Sélection des demandes

Présentation d’une demande d’aide financière  

Le demandeur peut présenter une demande en vertu de l’un ou l’autre des volets ou des deux. Pour être soumise à l’évaluation, la demande doit être complète, compréhensible et fondée sur des données exactes, sinon il appartiendra au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère. 

Volet 1 : Entente de développement culturel  

Les demandes d’aide financière doivent être présentées dans le cadre d’un appel de propositions aux dates déterminées par le Ministère. Pour connaître ces dates, consultez le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo).

Le demandeur produit une demande d’aide financière, au moyen d’un formulaire accessible dans le service en ligne di@pason, qui est automatiquement acheminée à la direction régionale du Ministère responsable de son traitement. La demande suit une procédure en trois phases. 

D’abord, le demandeur remplit une demande initiale. Cette phase permet au demandeur d’indiquer au Ministère :

• la durée souhaitée de l’entente (1, 2 ou 3 ans);
• la liste des actions envisagées, leur coût et les sommes des investissements qui y seraient affectés, la clientèle ciblée pour chaque action (exemple : les personnes aînées);
• la somme de l’aide financière demandée et celle de la contribution de la Municipalité et de ses partenaires.
  • Il est à noter que les biens et services reçus en tant que don ou contribution non financière ne sont pas comptabilisables dans le cadre du programme.

Ensuite, dans une deuxième phase si le demandeur est jugé admissible, le Ministère procède à l’analyse de sa demande initiale. Lors de cette étape, il examine l’ensemble des demandes reçues en fonction des critères énoncés à la section . Le Ministère priorisera au besoin les demandes suivant le barème inscrit à la section Notation et priorisation des demandes.  

Finalement, si la demande initiale est évaluée favorablement, le Ministère lui transmet une proposition financière, sur la base des critères de répartition de l’enveloppe régionale, et l’invite à compléter sa demande. À cette troisième étape, le demandeur précise le plan d’action détaillé de l’entente dans le service en ligne di@pason. Il énonce les objectifs poursuivis suivant les caractéristiques SMART, ainsi que les actions et les ressources financières que lui et ses partenaires comptent engager au cours de la période envisagée. Le Ministère pourra accompagner le demandeur dans la rédaction de son plan d’action. 

Documents demandés

La demande complète doit être accompagnée des documents suivants :

• la résolution sur la demande, adoptée par les autorités compétentes du demandeur et qui précise : la volonté de conclure une entente de partenariat, la durée de l’entente, la date à laquelle la résolution a été prise et, au besoin, le titre de la ou du mandataire;
• le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2,33 Mo) dûment signé;
• les lignes directrices du demandeur en matière de gestion écoresponsable, si elles sont disponibles;
• tout document complémentaire et pertinent qui permet d’appuyer et d’analyser la demande. 

Volet 2 : Entente sectorielle de développement 

La conclusion d’ententes sectorielles de développement du secteur de la culture et des communications est traitée en continu. La procédure met à contribution le Ministère en amont de la concertation. 

Le demandeur admissible achemine sa proposition de partenariat par écrit à la direction régionale du Ministère offrant un service sur son territoire. La proposition comprend les informations suivantes :

• l’objectif général et les objectifs spécifiques de l’entente;
• le montage financier de l’entente;
• la liste des partenaires de l’entente et l’engagement financier;
• la durée de l’entente. 

Ce n’est qu’une fois que l’entente est approuvée et que la convention de partenariat est signée par l’ensemble des partenaires que sont élaborés, par un comité formé des partenaires, le plan d’action de l’entente ainsi que le budget de dépenses devant être entérinés par tous. 

Documents demandés

La demande doit être accompagnée des documents suivants :

• la résolution sur la demande, adoptée par les autorités compétentes de chaque partenaire municipal et qui précise : la volonté de conclure une entente de partenariat, la durée de l’entente, la date à laquelle la résolution a été prise et, au besoin, le titre de la ou du mandataire;
• tout document complémentaire et pertinent qui permet d’appuyer et d’analyser la demande. 

Sociétés apparentées 

Volet 1 et 2 : Entente de développement culturel et entente sectorielle de développement

Si le demandeur est en relation d’affaires avec une ou des sociétés apparentées (entreprise ou organisme contrôlé directement ou indirectement par la même administration que la sienne), il doit :

• en informer le Ministère en fournissant, pour chacune d’entre elles, son nom légal et son numéro d’entreprise du Québec;
• démontrer qu’il est l’unique bénéficiaire de ses surplus ainsi que des subventions qui lui sont attribuées et de tout autre apport externe;
• fournir la preuve que ses transactions avec des sociétés apparentées :
  • sont documentées formellement par contrat ou entente écrite,
  • font l’objet d’une divulgation par voie de notes aux états financiers (conformément aux principes comptables généralement admis),
  • sont établies selon des conditions et à des coûts qui sont inférieurs ou au moins comparables à ceux qui auraient cours avec une tierce partie;
• rendre accessibles au Ministère, à sa demande, les états financiers de chacune de ces sociétés apparentées. 

Critères de sélection de la demande d’aide financière  

L’évaluation de la demande est réalisée par le Ministère. Ce dernier peut recourir, au besoin, à de l’expertise externe qui ne doit pas se trouver dans une situation de conflit d’intérêts réel ni apparent. 

Le Ministère se réserve le droit de limiter le nombre de demandes sélectionnées ou d’effectuer une proposition financière à la baisse afin de respecter l’enveloppe budgétaire et les sommes disponibles. 

Volet 1 : Entente de développement culturel 

Afin de joindre le plus grand nombre de citoyennes et citoyens par ses ententes, le Ministère privilégie les demandes provenant des MRC. Si une MRC et une municipalité locale comprise dans cette MRC présentent une demande d’aide financière séparément, la Municipalité et la MRC devront démontrer que les actions qu’elles mèneront dans le cadre du programme seront complémentaires à celles conduites par leur vis-à-vis afin d’assurer un développement culturel cohérent sur le territoire de la MRC. Le Ministère pourra accompagner les municipalités dans leur concertation.

Une demande est étudiée selon les critères ci-dessous.  

Tableau I

Critères de sélection d’une demande d’aide financière, volet 1 : Entente de développement culturel

Volet 2 : Entente sectorielle de développement

La demande est étudiée selon les critères ci-dessous.

Tableau II

Critères de sélection d’une demande d’aide financière, volet 2 : Entente sectorielle de développement

Notation et priorisation des demandes 

La demande est notée selon l’échelle suivante.

Tableau III

Échelle de pointage, volets 1 et 2

La demande sera priorisée en fonction du barème ci-dessous :

• de 80 % à 100 %: priorité 1;
• de 60 % à 79 %: priorité 2;
• de 0 à 59 %: demande non retenue.