Rôle et responsabilités des coordonnatrices et coordonnateurs d'une campagne d'Entraide

La ou les personnes nommées à la coordination de la campagne ont pour rôle de s’assurer de l’application concrète des stratégies adoptées. Elles doivent aussi informer la personne nommée à la direction de la campagne de l’avancement des activités.  

Voici un récapitulatif de leurs principales responsabilités par période de l’année. Pour connaître les dates limites applicables, il est possible de consulter l’aide-mémoire et le calendrier des activités. 

Les responsabilités relatives à cette période de l’année sont résumées ci-dessous. Pour tous les détails, il faut consulter la section De mai à août : préparatifs et démarrage.

Préparatifs

La ou les personnes nommées à la coordination doivent analyser l’organisation en collaboration avec la direction de la campagne. 

Démarrage : création de l’équipe de campagne

La ou les personnes nommées à la coordination doivent créer l’équipe de campagne en collaboration avec la direction de la campagne.

Elles doivent expliquer à chaque membre ce qu’implique son poste au sein de l’équipe de campagne.

Découvrir le rôle et les responsabilités applicables au volet Dons majeurs.

Découvrir le rôle et les responsabilités des mobilisatrices et mobilisateurs.

Démarrage : structure et stratégie de mobilisation du personnel

Voici les responsabilités :  

• Établir la structure de mobilisation avec la direction de la campagne.
• Établir la stratégie de mobilisation avec tous les membres de l’équipe de campagne. 

Consulter la page Démarrage d’une campagne.

Démarrage : plan de campagne

Voici les responsabilités :  

• Réfléchir au plan de campagne avec l’équipe de campagne.
• Rédiger le plan de campagne avec la direction de la campagne.
• Inscrire l’objectif principal de la campagne dans Donna.
• Prévoir les diverses activités avec l’équipe de campagne.
• Établir le calendrier de campagne avec la direction de campagne. 

Consulter la section Plan de campagne.

Démarrage : plan de communication

Voici les responsabilités :  

• Élaborer le plan de communication avec l’équipe de campagne.
• Rédiger le plan de communication. 

Consulter la section Élaboration et rédaction du plan de communication.

Démarrage : outils promotionnels

La ou les personnes nommées à la coordination doivent commander les outils promotionnels proposés par le Secrétariat Entraide, puis les distribuer au sein de l’organisation. Il faut accorder une importance particulière aux outils de sollicitation favorisant la prise de contact, par exemple les dépliants (qui sont remis en mains propres).

Consulter la page Outils promotionnels.

Démarrage : formations et démonstration de Donna

Il est recommandé à la ou aux personnes nommées à la coordination de s'inscrire aux formations ou à la démonstration de Donna. Après y avoir participé, cette ou ces personnes devront expliquer certains éléments aux membres de l’équipe de campagne.

Mobilisation

La personne nommée à la coordination doit expliquer aux mobilisatrices et mobilisateurs

• la stratégie permettant de joindre les personnes qui sont absentes du bureau ou qui envisagent de prendre leur retraite; 
• la réaction recommandée en cas de refus de donner. 

Elle doit aussi leur présenter

• les méthodes de paiement acceptées;
• les bonnes pratiques en matière de confidentialité et sécurité;
• la façon de fonctionner avec le formulaire de don PDF;
• les consignes qui concernent la manipulation, le dépôt et la gestion de l’argent et des chèques.

Consulter les méthodes de paiement acceptées et le fonctionnement du formulaire de don PDF dans la section Comment faire un don?.

Actions requises dans Donna

La ou les personnes nommées à la coordination doivent consulter les contenus des pages suivantes :  

• Envoyer les courriels de sollicitation et extraire les listes de publipostage dans Donna.
• Inscrire les dons dans Donna.

Elles doivent les présenter aux mobilisatrices et mobilisateurs.  

Grands organismes

La ou les personnes nommées à la coordination doivent présenter sans parti pris les trois grands organismes bénéficiaires :  

• Les Centraide du Québec (PDF 2,40 Mo).
• PartenaireSanté-Québec et ses membres (PPTX 18,13 Mo).
• Croix-Rouge canadienne, Québec (PPTX 42 Mo).

Pour de l’information sur les organismes bénéficiaires, il faut consulter la section À qui vont les dons?.

Personnes à qui seront distribués les dons

Il est nécessaire de parler des situations de vulnérabilité vécues par les personnes et de donner des exemples d’utilisation des dons. Il faut prendre le temps d’en discuter pour s’assurer de la bonne compréhension de tous les membres de l’équipe de campagne.

Permis et réglementation

Toute personne nommée à la coordination doit connaître

• les permis nécessaires pour les activités de financement;
• les politiques des organismes centraux (par exemple le Secrétariat du Conseil du trésor);
• les règles de l’organisation.

Consulter la page Activités de financement nécessitant un permis ou une licence.

Les responsabilités relatives à cette période de l’année sont résumées ci-dessous. Pour tous les détails, il faut consulter la section De septembre à novembre : lancement, promotion et mobilisation.

Lancement et promotion

Voici les responsabilités :

• Tenir une activité de lancement de campagne.
• Promouvoir la campagne et les activités avec la direction de la campagne. 

Consulter la page Lancement officiel et promotion.

Mobilisation du personnel

Voici les responsabilités :

• Vérifier ou préparer l’importation de la liste du personnel.
• Mettre à jour les profils dans Donna.
• Envoyer le courriel de sollicitation.

Consulter la page Vérifier ou préparer l’importation de la liste du personnel et mettre à jour les profils dans Donna.

Consulter la page Mobilisation du personnel.

Voici les responsabilités applicables à cette période :  

• Réaliser le bilan de campagne avec la direction de la campagne.
• Veiller au transfert des connaissances et à la transmission des recommandations avec la personne nommée à la direction de la campagne.
• Remplir la déclaration relative aux accès à Donna, au besoin. 

Consulter la page Bilan d’une campagne.

Dévoilement des résultats et reconnaissance

Voici les responsabilités concernant le dévoilement des résultats et la reconnaissance :

• Tenir une activité de dévoilement des résultats avec la direction de la campagne.  
• Remercier les donatrices et donateurs avec la direction de la campagne.  
• Remercier l’équipe de campagne avec la direction de la campagne.  
• Soumettre des candidatures pour les marques de reconnaissance.  

Consulter la page Dévoilement des résultats et reconnaissance.

Les responsabilités suivantes sont applicables en tout temps.

Collaboration et communication

Pour de l’information à ce sujet, il faut consulter la page Collaboration et communication.

Tenue d’activités

Voici les responsabilités :  

• Tenir des activités de sensibilisation avec la direction de la campagne.
• Tenir des activités de financement avec tous les membres de l’équipe de campagne.
• S’assurer de détenir un permis ou une licence pour certaines activités de financement.
• Créer les activités de financement dans Donna. 

Consulter la page Tenue d’activités tout au long de l’année.

Gestion des dons

Voici les responsabilités :  

• Gérer les promesses de don par retenue à la source transmises à l’aide du formulaire PDF.
• Gérer les dons en argent et les dons par chèque.
• Inscrire les dons dans Donna.

Confidentialité et sécurité

Voici les responsabilités de tous les membres de l’équipe de campagne :  

• Protéger les renseignements en ne communiquant pas les identifiants et les mots de passe.
• Utiliser le transfert sécurisé de fichiers (TSF).

Consulter la page Confidentialité et sécurité.