Responsabilités des bureaux coordonnateurs envers les RSGE

Les bureaux coordonnateurs (BC) de la garde éducative en milieu familial doivent exercer leurs fonctions dans le territoire qui leur est attribué. Ils sont divisés par territoires pour permettre de faciliter les relations avec les organismes de leur milieu. Les territoires sont délimités par les frontières des municipalités régionales de comté (MRC), des centres intégrés de santé et de services sociaux (CISSS), en tout ou en partie, ainsi que des villes ou des arrondissements.

Pour trouver un BC ou pour plus d’information, consultez le répertoire des bureaux coordonnateurs. 

Seul le bureau coordonnateur peut reconnaître des personnes aspirant à offrir la garde en milieu familial et aptes à le faire.  

Le bureau coordonnateur a la responsabilité d’analyser toutes les demandes de reconnaissance qui lui sont soumises.

La reconnaissance est accordée pour une période de cinq ans et peut être renouvelée. Le bureau coordonnateur a la responsabilité de s’assurer que les conditions menant à la reconnaissance sont toujours respectées avant de la renouveler. Dans certaines circonstances, il peut refuser de la renouveler, la suspendre ou même la révoquer.

Trousse d’aide pour la reconnaissance d’une RSGE

Pour en savoir plus sur le processus, veuillez consulter les documents suivants :

• La trajectoire de la personne qui souhaite obtenir une reconnaissance (PDF 206 Ko)
• La trajectoire de la RSGE, de la reconnaissance jusqu’à son renouvellement (PDF 206 Ko)
• Les rôles et responsabilités des bureaux coordonnateurs et des RSGE (PDF 343 Ko)
• La grille des éléments qui sont vérifiés lors des visites par le BC (PDF 368 Ko)
• Le guide d’information : Se faire reconnaître à titre de RSGE (PDF 803 Ko)

L’obtention d’une reconnaissance n’est pas liée à l’attribution de places subventionnées. Ces dernières doivent faire l’objet d’une demande par la RSGE à son BC. Que des places subventionnées lui soit attribuées ou non, la RSGE doit offrir le même service. 

Bien que les RSGE relèvent des BC et non du ministère de la Famille (Ministère), une fois reconnues, elles doivent être inscrites, par le BC, au registre des RSGE du Ministère. Pour faciliter l’utilisation du registre, les bureaux coordonnateurs sont invités à consulter son guide d’utilisation (PDF 2,67 Mo). 

Le bureau coordonnateur doit s’assurer du respect des normes établies par la Loi sur les services de garde éducatifs à l'enfance et applicables aux RSGE de son territoire. Il a la responsabilité d’effectuer annuellement trois visites à l’improviste dans les résidences où sont fournis les services de garde, et ce, pendant leur prestation afin de s’assurer que la Loi et les règlements sont respectés, notamment en ce qui concerne les conditions de reconnaissance. 

Cette fonction est confiée habituellement à un agent ou une agente de conformité qui planifie et effectue les visites, constate le respect des règlements, détermine les mesures correctives nécessaires et vérifie leur application. Les agents de conformité ne peuvent être affectées au soutien pédagogique et technique qui est offert aux RSGE. 

Pour en savoir plus, consultez la fiche d’information concernant l’article 47 du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance (PDF 26 Ko).

Le nombre de places subventionnées qui sont réparties entre les RSGE du territoire est fixé dans l’agrément du bureau coordonnateur. Celui-ci a la responsabilité de les répartir, selon les instructions de la ou du ministre et de façon à répondre aux besoins de garde des parents. 

En concertation avec les organismes des milieux institutionnel, social, éducatif et communautaire, le bureau coordonnateur doit tenir compte des caractéristiques géographiques, sociales et économiques de la population du territoire. Cela lui permettra d’adapter, au mieux, les services de garde aux besoins des parents. Le bureau coordonnateur a également la responsabilité de s’assurer que toutes les places réparties sont réellement occupées et, au besoin, il doit les réaffecter afin qu’elles répondent à l’évolution des besoins des parents. 

Le bureau coordonnateur qui a attribué toutes ses places peut faire une demande d’augmentation de places subventionnées (PDF 363 Ko).

Le bureau coordonnateur a la responsabilité de déterminer si le parent qui présente une demande de place à contribution réduite y est admissible. 

Ainsi, le parent qui désire profiter de la contribution réduite ou être exempté de son paiement en fait la demande à la RSGE. Si cette dernière a une place à contribution réduite disponible, elle fournit au parent le formulaire qu'il doit remplir. La RSGE à qui le parent retourne le formulaire et les documents remplis, doit les faire parvenir sans délai à son bureau coordonnateur. Si le parent répond aux conditions prévues au Règlement sur la contribution réduite, le bureau coordonnateur doit accepter la demande et en aviser la RSGE dans les cinq jours ouvrables. 

Pour plus d’information sur les personnes admissibles à la contribution réduite, consultez la section Services de garde subventionnés. 

Dossier du parent

Le bureau coordonnateur doit conserver un dossier sur chacun des parents qui fait une demande d’admissibilité à la contribution réduite et, s’il y a lieu, sur l’exemption de paiement. Ce dossier contient le formulaire de demande d’admissibilité, une copie des décisions relatives à la demande, les documents montrant que le parent admis à payer la contribution réduite répond aux exigences, une copie de toute correspondance relative à la contribution réduite ainsi qu’une copie de l’entente de services de garde et de toute entente particulière intervenues entre le parent et la RSGE. Toute modification à ces ententes doit aussi être déposée au dossier. 

Le bureau coordonnateur est responsable d’administrer, suivant les instructions du ou de la ministre, l’octroi, le paiement, le maintien, la suspension, la diminution, le retrait ou la récupération de subventions aux RSGE.  

Il assure également la signature et la gestion des ententes proposées par la ou le ministre ainsi que des documents et renseignements nécessaires à l’administration des subventions. 

L’instruction n^o9 (PDF 894 Ko) définit les mécanismes de contrôle interne et indique quels sont les documents exigés pour l’octroi et le paiement des subventions aux RSGE.  

Les bureaux coordonnateurs doivent rendre disponible, à l’intention des parents, de l’information concernant la prestation de services de garde éducatifs en milieu familial. Ils ne peuvent cependant transmettre des renseignements confidentiels concernant le dossier d’une RSGE.

Les bureaux coordonnateurs doivent aussi faire de la prospection sur leur territoire afin de repérer et de guider les personnes qui souhaiteraient devenir RSGE.

Ils ont également la responsabilité de promouvoir la garde en milieu familial comme mode de prestation de services de garde éducatifs à l’enfance.

Le bureau coordonnateur doit offrir, sur demande, un soutien pédagogique et technique.  

Ce soutien peut prendre différentes formes : formations, matériel pédagogique, livres, visite de soutien, etc.  

Le bureau coordonnateur a la responsabilité de traiter les plaintes concernant les RSGE qu’il a reconnues. Un parent ou toute autre personne qui souhaite exprimer des insatisfactions devrait  s’adresser d’abord directement à la RSGE, puisqu’elle est la première responsable de la qualité des services qu’elle offre. Dans un second temps, on peut s’adresser au bureau coordonnateur.

Peu importe l’approche retenue par la personne qui est insatisfaite, le traitement de la plainte doit favoriser l’entente entre cette personne et la RSGE afin de mieux répondre aux besoins des enfants et d’augmenter la satisfaction des parents à l’égard des services rendus. Cette ligne de conduite permet également la recherche de solutions acceptables et peut contribuer à préserver le lien de confiance entre le parent et la RSGE.

Le traitement d’une plainte permet au bureau coordonnateur de faire un suivi auprès de la RSGE et de lui proposer des ajustements pour remédier à la situation. Les plaintes reçues constituent un précieux indicateur de la qualité des services offerts dans le milieu de garde. Leur examen permet au bureau coordonnateur de remarquer des attitudes inappropriées, d’évaluer des situations à risque ou encore de détecter des comportements qui constituent de l’abus et qui doivent être signalés au directeur de la protection de la jeunesse.

Enfin, le bureau coordonnateur doit constituer un registre des plaintes reçues qui  inclura les documents relatifs au suivi de ces plaintes.

À cette fin, le Ministère rend accessible le guide administratif Le traitement des plaintes concernant les personnes responsables d'un service de garde éducatif en milieu familial et les visites à l'improviste (PDF 444 Ko).

Pour être au courant de la publication des futures éditions, inscrivez-vous aux infolettres du ministère de la Famille.   

Instructions

Les instructions présentées ci-dessous sont les seules valides. Les bureaux coordonnateurs doivent s’assurer que les personnes responsables d’un service de garde éducatif en milieu familial sont informées de leur existence. 

Directives

Une directive vise à rendre uniforme une activité ou une situation commune à tous les intervenants et intervenantes afin :

• d’assurer une plus grande cohérence des actes accomplis dans l’application des lois et des règlements, et
• d’expliquer aux personnes intéressées le sens dans lequel on doit orienter la prise de décision.

Documents d'information

Des documents d’information sont diffusés dans le but de renseigner sur un ou des sujets d’intérêt général ou pour expliciter des informations véhiculées.

Pour rester au courant des dernières nouveautés, consultez notre bulletin Courrier du milieu familial.