurs privilégiés des services offerts aux Autochtones, qui se trouvent en situation de vulnérabilité à l’extérieur de leurs communautés.

Les objectifs ciblés sont :

• Offrir et mettre sur pied des services directs culturellement pertinents et sécurisants pour répondre aux besoins des Autochtones en situation de vulnérabilité qui vivent ou qui sont de passage en milieu urbain;
• Optimiser les capacités d’intervention des organismes d’action communautaire servant les Autochtones en situation de vulnérabilité qui vivent ou qui sont de passage en milieu urbain;
• Établir des collaborations entre les organismes d’action communautaire et les réseaux québécois;
• Améliorer les conditions socioéconomiques des Autochtones;
• Améliorer et renouveler les infrastructures des organismes d’action communautaire qui servent la clientèle autochtone en milieu urbain.

L’enveloppe est constituée de deux volets distincts, soit un premier consacré aux services directs, et un second, aux infrastructures.

Les organismes qui s’inscrivent en cohérence avec les critères du Cadre de référence en matière d’action communautaire et qui respectent les caractéristiques suivantes :

• Être enraciné dans le milieu autochtone;
• Servir la clientèle autochtone en milieu urbain.

Tout demandeur doit présenter les renseignements suivants :

• Une preuve du statut juridique de l’organisme d’action communautaire;
• Une description de l’intervention ou du projet proposé qui :
  • énonce l’objectif en lien avec ceux du programme;
  • indique les activités et les ressources devant être mises en place en vue de la réalisation;
  • comprend l’échéancier de mise en œuvre;
  • indique les résultats attendus à l’intérieur d’un délai précis et les avantages envisagés pour les Autochtones vivant en milieu urbain.
• Un montage financier qui démontre :
  • le besoin (montant demandé),
  • les sources de financement prévues.
• Un budget détaillé et un état de trésorerie;
• Un aperçu des mécanismes de gouvernance de l’organisme d’action communautaire;
• Les états financiers les plus récents si l’organisme d’action communautaire est en service.

Les demandes sont évaluées en fonction des critères suivants :

• La pertinence du projet :
  • l’admissibilité conformément aux modalités et aux conditions du programme,
  • La pertinence des objectifs en lien avec ceux du programme.
• La qualité du projet :
  • la clarté et la précision des objectifs poursuivis,
  • la capacité de réalisation de l’organisme d’action communautaire,
  • la qualité des services, de la programmation et des activités,
  • le réalisme des prévisions budgétaires, du montage financier et du calendrier de réalisation,
  • la faisabilité.
• Les retombées prévisibles du projet :
  • les résultats qui seront obtenus grâce au financement demandé,
  • les effets structurants pour les Autochtones qui vivent en milieu urbain.

S’il y a lieu, les demandes seront soumises aux ministères et aux organismes gouvernementaux concernés pour la production d’un avis sectoriel de pertinence, de faisabilité et de financement.

Ce volet vise le renforcement des services offerts aux Autochtones qui vivent ou qui sont de passage dans les villes du Québec, dans les domaines psychosocial, sociojudiciaire, sanitaire, éducatif et culturel.

Projets et initiatives admissibles

• Ceux qui visent à améliorer ou à consolider des services directs aux Autochtones qui se trouvent en situation de vulnérabilité dans les villes
• Les projets et les initiatives qui visent à mettre sur pied des services en cohérence avec ceux qui sont offerts par les réseaux québécois, en tenant compte des spécificités du milieu (adaptation ou implantation, complémentarité et continuité des services)
• Ceux qui contribuent à la vitalité culturelle des communautés autochtones en milieu urbain

Pour être admissibles, les projets et les initiatives doivent permettre l’atteinte des objectifs poursuivis par cette enveloppe, être déposés au Secrétariat aux Relations avec les Premières Nations et les Inuit avant le 31 décembre 2026 et être réalisés, au plus tard, le 31 mars 2027.

Dépenses admissibles

• Les salaires et les avantages sociaux du personnel qui offre les services directs
• Les honoraires professionnels et divers
• Les déplacements et le transport (selon les barèmes du gouvernement du Québec)
• La traduction et les communications
• La location des locaux indispensables à la prestation d’un service direct

Les coûts liés au renouvellement et à l’entretien des équipements et des fournitures nécessaires aux interventions et aux services offerts :

• Le mobilier et la literie,
• Le matériel et les fournitures.

Les coûts administratifs admissibles sont les suivants :

• Ceux qui sont liés à la préparation des documents financiers et d’autres rapports exigés pour se conformer à l’entente de financement d’un projet ou d’une initiative;

Les coûts administratifs d’un projet ou d’une initiative ne peuvent pas dépasser 10 % de l’aide financière accordée.

Dépenses non admissibles 

Les dépenses effectuées avant la date du dépôt du dossier, incluant celles pour lesquelles l’organisme d’action communautaire a pris des engagements contractuels ne sont pas admissibles, ni les frais d’administration et de fonctionnement d’un organisme d’action communautaire. Ces frais comprennent, sans s’y limiter :

• les coûts salariaux (de rémunération) du personnel;
• les loyers et l’entretien;
• la rémunération du personnel permanent pour l’administration d’un projet ou d’une initiative ou la participation à celle-ci lorsqu’il en reçoit déjà une (salaire, honoraire, allocation journalière) pour la même période;
• le recouvrement d’un déficit ou d’un prêt.

Les achats des terrains et des immeubles ne sont pas admissibles.

Aide financière

L’aide financière prendra la forme d’une contribution non remboursable. Le cumul des aides financières entre les ordres gouvernementaux ne devra pas dépasser le total des dépenses admissibles.

La somme maximale payable à un même organisme d’action communautaire sera de 500 000 $ sur cinq ans, soit 100 000 $ par année.

Une exception pourra être accordée dans le cas d’un organisme d’action communautaire qui présentera une demande de financement pour son point de service qui répondra aux critères suivants :

• Offrir des services similaires à ceux de l’organisme d’action communautaire principal;
• Être situé en milieu urbain, dans la même région administrative que l’organisme d’action communautaire principal, mais dans une municipalité différente;
• Répondre à la demande d’une clientèle qui, pour des raisons géographiques, ne peut avoir accès aux services offerts par l’organisme d’action communautaire principal.

Dans ce cas précis, l’organisme d’action communautaire pourra obtenir une somme additionnelle maximale de 500 000 $ sur cinq ans, soit 100 000 $ par année, pour répondre aux besoins de son point de service.

Un organisme d’action communautaire pourra mettre en œuvre plusieurs projets, sans toutefois dépasser le montant maximal. De ce montant, une somme maximale de 30 000 $ par année pourra être allouée au renouvellement ou à l’entretien des équipements et des fournitures, sauf exception. Cette somme maximale de 30 000 $ par année s’appliquera également au soutien additionnel qui pourra être accordé à un organisme d’action communautaire pour son point de service.

Suivi et reddition de comptes

Un financement de 25 000 $ ou moins pourra être formalisé par une lettre d’annonce qui précisera la raison de la subvention et les obligations du demandeur.

Chaque financement de plus de 25 000 $ sera formalisé par une entente qui devra contenir :

• les obligations des parties signataires;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs;
• des indicateurs de gestion et de production des rapports.

Chaque organisme d’action communautaire subventionné à plus de 25 000 $ devra minimalement fournir une reddition de comptes annuelle conforme aux dispositions de l’entente de financement. Cette reddition de comptes prendra la forme d’un rapport qui comprendra obligatoirement :

• le bilan complet des activités réalisées;
• la description des résultats obtenus au regard des objectifs.

En tout temps, l’organisme d’action communautaire devra maintenir une comptabilité distincte propre aux dépenses imputables au projet ou à l’initiative, conformément aux principes comptables généralement acceptés.

Versements de l’aide financière

Pour un financement de 25 000 $ ou moins, l’aide pourra être entièrement versée à la suite de l’envoi de la lettre d’annonce.

Pour un financement de plus de 25 000 $, l’aide sera répartie en un minimum de deux versements annuels, dont le premier ne pourra représenter plus de 80 % du soutien annuel accordé. Dans chaque cas, le dernier versement prévu à une entente de financement ne sera effectué qu’une fois tous les documents de reddition de comptes déposés au Secrétariat.

Ce volet vise à améliorer et à renouveler les infrastructures des organismes d’action communautaire afin d’en augmenter et d’en consolider les capacités d’intervention.

Projets admissibles

• Une rénovation ou un aménagement qui vise à améliorer les infrastructures d’un organisme d’action communautaire
• Une construction qui vise à renouveler les infrastructures d’un organisme d’action communautaire

Pour être admissibles, les projets doivent permettre l’atteinte des objectifs poursuivis par cette enveloppe et être déposés au Secrétariat, au plus tard, le 1^er mars 2027.

Infrastructures admissibles

Les infrastructures à vocation communautaire, incluant l’hébergement temporaire, de transit ou d’urgence, sont admissibles. Pour être admissible au financement, l’organisme d’action communautaire doit se trouver dans l’une ou l’autre des situations suivantes :

• Être propriétaire en titre de l’infrastructure visée;
• Être en voie d’en faire l’acquisition et le démontrer par l’entremise d’un engagement écrit formel;
• Détenir ou être en voie de détenir un bail ou une emphytéose dont la durée minimale est ou sera de :
  • cinq ans après la fin des travaux si la demande d’aide financière est de 100 000 $ ou moins;
  • dix ans après la fin des travaux si la demande d’aide financière est de plus de 100 000 $.

Exigence d’appel à la concurrence

Dans le cas de la réalisation d’un projet admissible qui nécessite des travaux de construction de 100 000 $ ou plus, l’organisme d’action communautaire n’a pas à recourir à un appel d’offres public pour l’adjudication du contrat au sens de la Loi sur les contrats des organismes publics.

Toutefois, il doit respecter l’une des deux exigences minimales suivantes pour l’adjudication d’un contrat relatif à des travaux de construction de 100 000 $ ou plus, mais de moins de 1 000 000 $ :

• Procéder à un appel d’offres ouvert avec une annonce publique;
• Procéder à un appel d’offres sur invitation auprès d’au moins trois entreprises compétentes.

Pour les travaux de construction de 1 000 000 $ et plus, l’organisme d’action communautaire admissible doit minimalement procéder à un appel d’offres ouvert avec une annonce publique. Dans un tel cas, les demandes de soumission sont annoncées publiquement, le plus souvent dans les journaux, par des affiches dans les bureaux locaux des associations de la construction ou par le truchement d’un service électronique public. Ces demandes doivent donner l’occasion à toutes les entreprises compétentes intéressées par le projet de faire une soumission. La zone de diffusion des annonces ou des avis publics pour un projet doit être suffisamment grande pour garantir un nombre suffisant d’entreprises compétentes intéressées, de sorte qu’un processus d’appels d’offres concurrentiel soit réalisé. 

Pour toutes les formes d’appel à la concurrence, en ce qui concerne un contrat d’exécution de travaux de construction, soit l’appel d’offres ouvert avec une annonce publique ou sur invitation :

• le délai pour la réception des soumissions ne doit pas être inférieur à quinze jours;
• les soumissions ne sont demandées et les contrats qui peuvent en découler ne sont accordés que suivant l’une ou l’autre des bases suivantes :
  • à prix forfaitaire;
  • à prix unitaire.

L’aide financière ne peut servir à effectuer un paiement au bénéfice de toute entité qui se trouve dans l’une ou plusieurs des situations suivantes :

• Être inscrite au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics
• Au cours des deux années avant la demande d’aide financière, avoir fait défaut de respecter ses obligations après avoir été dûment mise en demeure en lien avec une aide financière antérieure accordée par un ministère ou un organisme subventionnaire du gouvernement du Québec

Coûts admissibles et non admissibles

De façon générale, tous les coûts nécessaires à la réalisation des projets sont admissibles, soit les dépenses en immobilisation, telles que définies selon les principes comptables généralement reconnus, ainsi que les frais engagés. Les dépenses admissibles comprennent les frais :

• liés aux contrats d’entreprise pour la réalisation des travaux admissibles;
• de régie;
• incidents, y compris les honoraires et les analyses pertinentes, de même que ceux de financement temporaire;
• d’achat d’équipements communautaires nécessaires au projet;
• liés à l’acquisition des nouvelles technologies de l’information, tels l’équipement informatique, les logiciels, les progiciels, les mises à jour, les mises à niveau et la formation nécessaire à l’utilisation.

Les coûts non admissibles au financement sont ceux qui ont trait à l’entretien usuel ainsi que les dépenses effectuées avant la date du dépôt du dossier, incluant celles pour lesquelles l’organisme d’action communautaire a pris des engagements contractuels.

Aide financière

L’aide financière prendra la forme d’une contribution non remboursable. Le cumul des aides financières entre les ordres gouvernementaux ne devra pas dépasser le total des dépenses admissibles.

Toutefois, l’aide financière accordée par le gouvernement du Québec à un organisme d’action communautaire ne pourra dépasser 80 % des coûts admissibles. Le financement complémentaire de 20 % devra provenir d’une source autre qu’un ministère ou un organisme du gouvernement du Québec. Les organismes d’action communautaire devront déclarer l’ensemble des sources confirmées prévues dans leur demande de financement. Le Secrétariats’assurera qu’aucune autre source ne contribuera au remboursement des mêmes dépenses.

Pour les travaux de rénovation et d’aménagement (réfection, agrandissement, etc.), la somme maximale par organisme d’action communautaire sera limitée à 800 000 $ sur cinq ans, sauf exception. Un organisme d’action communautaire pourra mettre en œuvre plusieurs projets, sans toutefois dépasser le montant maximal.

Une exception pourra être accordée dans le cas d’un organisme d’action communautaire qui présentera une demande de financement pour son point de service qui répondra aux critères suivants :

• Offrir des services similaires à ceux de l’organisme d’action communautaire principal;
• Être situé en milieu urbain, dans la même région administrative que l’organisme d’action communautaire principal, mais dans une municipalité différente;
• Répondre à la demande d’une clientèle qui, pour des raisons géographiques, ne peut avoir accès aux services offerts par l’organisme d’action communautaire principal.

Dans ce cas précis, l’organisme d’action communautaire pourra obtenir une somme additionnelle maximale de 400 000 $ pour répondre aux besoins en infrastructures de son point de service.

La construction de nouvelles infrastructures ne sera pas assujettie à la limite de 800 000 $ sur cinq ans.

Suivi et reddition de comptes

Un financement de 25 000 $ ou moins pourra être formalisé par une lettre d’annonce qui précisera la raison de la subvention et les obligations du demandeur.

Chaque financement de plus de 25 000 $ sera formalisé dans une entente qui devra contenir :

• les obligations des parties signataires;
• une description détaillée du projet ainsi que des objectifs;
• des indicateurs de gestion et de production des rapports.

Chaque organisme d’action communautaire subventionné à plus de 25 000 $ devra minimalement fournir une reddition de comptes conforme aux dispositions de l’entente de financement. Cette reddition de comptes prendra la forme d’un rapport qui comprendra obligatoirement :

• un certificat d’achèvement relatif au projet, de façon à attester que les travaux prévus dans l’entente sont terminés et conformes;
• un rapport financier, constitué d’un état détaillé des revenus et des dépenses du projet, entériné par une voie de résolution qui émanera du conseil d’administration de l’organisme d’action communautaire.

En tout temps, l’organisme d’action communautaire devra maintenir une comptabilité distincte propre aux dépenses imputables au projet, conformément aux principes comptables généralement acceptés.

Versements de l’aide financière

Pour un financement de 25 000 $ ou moins, l’aide pourra être entièrement versée à la suite de l’envoi de la lettre d’annonce.

Pour un financement de plus de 25 000 $, mais de moins de 100 000 $, l’aide sera répartie en un minimum de deux versements, dont le premier ne pourra représenter plus de 80 % du soutien accordé. Dans chaque cas, le dernier versement prévu à une entente de financement ne sera effectué qu’une fois tous les documents de reddition de comptes déposés au SRPNI.

Pour un financement de 100 000 $ ou plus, l’aide prendra la forme d’un des trois cas de figure suivants :

• Répartition en un minimum de deux versements, dont le premier ne pourra représenter plus de 80 % de l’aide financière accordée. Dans chaque cas, le dernier versement prévu à une entente de financement ne sera effectué qu’une fois tous les documents de reddition de comptes déposés au Secrétariat;
• Remboursement d’un emprunt auprès d’une institution financière en un seul versement. Le Secrétariat remboursera, s’il y a lieu, le capital, les intérêts et les frais inhérents à l’emprunt contracté par l’organisme auprès de l’institution financière de son choix;
• Remboursement d’un emprunt auprès d’une institution financière, sous forme de remboursement d’un service de dette. Le Secrétariat remboursera, s’il y a lieu, le capital, les intérêts et les frais inhérents à l’emprunt contracté par l’organisme auprès de l’institution financière de son choix.

Lorsque l’aide financière sera versée sous forme de remboursement d’un service de dette à long terme, cela se fera sur une période qui se situera entre :

• trois et cinq ans, pour une somme égale ou inférieure à 500 000 $;
• cinq et dix ans, pour une somme supérieure à 500 000 $.