Dépôt d’une demande

Les demandeurs admissibles peuvent déposer une demande d’aide financière dans le cadre de un ou plusieurs volets, lorsque ceux-ci sont ouverts. La période d’ouverture des volets et des sous-volets sera inscrite dans le calendrier des programmes (PDF 0,93 Mo), sur le site Web du Ministère.

Les ententes peuvent être de 1, 2 ou 3 ans. Le terme autorisé dépend des disponibilités budgétaires du Ministère et peut être revu à la baisse lors des étapes 2 et/ou 4 de la procédure d’analyse, de priorisation et de recommandation des demandes.

À moins d’un avis contraire, la demande doit être déposée auprès de la direction régionale du Ministère responsable du territoire du demandeur. Pour être soumise à l’évaluation, la demande doit être complète, compréhensible et fondée sur des données exactes, sinon il appartient au demandeur d’en corriger les lacunes dans le délai accordé par le Ministère. 

En déposant une demande d’aide financière, le demandeur consent à ce que certains renseignements, apparaissant dans sa demande, soient communiqués à un autre ministère ou organisme pour que le Ministère puisse s’assurer du respect de certaines mesures administratives ou obtenir l’expertise requise lors de l’analyse de la demande.

Objectifs de la procédure d’analyse, de priorisation et de recommandation 

La procédure d’analyse, de priorisation et de recommandation permet au demandeur de planifier ses besoins. Elle permet également au Ministère d’évaluer les besoins du demandeur et d’en établir une priorisation, en adéquation avec les disponibilités budgétaires, les critères d’évaluation et de priorisation des demandes, les indicateurs du Programme et la pérennité des interventions projetées.

La procédure se présente en quatre étapes, soit le dépôt d’une demande initiale, l’analyse de l’admissibilité, la planification finale des interventions, puis l’évaluation et la priorisation des interventions. Les délais qui encadrent chacune des étapes sont calculés en journées ouvrables.

Afin d’assurer l’objectivité et l’impartialité de la procédure, le demandeur devra terminer l’ensemble des étapes et se conformer aux exigences du Programme.

1^re étape : dépôt d’une demande initiale  

Le demandeur doit remplir le Formulaire de demande initiale (XLSX 88 Ko), disponible sur le site Web du Ministère, et le soumettre à la direction régionale responsable de son territoire. Il doit également transmettre les pièces justificatives ci-dessous.

Documents obligatoires à joindre à la demande initiale

Le formulaire de demande d’aide financière initiale doit être joint et il comprend :

• une prévision des besoins financiers, par action, pour chaque volet faisant l’objet de la demande;
• la liste des biens patrimoniaux qui font l’objet de l’aide financière pour le sous‑volet 4.2;
• la somme de la subvention demandée;
• la somme préliminaire de la contribution financière du demandeur.

2^e étape : analyse de l’admissibilité 

Les demandes initiales, dûment soumises et complètes, seront analysées au regard des conditions de conformité et des critères d’admissibilité présentés précédemment. À cette étape, l’un des trois statuts de traitement suivants sera attribué aux demandes.

• Non admissible

Un demandeur non admissible ou dont la demande ne serait pas admissible sera avisé et recevra une lettre à cet effet dans les 10 jours suivant le dépôt de sa demande.

• Refusée

Une demande admissible, mais jugée incomplète, n’est pas priorisée et peut être refusée sans que le demandeur ne soit invité à la clarifier. Le cas échéant, le demandeur est avisé et reçoit une lettre à cet effet dans les quatre semaines suivant la clôture de la période de dépôt des demandes.

• Admissible

Un demandeur admissible, dont la demande est complète et les actions sont admissibles, est invité par le Ministère à déposer son formulaire de demande et son plan d’intervention final.

L’attribution d’un statut d’admissibilité d’une demande initiale n’accorde aucune garantie de financement ni n’impose aucune obligation au Ministère.

3^e étape : planification finale des interventions 

Le demandeur dont la demande est rendue admissible doit compléter sa demande finale en précisant d’abord ses besoins au moyen du Formulaire de demande et de reddition de comptes. Pour être conforme et complète, une demande doit contenir l’ensemble des informations et des documents obligatoires énoncés ci-bas. 

Documents obligatoires à joindre à la demande finale

Voici la liste des documents à joindre pour les demandes admissibles aux volets 1 à 4 (incluant les sous-volets 4.1 et 4.2) : 

• le Formulaire de demande et de reddition de comptes, dûment rempli et incluant :
  • les besoins financiers détaillés, par action, pour chaque volet,
  • les échéances prévues pour la réalisation des actions et des interventions,
  • la liste des biens patrimoniaux admissibles visés par des interventions (si la demande est présentée dans le cadre du sous-volet 4.2);
• un bordereau de prix des travaux confirmant (si la demande est présentée dans le cadre du volet 4.2) :
  • la portée des interventions, ainsi que les techniques proposées pour intervenir sur les biens patrimoniaux,
  • les coûts par intervention inscrite dans le plan;
• une résolution sur la demande, incluant les éléments suivants :
  • nom de la ou du mandataire autorisé à signer le document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2,03 Mo),
  • la somme demandée au Ministère,
  • la somme de la contribution du demandeur,
  • la promesse d’adopter un règlement pour la mise en œuvre d’un programme municipal (si la demande est présentée dans le cadre du sous-volet 4.1). 

4^e étape : évaluation et priorisation des interventions 

La dernière étape débute à la fin du délai accordé pour concevoir le plan d’interventions final et prend fin à la signature des lettres d’annonce par le ministre.

Le Ministère procède à l’analyse des demandes admissibles en conformité avec les critères d’évaluation et de priorisation de chaque volet et sous-volet.

La complétion des quatre étapes de la procédure d’analyse, de priorisation et de recommandation ne constitue pas une garantie d’annonce d’une aide financière. Seules les demandes qui sont jugées complètes et qui ont répondu à l’ensemble des critères d’admissibilité, des conditions de conformité, ainsi que des critères d’analyse et de pondération, peuvent faire l’objet d’une recommandation administrative en vue d’une décision par les autorités compétentes.

Bonifications 

Lors des périodes de réouverture du Programme, les bénéficiaires peuvent demander une bonification d’une aide financière qui a déjà fait l’objet d’une annonce et dont la contribution maximale (par volet) n’a pas été atteinte. Il est également possible pour les bénéficiaires de souscrire à un ou des volets supplémentaires.

Les demandes de bonifications sont soumises à la même procédure d’analyse, de priorisation et de recommandation que les nouvelles demandes déposées en période de réouverture du Programme et sont analysées en fonction des critères d’évaluation et de priorisation. Les demandeurs qui n’ont pas d’entente en patrimoine en cours sont priorisés.

Les demandeurs qui souhaitent demander une bonification de leur aide financière doivent mettre à jour les documents obligatoires énumérés aux étapes 1 et 3 et les soumettre au Ministère pendant la période d’ouverture du Programme.

Obligations spécifiques au bénéficiaire du volet 4 

Les propriétaires bénéficiant d’une entente dans le cadre du sous-volet 4.2 doivent avoir obtenu les permis et les autorisations nécessaires avant la réalisation des travaux auprès des autorités compétentes (provinciales et/ou municipales). Le bénéficiaire municipal qui a une entente en vertu du sous-volet 4.1 doit s’assurer que les autorisations et les permis ont été délivrés avant la réalisation des travaux.

Documents obligatoires à déposer après l’annonce

Le bénéficiaire d’une entente dans le cadre du sous-volet 4.1 doit transmettre au Ministère, dans un délai de 3 mois suivant l’annonce :

• le règlement municipal établissant le programme municipal;
  • Le programme municipal vise uniquement les immeubles de propriété privée.
• une copie de son inventaire des biens patrimoniaux, attestant de l’admissibilité des biens visés par la demande. Les mises à jour effectuées pendant l’entente doivent également être transmises au Ministère.

De plus, les biens patrimoniaux classés ou situés sur un site patrimonial classé ou déclaré doivent, avant la réalisation des travaux, faire l’objet d’un rapport d’un professionnel attestant de l’état général de leurs différentes composantes. Cette obligation est effective pour les travaux de 250 k$ et plus et peut être imposée pour les projets d’envergure inférieure. Le rapport doit prendre la forme d’un carnet de santé ou d’un audit technique. Il doit être déposé au Ministère pour permettre à ce dernier d’évaluer la pérennité et la conformité des interventions projetées avant l’octroi de la subvention au bénéficiaire.

Des travaux qui sont entrepris sans que les exigences précédentes soient remplies peuvent être rendus non admissibles et les sommes versées, récupérées. Le cas échéant, une lettre attestant de cette décision est transmise à la Municipalité régionale de comté signataire de l’entente.

Les bénéficiaires d’une entente en vertu du sous-volet 4.2 doivent transmettre au Ministère, dans un délai de 3 mois suivant l’annonce, un rapport d’un professionnel attestant de l’état général, avant la réalisation des travaux, des biens patrimoniaux classés ou situés sur un site patrimonial classé ou déclaré et de leurs différentes composantes. Cette obligation est effective pour les travaux de 250 k$ et plus et peut être imposée pour les projets d’envergure inférieure. Le rapport doit prendre la forme d’un carnet de santé ou d’un audit technique pour permettre au Ministère d’évaluer la pérennité et la conformité des interventions projetées.

Les demandes soumises dans le cadre du sous-volet 4.2 et qui ne répondent pas à cette exigence peuvent être fermées et les sommes versées, récupérées. Le cas échéant, une lettre attestant de cette décision est transmise à la Municipalité régionale de comté signataire de l’entente. 

Délégation de la gestion administrative 

Les demandeurs admissibles peuvent déléguer la gestion du sous-volet 4.1 à une municipalité locale. Le bénéficiaire signataire de l’entente demeure responsable des redditions de comptes et doit satisfaire aux exigences du document Conditions d’octroi de l’aide financière (PDF 2,03 Mo). Il demeure également le répondant officiel du Ministère.