Faire partie du conseil d’administration d’un centre de la petite enfance ou d’un bureau coordonnateur

Cette page explique comment sont formés les conseils d’administration des centres de la petite enfance (CPE) et des bureaux coordonnateurs (BC). Elle présente aussi les principales responsabilités des membres et les façons, pour les parents, de participer à la gouvernance de leur service de garde.

Elle s’adresse aux parents qui utilisent ces services, aux membres d’un conseil d’administration et aux personnes qui souhaitent mieux comprendre le rôle du conseil d’administration d’un CPE ou d’un BC.

Le conseil d’administration prend les grandes décisions liées à l’organisation. Il veille à ce que les services soient offerts dans le respect de la mission, des règles applicables et des besoins des familles.

Les membres du conseil d’administration contribuent notamment à :

• orienter les priorités de l’organisation;
• assurer une saine gestion des ressources, notamment les ressources financières;
• soutenir la qualité des services offerts aux familles.

Les règles peuvent varier selon le type d’organisation et selon les documents adoptés par celle-ci, comme les règlements généraux.

En résumé, le conseil d’administration se concentre sur les orientations et la surveillance de l’organisation plutôt que sur sa gestion courante. Il veille à une saine utilisation de ses ressources et au respect des règles applicables, dans l’intérêt de l’organisation et de sa mission.

La composition du conseil d’administration dépend du type d’organisation. Dans tous les cas, des règles précisent :

• le nombre minimal de membres;
• la représentation des parents;
• les personnes qui peuvent siéger au conseil;
• les liens permis entre les membres et certaines personnes de l’organisation.

Ces règles visent notamment à favoriser l’indépendance des membres et à éviter que les décisions soient contrôlées par des personnes ayant des liens étroits entre elles.

Centre de la petite enfance

Le conseil d’administration d’un CPE doit compter au moins sept membres.

Ce conseil doit :

• être composé aux deux tiers de parents qui utilisent les services du CPE;
• compter au moins une personne issue du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire;
• compter au plus deux membres du personnel.

Aucun membre ne peut être lié à un autre membre. De plus, les parents et la personne issue du milieu ne peuvent pas faire partie du personnel du CPE ni être liés à un membre du personnel.

Des exceptions s’appliquent aux conseils d’administration composés de personnes autochtones pour un CPE situé sur un territoire autochtone.

Centre de la petite enfance agréé à titre de bureau coordonnateur

Le conseil d’administration d’un CPE agréé à titre de BC doit compter au moins neuf membres.

Ce conseil doit :

• être composé aux deux tiers de parents qui utilisent les services du CPE ou les services de garde en milieu familial reconnus par le BC;
• compter au moins une personne issue du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire;
• compter au plus une personne responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial;
• compter au plus deux membres du personnel.

Parmi les parents membres du conseil, au moins une personne doit utiliser les services du CPE et une autre doit utiliser des services de garde éducatifs en milieu familial. Aucun membre ne peut être lié à un autre membre ni à un membre du personnel du CPE ou du BC.

Des exceptions s’appliquent dans certains milieux autochtones.

Bureau coordonnateur

Le conseil d’administration d’un BC doit compter au moins cinq membres.

Ce conseil doit :

• être composé en majorité de parents qui utilisent les services;
• compter une personne issue du milieu des affaires, institutionnel, social, éducatif ou communautaire;
• compter au plus une personne responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial.

Aucun membre ne peut être lié à un autre membre, ni à un membre du personnel du BC, ni à une personne responsable d’un service de garde éducatif en milieu familial reconnue sur son territoire.

Les titulaires d’un permis de garde et les membres du conseil d’administration d’un service de garde, de même que les personnes qui leur sont liées ou qui sont à leur emploi, ne peuvent pas non plus siéger au conseil d’administration d’un BC.

Les membres du conseil d’administration doivent agir dans l’intérêt de l’organisation. Leur rôle est de contribuer à une saine gouvernance et gestion des fonds publics, en plus de soutenir la réalisation de la mission.

Devoirs des membres

Les membres du conseil d’administration doivent :

• agir dans le seul intérêt de la personne morale;
• se préparer adéquatement aux réunions et prendre connaissance des documents transmis;
• se renseigner adéquatement avant de prendre une décision;
• préserver la confidentialité des renseignements et des documents obtenus dans l’exercice de leurs fonctions;
• éviter les conflits d’intérêts et les divulguer lorsqu’ils surviennent;
• soutenir les décisions adoptées par le conseil d’administration;
• éviter de tirer avantage des biens de la personne morale ou de l’information obtenue en raison du rôle exercé.

Fonctions du conseil d’administration

Le conseil d’administration prend les grandes décisions de l’organisation. Il est notamment responsable :

• de nommer les personnes dirigeantes selon des règles claires;
• de déterminer les orientations, les priorités et les objectifs;
• d’adopter ou de modifier les règlements généraux;
• d’embaucher la personne responsable de la gestion;
• d’assurer le suivi des ressources humaines et financières;
• de conclure les contrats nécessaires aux activités de l’organisation;
• de suivre les résultats et la performance de l’organisation;
• d’assurer la diffusion de l’information pertinente.

Droits des membres

Les membres du conseil d’administration ont le droit :

• de recevoir une convocation aux réunions;
• d’obtenir l’ordre du jour et la documentation pertinente préalablement à la tenue des réunions;
• de participer aux discussions et aux décisions;
• d’accéder à l’information nécessaire à l’exercice de leurs fonctions;
• d’administrer la personne morale.

Certaines personnes membres du conseil occupent une fonction particulière, comme la présidence, la vice-présidence, le secrétariat ou la trésorerie. Leurs responsabilités peuvent varier selon les règlements généraux de l’organisation.

Présidence

La présidence voit au bon déroulement des travaux du conseil d’administration et doit être assumée par un parent qui utilise les services.

Elle est généralement responsable de :

• présider les réunions du conseil d’administration;
• veiller au respect des règles de fonctionnement;
• s’assurer que le nombre minimal de membres est présent pour tenir une réunion (quorum);
• voir à la validité des décisions adoptées;
• représenter l’organisation ou signer certains documents lorsque les règlements généraux ou le conseil d’administration l’autorisent.

Vice-présidence

La vice-présidence appuie la présidence dans le fonctionnement du conseil d’administration et doit être assumée par un parent qui utilise les services.

Elle est généralement responsable :

• de remplacer la présidence en cas d’absence ou d’empêchement;
• d’exercer les responsabilités confiées par le conseil d’administration;
• de contribuer au bon fonctionnement des réunions et des travaux du conseil.

Secrétariat

Le secrétariat assure le suivi administratif des travaux du conseil.

Il est généralement responsable :

• de préparer les convocations et les ordres du jour;
• de rédiger et de conserver les procès-verbaux;
• de tenir à jour les registres et les archives;
• d’attester officiellement certaines décisions du conseil, lorsque cela est nécessaire.

Trésorerie

La trésorerie assure le suivi des informations financières présentées au conseil.

Elle est généralement responsable :

• de participer à l’élaboration des budgets;
• de faire le suivi des informations financières;
• de présenter les rapports financiers au conseil d’administration;
• d’exercer les responsabilités financières prévues aux règlements généraux.

Les membres du conseil d’administration peuvent consulter les documents adoptés par leur organisation pour bien exercer leur rôle. Les documents disponibles peuvent varier d’une organisation à l’autre.

Ces documents peuvent comprendre, par exemple :

• les règlements généraux;
• le code d’éthique ou les règles de conduite;
• les règles de fonctionnement;
• le rapport financier annuel et les prévisions budgétaires;
• le rapport d’activités;
• les politiques administratives;
• le programme éducatif;
• les documents de planification.

Ces documents permettent de mieux comprendre les règles internes, les responsabilités du conseil et les pratiques de gestion de l’organisation.

Les parents qui utilisent les services d’un CPE ou d’un BC peuvent s’impliquer au sein du conseil d’administration.

Cette participation permet :

• de mieux comprendre les décisions qui touchent l’organisation;
• de contribuer à la qualité des services offerts aux familles;
• de prendre part aux orientations et aux priorités du service de garde.

Présenter sa candidature

Il est possible de présenter sa candidature lors de l’assemblée générale annuelle de l’organisation.

Communiquez avec la direction générale de votre CPE ou de votre BC pour connaître la procédure d’élection et la date de l’assemblée générale annuelle.

Outils et ressources

Affiche sur l’implication parentale – format lettre (PDF 367 Ko)

Affiche sur l’implication parentale – grand format (PDF 367 Ko)

Une formation en ligne est offerte aux membres des conseils d’administration des CPE et des BC. Elle présente différents enjeux liés à la gouvernance et à l’exercice des responsabilités d’administratrice ou d’administrateur.