Structure et fonctions de la Commission d’accès à l’information

Le chapitre IV de la Loi sur l’accès institue la Commission d’accès à l’information (CAI), laquelle comporte deux sections, soit la section de surveillance et la section juridictionnelle. Il énonce les différentes fonctions de la CAI et les pouvoirs qui lui sont attribués afin de permettre l’exercice de celles-ci, en plus d’établir les règles en lien avec sa constitution et son organisation. Plusieurs articles contenus dans ce chapitre ont été modifiés, notamment ceux en lien avec la constitution et l’organisation de la CAI, ainsi que les fonctions et les pouvoirs de ses deux sections.

La CAI se compose dorénavant d’un président et de deux vice-présidents, l’un étant responsable de la section juridictionnelle et l’autre de la section de surveillance. Ce dernier doit posséder une expertise relative au domaine des technologies de l’information.

Cette section se voit attribuer trois nouvelles fonctions :

• Réaliser ou faire réaliser des recherches, des inventaires, des études ou des analyses;
• Émettre des avis sur des projets de législation ou de développement de systèmes d’information;
• Élaborer des lignes directrices ayant pour objectif de faciliter l’application de la Loi sur l’accès et de la Loi sur le secteur privé, notamment en matière de consentement. Ces lignes directrices permettront d’informer les organismes publics des mesures qui, de l’avis de la CAI, peuvent être établies pour satisfaire aux obligations des organismes publics, des entreprises et des partis politiques.

La Loi sur l’accès prévoit maintenant que la CAI peut, par une demande péremptoire notifiée par tout mode approprié ^{Lire le contenu de la note numéro 1} , exiger d’une personne la production de tout renseignement ou de tout document permettant de vérifier l’application de cette loi ou de ses règlements. Ce pouvoir peut s’exercer à l’endroit de toute personne, indépendamment du fait qu’elle soit assujettie ou non à la Loi sur l’accès. Il peut s’agir, par exemple :

• D’un particulier;
• D’une entreprise;
• D’un organisme sans but lucratif.

La CAI détermine le délai raisonnable qu’elle estime nécessaire afin que la personne obtempère à cette exigence de production. La personne à qui cette demande est faite est tenue de s’y conformer, peu importe qu’elle ait ou non déjà produit un tel renseignement ou un tel document en réponse à une demande semblable ou en vertu d’une obligation découlant de la Loi sur l’accès ou de ses règlements.

Lorsqu’un incident de confidentialité est porté à sa connaissance, la CAI peut ordonner à toute personne l’application de mesures visant à protéger les droits des personnes concernées qui leur sont accordés en vertu de la Loi sur l’accès, pour le temps et aux conditions qu’elle détermine. Elle peut ordonner, entre autres, la remise des renseignements personnels impliqués dans l’incident à l’organisme public qui les détenait ou encore leur destruction.

La CAI doit donner à la personne visée par l’ordonnance l’occasion de présenter ses observations. Toutefois, une telle ordonnance peut être émise sans que la personne visée en ait été informée au préalable lorsque la CAI estime qu’il y a une urgence ou un danger de causer un préjudice irréparable. En ce cas, la personne visée peut présenter ses observations pour en permettre le réexamen par la CAI dans le délai indiqué dans l’ordonnance.

Lorsqu’une enquête de la CAI porte sur une entente qui lui est transmise en vertu de la loi, la CAI peut rendre toute ordonnance contre un organisme public partie à cette entente et qu’elle estime propre à sauvegarder les droits accordés par la Loi sur l’accès aux personnes concernées par ces renseignements. À titre d’exemple, elle peut ordonner la suspension d’une entente ou la cessation de la communication de certains renseignements personnels le temps de compléter l’enquête.

La Loi sur l’accès prévoit dorénavant l’ajout d’un principe de proportionnalité qui vise notamment à assurer que les recours auprès de la CAI sont plus rapides et abordables pour le justiciable, dans le contexte de litiges concernant le droit fondamental à la vie privée ou à l’information.

Ainsi, les parties à une instance tenue devant la CAI doivent s’assurer que leurs démarches, les actes de procédure et les moyens de preuve qu’elles choisissent sont, en tenant compte des coûts et du temps exigé, proportionnels à la nature et à la complexité de l’affaire, de même qu’à la finalité de la demande. La CAI doit également s’assurer que les mesures et les actes qu’elle ordonne ou autorise sont dans le respect de ce principe de proportionnalité, en tenant compte de la bonne administration de la justice.

La loi énonce maintenant qu’une demande d’autorisation de ne pas tenir compte d’une demande d’accès en raison de sa nature manifestement abusive doit être déposée auprès de la CAI à compter de la réception de la dernière demande du requérant, dans le délai prévu aux articles 47 et 98 de la Loi sur l’accès. Cette dernière peut :

• Accepter ou refuser cette demande d’autorisation;
• Décider de circonscrire la demande d’accès afin que celle-ci ne soit pas considérée comme abusive;
• Prolonger le délai dont bénéficie l’organisme public pour y répondre.

Lorsqu’elle refuse ou cesse d’examiner une affaire parce qu’elle a des motifs raisonnables de croire que la demande soumise est frivole ou faite de mauvaise foi, ou que son intervention n’est manifestement pas utile, la CAI peut désormais interdire à une personne de faire une demande sans avoir obtenu, au préalable, l’autorisation du président, selon les conditions que celui-ci détermine. Dans un tel contexte, la CAI peut aussi interdire à une personne de présenter un acte de procédure dans une instance déjà introduite. Un organisme public peut demander à la CAI de rendre une telle décision à la suite du dépôt d’une demande de révision.

Le nouvel article 137.4 précise que la CAI peut, à toute étape de l’instance, utiliser un moyen technologique tant pour les parties que pour elle-même. Il peut s’agir d’une visioconférence ou d’une plateforme permettant d’échanger virtuellement tels Zoom ou Teams. Elle peut ordonner que le moyen technologique soit utilisé par les parties, même d’office. Elle peut aussi, si elle considère que c’est nécessaire, exiger qu’une personne se présente physiquement à une audience, à une conférence ou à un interrogatoire malgré l’accord des parties.