Renseignements à fournir pour déclarer un bénéficiaire ultime d'une entreprise
Nouvelles obligations
Depuis le 31 mars 2023, toute entreprise visée par les nouvelles obligations doit fournir les renseignements requis. L’entreprise immatriculée doit accéder en ligne à Mon bureau et produire une déclaration de mise à jour annuelle ou courante. La nouvelle entreprise doit les déclarer dans sa déclaration d’immatriculation, sa déclaration initiale ou sa déclaration de réimmatriculation.
Les entreprises visées doivent déclarer au Registraire des entreprises des informations relatives à leurs bénéficiaires ultimes Lire le contenu de la note numéro 1 .
L’entreprise doit s’assurer de la légalité et de l’exactitude des informations transmises au Registraire des entreprises.
Informations à fournir sur les bénéficiaires ultimes
Nom et prénom
L’entreprise doit déclarer le nom et prénom de chaque bénéficiaire ultime. Si un bénéficiaire ultime est une entreprise, le nom de celle-ci doit être déclaré.
Date de naissance
L’entreprise doit déclarer le jour, le mois et l’année de naissance de chaque bénéficiaire ultime.
Autres noms utilisés
Les autres noms devant être déclarés sont ceux que le bénéficiaire ultime utilise au Québec et sous lesquels il s’identifie (par exemple, un pseudonyme). Il peut s’agir de tout autre nom d’une personne physique, que celui-ci soit ou non utilisé dans le cadre de l’exercice des activités d’une entreprise.
Date à laquelle il est devenu un bénéficiaire ultime et celle à laquelle il a cessé de l’être
L’entreprise doit déclarer pour chaque bénéficiaire ultime, la date à laquelle celui-ci est devenu un bénéficiaire ultime et la date à laquelle il a cessé de l’être, s’il y a lieu.
La date à laquelle il est devenu un bénéficiaire ultime doit être postérieure ou correspondre à la date de constitution de l’entreprise ou d’immatriculation au registre des entreprises.
Adresse professionnelle et adresse du domicile
La déclaration de l’adresse du domicile d’un bénéficiaire ultime est obligatoire, mais elle ne sera pas accessible au public lorsqu’une adresse professionnelle valide est déclarée. Si aucune adresse professionnelle n’est déclarée à l’égard d’un bénéficiaire ultime, son adresse de domicile sera accessible au public.
L’adresse professionnelle d’une personne physique correspond à son principal lieu de travail ou d’affaires. Il est à souligner qu’une case postale ne peut tenir lieu d’adresse professionnelle. De même, une personne physique ne peut avoir qu’une seule adresse professionnelle déclarée au registre, et celle-ci doit être la même, peu importe l’entreprise dans laquelle cette personne physique se trouve. Dans le cas où une personne occupe plusieurs emplois ou gère plusieurs affaires, le choix de l’adresse professionnelle est laissé à la discrétion de l’assujetti.
À noter qu’un bénéficiaire ultime ne peut avoir qu’une seule adresse professionnelle, et celle-ci doit être la même, peu importe l’entreprise dans laquelle ce bénéficiaire ultime se trouve.
Condition en vertu de laquelle elle est un bénéficiaire ultime
Une personne physique est bénéficiaire ultime d’une entreprise si elle satisfait à l’une ou l’autre des conditions prévues par la Loi sur la publicité légale des entreprises. De plus, s’il y a lieu, l’entreprise doit déclarer le pourcentage des droits de vote ou de la juste valeur marchande.
Par exemple, si le bénéficiaire ultime exerce un contrôle de fait Lire le contenu de la note numéro 2 de l’entreprise ou s’il contrôle 25 % ou plus des actions, des parts ou des unités de celle-ci ou en est le détenteur ou le bénéficiaire, l’entreprise doit le déclarer.
Publication des informations
Certaines des informations seront accessibles au public alors que d’autres ne le seront pas.
Informations publiques au registre
Les informations suivantes sont déclarées au registre et accessibles au public :
- nom et prénom;
- nom de l’entreprise lorsque le bénéficiaire ultime est une entreprise;
- autre(s) nom(s) utilisé(s) au Québec et sous lesquels il s’identifie (par ex., pseudonyme);
- date à laquelle il est devenu un bénéficiaire ultime et celle à laquelle il a cessé de l’être;
- adresse professionnelle si déclarée, sinon l’adresse du domicile;
- condition en vertu de laquelle il est un bénéficiaire ultime et le pourcentage des droits de vote ou de la juste valeur marchande.
Informations non publiques au registre
Les informations suivantes sont déclarées au registre et non accessibles au public :
- date de naissance;
- adresse du domicile si une adresse professionnelle valide est déclarée;
- certaines informations relatives à une personne mineure qui est bénéficiaire ultime d’une entreprise. Cependant, une mention sera tout de même inscrite au registre à l’effet qu’il existe un bénéficiaire ultime.
Informations opposables aux tiers
Certaines informations publiées au registre concernant les bénéficiaires ultimes sont opposables aux tiers à compter de la date où elles sont inscrites à l’état des informations et font preuve de leur contenu en faveur des tiers de bonne foi. Ces informations ne peuvent être contredites par l’entreprise à l’encontre d’un tiers de bonne foi.
Les informations opposables aux tiers sont les suivantes :
- nom et domicile des bénéficiaires ultimes;
- date à laquelle un bénéficiaire ultime l’est devenu et celle à laquelle il a cessé de l’être;
- condition en vertu de laquelle il est un bénéficiaire ultime et le pourcentage des droits de vote ou de la juste valeur marchande;
- adresse professionnelle d’une personne physique telle qu’un bénéficiaire ultime.
Les autres noms des bénéficiaires ultimes ne sont pas opposables aux tiers.
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Note de bas de page numéro 1Dans son sens commun, un bénéficiaire ultime est une personne physique qui détient un droit lui permettant de profiter d’une partie des revenus ou des actifs d’une entreprise ou un droit lui permettant de diriger ou d’influencer les activités d’une telle entreprise. Au Québec, un bénéficiaire ultime est notamment la personne qui a 25 % ou plus des droits de vote ou de la juste valeur marchande. Retour à la référence de la note numéro 1
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Note de bas de page numéro 2Le contrôle de fait d’une entreprise survient lorsqu’une personne est en mesure d’influencer de manière importante les décisions d’une entreprise. Pour déterminer s’il existe une telle influence, les articles 21.25 et 21.25.1 de la Loi sur les impôts (chapitre I-3) s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires. Ainsi, pour déterminer si une personne a, relativement à une entreprise, une influence directe ou indirecte telle que, si elle était exercée, il en résulterait un contrôle de fait, il faut prendre en compte l’ensemble des facteurs pertinents dans les circonstances. Cela implique une analyse juridique, documentaire et factuelle. Il peut s’agir, par exemple, d’une influence d’un membre de la famille, d’un employé de longue date, d’un client ou d’un créancier sur la gestion d’une entreprise. Il est à noter que les situations de contrôle de fait ne se limitent pas à ces exemples. Retour à la référence de la note numéro 2
Dernière mise à jour : 28 septembre 2022
