Repérage des documents et des renseignements personnels

Le repérage des documents est l’une des étapes cruciales dans le traitement d’une demande d’accès à un document administratif ou à un document contenant un renseignement personnel. En effet, la personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels a l’obligation d’utiliser tous les moyens dont elle dispose pour effectuer une démarche de repérage sérieuse et complète afin de trouver le ou les documents visés par une demande d’accès.

Par ailleurs, la personne responsable doit prendre connaissance de la demande d’accès de façon générale afin de s’assurer de bien en saisir la portée. Lorsqu’elle est en présence d’une demande imprécise, elle doit porter assistance à la demanderesse ou le demandeur.

Une bonne compréhension de la demande permet d’orienter efficacement les recherches vers les secteurs de l’organisme public ou les tiers qui détiennent les documents visés.

Une démarche de repérage de documents sérieuse et complète s’effectue par l’identification des unités administratives ou les tiers pouvant détenir ces documents. Afin que cette démarche soit efficace, la personne responsable doit connaître les secteurs de son organisation et les rôles de chacun, ou s’adjoindre une ou plusieurs personnes en mesure de la guider. Une fois cette étape franchie, la personne responsable sollicite le ou les secteurs ou le ou les tiers visés par la demande d’accès.

Document administratif

La demande de collaboration pour un document administratif doit notamment mentionner :

• le libellé de la demande ou un résumé ainsi que les précisions requises, s’il y a lieu;
• le délai pour la transmission du ou des documents visés;
• la date butoir à laquelle la transmission de la décision doit être faite à la personne demanderesse afin de respecter les délais légaux.

Une demande de collaboration ne doit en aucun temps contenir le nom de la personne qui a formulé la demande. Cette information est un renseignement personnel qui n’est pas nécessaire au traitement de la demande. Cette information doit être caviardée, de même que tout autre renseignement qui permettrait d’identifier la personne qui a formulé la demande.

Renseignements personnels

La demande de collaboration pour un renseignement personnel doit contenir, en plus des éléments mentionnés précédemment, l’identification de la personne visée, qui peut également être une personne décédée ou autorisée à formuler la demande d’accès à des renseignements personnels. Cependant, il faut limiter la communication des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires pour que l’organisme public identifie la personne visée, en fonction des informations qu’il détient déjà. Par exemple, il est possible de caviarder l’adresse courriel de la personne, le nom d’un tiers ou encore un numéro d’identification.

La personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels doit également :

• demander d’être avisée des réserves ou des préoccupations relatives à la divulgation du ou des documents, s’il y a lieu;
• préciser l’obligation de lui transmettre l’ensemble des documents visés sans aucune altération.

La personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels, même si ce rôle lui est délégué, a toute l’autorité et tous les pouvoirs nécessaires pour obtenir le ou les documents susceptibles d’être visés par une demande d’accès afin de les analyser. Elle peut faire cette demande auprès :

• de toute personne qui détient un ou des documents au sein de l’organisme public;
• de tout tiers qui conserve, pour le compte de l’organisme public, un ou des documents.

Elle peut également questionner un membre du personnel de l’organisme public ou un tiers pour requérir les informations nécessaires au repérage du ou des documents et pour établir les incidences relatives à leur divulgation en vue de rendre une décision juste et équitable.