Reddition de comptes et mesures de contrôle

 Objectifs de la reddition de comptes 

La reddition de comptes s’inscrit dans une procédure de gestion par résultats. Elle doit alors être réalisée avec les outils d’information et de gestion ministériels et repose, notamment, sur un rapport financier relatif à la réalisation des actions et un bilan de l’état d’avancement des actions. Cette modalité permet entre autres au Ministère d’assurer un suivi adéquat de l’affectation de sa contribution financière dans ses divers secteurs d’intervention, de la conformité des actions réalisées, de l’utilisation des sommes versées ainsi que l’appréciation de l’atteinte de ses objectifs.

Le Ministère procède à l’analyse de la reddition de comptes de l’aide financière et, à cette fin, il :

1. effectue un examen des documents devant accompagner la reddition;
2. calcule la portion d’aide financière relative aux coûts admissibles pour le versement;
3. déduit des coûts admissibles toute somme relative à une partie des projets admissibles de l’entente que le bénéficiaire décide de ne pas réaliser.

Si le total des dépenses admissibles à la fin des projets acceptés dans le cadre du Programme est inférieur au coût maximal admissible estimé au début de l’entente, l’aide financière est ajustée en fonction des dépenses réalisées au terme de l’entente.

Obligations des bénéficiaires

Tous les projets réalisés dans le cadre du présent Programme peuvent faire l’objet, avant l’approbation de la reddition de comptes finale des dépenses, d’un examen par le Ministère ou d’une vérification par une autre entité gouvernementale.

Chaque bénéficiaire doit tenir des comptes et des registres appropriés et précis pour chacune des actions et des interventions réalisées dans le cadre du Programme. Le Ministère doit avoir accès à ces comptes et à ces registres dans un délai raisonnable, s’il en fait la demande. Les comptes et les registres relatifs à la réalisation de l’entente doivent être conservés pour une période d’au moins trois ans après la date de transmission au Ministère de la reddition de comptes finale.

Plus précisément, le bénéficiaire doit conserver les originaux des documents d’appel d’offres, des pièces justificatives et des preuves de paiement, dont les chèques compensés et les relevés de transactions, afférents à toutes les activités et à tous les travaux ayant fait l’objet d’une aide financière dans le cadre du Programme. 

Documents obligatoires pour les bénéficiaires municipaux de tous les volets 

Reddition de comptes annuelle

Il est attendu de chaque bénéficiaire municipal signataire d’une entente qu’une reddition de comptes partielle des actions soit transmise annuellement, soit trois mois après la fin de son exercice financier. La reddition de comptes comptabilise les dépenses (taxes nettes) admissibles et doit comprendre les informations suivantes :

• un rapport des dépenses réelles intervenues au cours de l’année financière du partenaire (du 1^er janvier au 31 décembre);
• un rapport des dépenses prévues entre le 1^er janvier et le 31 mars de l’année suivante;
• un rapport d’avancement des actions et interventions;
• tout autre renseignement ou document demandé par le ministre.

Reddition de comptes finale

Une reddition de comptes finale (XLSX 428 Ko) est attendue au plus tard 3 mois après la complétion du plan d’intervention final. La reddition de comptes comptabilise les dépenses (taxes nettes) admissibles et doit comprendre les informations suivantes :

• un rapport des dépenses réelles effectuées au cours de l’entente;
• l’attestation du respect des obligations liées au Programme, signée par la directrice générale ou le directeur général du bénéficiaire signataire de l’entente;
• une évaluation des retombées et des effets des actions et des interventions;
• tout autre renseignement ou document demandé par le ministre. 

De plus, pour toute entente de 250 k$ et plus, le bénéficiaire doit fournir un audit sur l’utilisation de la subvention, réalisé par un professionnel en exercice.

Les Normes canadiennes de services connexes utilisent l’expression « professionnel en exercice » pour désigner l’auditrice ou auditeur qui réalise la mission et qui prépare le rapport exigé en vertu de ces normes. Cette auditrice ou cet auditeur doit être titulaire d’un permis de comptabilité publique (comptable professionnelle agréée ou comptable professionnel agréé ayant le titre de CPA auditrice ou auditeur).

Spécificité du volet 2 : dépenses en régie

Afin que les dépenses en salaires effectuées en régie puissent être reconnues admissibles, la direction générale de la Municipalité doit fournir la liste des employées et employés municipaux dont le salaire est en tout ou en partie soutenu par l’entente, en plus de tenir un registre des feuilles de temps remplies par ces derniers et de le rendre disponible aux fins de vérification.

Concernant la reddition auprès du Ministère, la direction générale du bénéficiaire doit remplir et transmettre, jointe à la reddition de comptes, l’attestation de la directrice générale ou du directeur général concernant la liste des employées et employés municipaux dont le salaire est en tout ou en partie soutenu par l’entente. 

Spécificité du volet 4 : prix des matériaux

Lorsque le bénéficiaire municipal utilise une réserve de matériaux pour la réalisation des projets en régie, une ingénieure ou un ingénieur de la Municipalité, sa directrice générale ou son directeur général, ou sa secrétaire-trésorière ou son secrétaire-trésorier doit fournir comme pièce justificative le Rapport établissant les coûts des matériaux utilisés basés sur le coût réel d’achat.

Lorsqu’une ou un propriétaire privé acquiert des matériaux en vrac pour effectuer certains travaux par elle-même ou lui-même, elle ou il doit fournir des pièces justificatives attestant de leur achat.  

Bilan et évaluation du Programme 

Un bilan exposant les résultats du Programme sera réalisé en fonction des indicateurs présentés à l’annexe II et transmis, au plus tard le 30 novembre 2026, au Secrétariat du Conseil du trésor (Sous-secrétariat aux politiques budgétaires et aux programmes) suivant son approbation par le Ministère.