Exigences liées au développement durable et à l’environnement dans les contrats publics

Les organismes publics doivent tenir compte des principes de développement durable dans leurs achats. C’est ce qu’on appelle l’acquisition responsable. Cela veut dire qu’ils doivent évaluer l’opportunité d’inclure des caractéristiques environnementales, sociales et économiques au tout début de leur processus d’acquisition, c’est à dire lors de l’évaluation de leur besoin.

Les organismes publics doivent privilégier l’inclusion d’au moins une condition liée au développement durable (environnementale, sociale ou économique) dans leurs appels d’offres ou dans les contrats. Si ce n’est pas possible, ils doivent en expliquer la raison.

Ces conditions doivent être directement liées à l’objet du contrat et peuvent concerner différents stades du cycle de vie d’un bien, d’un service ou de travaux de construction, par exemple :

• la recherche;
• le développement;
• la production;
• la commercialisation;
• la prestation;
• la distribution;
• L’utilisation;
• la maintenance;
• la fin de vie.

Elles peuvent prendre plusieurs formes mais doivent obligatoirement être indiqué dans les documents d’appels d’offres. Il peut s’agir notamment :

• d'une condition d’admissibilité;
• d'une exigence technique;
• d’un critère d'évaluation;
• d'une marge préférentielle.

Une condition d’admissibilité est une exigence liée à l’entreprise et non au service qu’elle offre ou au bien qu’elle fournit. Avoir une politique de développement durable, avoir une certification B Corp ou autre certification, sont deux exemples de conditions d’admissibilité en développement durable. 

Une exigence technique ou spécification, est liée au bien fourni ou au service rendu par l’entreprise. La certification EPAT pour les ordinateurs, une certification EnergiStar pour des électroménagers sont des exigences techniques en développement durable liés à un bien. 

Un critère d'évaluation est une composante de l’évaluation de la qualité d’une soumission sur lequel les membres du comité de sélection doivent poser un jugement. Les membres du comité de sélection attribuent une note à tous les critères d’évaluation énoncés par l’organisme publics dans son appel d’offres.

Un critère d'évaluation en développement durable peut être par exemple l’évaluation du plan de gestion et de réduction des déchets de l’entreprise. Les membres du comité de sélection analysent ce critère en fonction de la documentation offerte par l’entreprise dans sa soumission.

Un critère d'évaluation peut être éliminatoire. Dans ce cas, l’obtention de la note de passage pour ce critère est obligatoire, sinon la soumission de l’entreprise est automatiquement rejetée.  Si le critère n’est pas éliminatoire, cette même entreprise obtiendra une note insuffisante pour la réussite de ce critère mais la soumission de l’entreprise n’est pas rejetée.

Lorsqu’une condition liée au développement durable limite la concurrence, un organisme public peut utiliser une marge préférentielle.  Cela permet à toutes les entreprises intéressées par l’appel d’offres public de soumissionner, mais la marge préférentielle accorde un avantage aux entreprises qui répondent à la condition de développement durable. Contrairement aux conditions d’admissibilité, aux exigences techniques ou aux critères de qualité, la marge préférentielle n’a pas pour effet d’éliminer une entreprise qui ne répond pas à une condition de développement durable.

Une exigence technique qui réduirait trop la concurrence peut ainsi être utilisée en marge préférentielle.

La marge préférentielle est un pourcentage duquel le prix soumis d’une entreprise qui répond à la condition d’obtention de la marge sera réduit. Ce pourcentage ainsi que sa condition d’obtention est indiqué aux documents d’appels d’offres.

Le prix ainsi réduit devient celui qui sera utilisé pour déterminer quelle entreprise aura le contrat. Attention, le montant payé par l’organisme public demeurera celui soumis par l’entreprise. La marge abaisse donc le prix uniquement pour déterminer quelle entreprise aura le contrat.

Une marge préférentielle ne peut dépasser 10 %, mais plusieurs marges peuvent être combinées.