Dossier éducatif de l'enfant

Le dossier éducatif permet de consigner périodiquement des informations sur le développement de l’enfant dans chacun des domaines suivants : physique et moteur, cognitif, langagier ainsi que social et affectif. Il rend compte de l’évolution de l’enfant tout au long de sa fréquentation dans votre service de garde. Il est alimenté à partir d’observations réalisées au quotidien par le personnel éducateur, notamment lors des jeux, des routines et des interactions. 

Le dossier éducatif doit être constitué et tenu selon les exigences prévues par la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance et le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance. Son cadre est balisé, mais il vous laisse une certaine latitude, notamment en ce qui concerne le format du dossier.

La réalisation du dossier éducatif de l’enfant vise à :

• communiquer avec les parents au sujet du développement de leur enfant;
• soutenir la détection hâtive de difficultés, le cas échéant, en cohérence avec le programme Agir tôt;
• faciliter les transitions vécues par l’enfant, dont celle vers l’école.

Un dossier éducatif doit être constitué pour chaque enfant fréquentant un service de garde éducatif à l’enfance (SGEE), à l’exception des enfants qui le fréquentent depuis moins de 60 jours.

Seule une personne qui applique le programme éducatif ou qui veille à son application peut :

• inscrire des renseignements au dossier;
• y déposer des documents;
• rédiger les portraits périodiques.

Le dossier éducatif peut être en version papier ou numérique. Le prestataire de services choisit le modèle qu’il souhaite utiliser, pourvu que celui-ci soit conforme aux dispositions de la Loi et du Règlement.

Les éléments présentés dans cette section sont obligatoires.

Page d’identification

La page d’identification comprend minimalement :

• le nom et la date de naissance de l’enfant;
• le nom du parent ou du tuteur;
• la date de début de la prestation des services de garde.

Portrait périodique du développement de l’enfant

Les portraits périodiques comportent :

• une appréciation qualitative des quatre domaines de développement (physique et moteur, cognitif, langagier, social et affectif);
• les renseignements ou documents pris en compte pour la rédaction du portrait, lorsqu’un soutien particulier est accordé à l’enfant;
• les documents pertinents utilisés en appui à ces observations, présentés sous forme de résumé ou déposés en annexe.

Les portraits doivent être remplis en mai et en novembre, puis datés et signés par la personne qui les a rédigés.

Soutien à la rédaction du portrait périodique

Plusieurs outils sont disponibles pour soutenir la rédaction du portrait périodique, notamment :

• le Guide de réalisation du dossier éducatif de l’enfant (PDF 7,15 Mo);
• les Pratiques à privilégier et éléments à considérer lors de la rédaction du portrait périodique (PDF 669 Ko);
• l’Autoquestionnement servant à identifier les biais lors des étapes menant à la rédaction des portraits périodiques (PDF 355 Ko);
• la Structuration des commentaires (PDF 1,92 Mo);
• la Grille de vérification des commentaires (PDF 385 Ko).

Le modèle de portrait périodique proposé par le ministère de la Famille peut inclure une section facultative. Cette section peut être utilisée lorsque l’analyse des observations soulève des questionnements relativement à un ou plusieurs domaines du développement de l’enfant, ou lorsque des difficultés significatives et persistantes sont observées. Elle vise à soutenir la démarche de détection et à faciliter les échanges avec le parent.

Cette section peut inclure :

• le ou les domaines du développement qui suscitent des préoccupations;
• les actions éducatives mises en œuvre pour soutenir l’enfant et les résultats observés;
• les outils utilisés pour confirmer les préoccupations, lorsque requis;
• une synthèse des échanges avec le parent et les pistes d’action à privilégier pour l’enfant.

Dans certaines situations, la rédaction du portrait périodique peut soulever des questions sur certains éléments observés. Un outil de surveillance du développement (PDF 20 Mo) peut alors être utilisé en appui à cette démarche dans le but de structurer les observations et de soutenir les échanges avec le parent.

Cet outil est facultatif et ne remplace pas le portrait périodique. Il ne constitue pas un outil de diagnostic.

Quand utiliser l’outil

L’outil de surveillance peut notamment être utilisé :

• lorsqu’un doute persiste concernant un ou plusieurs domaines du développement de l’enfant;
• lorsque des défis demeurent malgré les actions éducatives mises en place;
• lorsque des observations doivent être approfondies sur une période donnée.

Il peut être utilisé à tout moment de l’année, selon l’âge de l’enfant et les situations observées.

Ce que l’outil permet de faire

L’outil repose sur des grilles d’observation adaptées aux enfants d’un à cinq ans. Il permet :

• de vérifier l’atteinte ou non de certains jalons du développement;
• de repérer des signes d’appel nécessitant une attention particulière;
• de tenir compte des préoccupations exprimées par le parent.

Après l’utilisation de la grille

Lorsque des indices de difficultés sont observés, il est recommandé :

• de partager les observations avec le parent dans un climat d’échange;
• de rappeler que l’outil ne constitue pas un outil diagnostique;
• d’encourager, au besoin, une discussion avec une professionnelle ou un professionnel de la santé.

Avec l’accord écrit du parent, le SGEE peut également offrir un soutien dans les démarches visant l’obtention de services appropriés.

Soutien à l’utilisation de l’outil

Pour accompagner les SGEE à remplir l’outil, un document d’accompagnement (PDF 474 Ko) est mis à leur disposition.

Une formation en ligne offerte par le cégep de Sainte-Foy est également accessible sur la plateforme Brio dans le but de soutenir son appropriation.

Le service de garde veille à la gestion du dossier éducatif de l’enfant conformément aux exigences applicables en matière de communication, de conservation et de transmission des renseignements.

Les portraits périodiques sont transmis au parent au plus tard le 15 juin et le 15 décembre de chaque année. Le service de garde doit conserver la preuve de cette transmission et rencontrer le parent qui en fait la demande.

Le service de garde conserve une copie du dossier éducatif de l’enfant et les preuves de transmission des portraits périodiques pendant un an suivant le départ de l’enfant.

La transmission du dossier éducatif de l’enfant à un tiers, comme une professionnelle ou un professionnel de la santé, un autre SGEE ou un établissement scolaire, se fait par le parent ou avec l’accord écrit de celui-ci. Cette exigence s’applique à toute transmission. 

Le service de garde peut soutenir la transition scolaire :

• en encourageant le parent à transmettre le dossier éducatif au milieu scolaire;
• en transmettant lui-même le dossier, avec l’autorisation écrite du parent;
• en utilisant, au besoin, un modèle adapté présentant des observations utiles à la transition.

Bien que la date limite de remise du portrait périodique de l’enfant soit le 15 juin, celui ci peut être rédigé dès le mois de mai et transmis plus tôt au milieu scolaire, pourvu que l’ensemble des exigences applicables soient respectées.

Pour plus d’information concernant la transition scolaire, consultez la page Programme éducatif en service de garde.