Accès aux renseignements personnels dans le contexte d’une succession ou d’une prestation de décès
Le décès d’une personne entraine souvent des démarches qui requièrent l’obtention de renseignements personnels ou de documents qui la concernent. Toutefois, seules les personnes suivantes ont le statut requis pour exercer ce droit d’accès dans le contexte d’une succession ou d’une prestation de décès, sous réserve de certaines conditions (articles 88.1 et 94 de la Loi sur l’accès) :
- la ou le titulaire de l’autorité parentale, dans le cas d’un enfant mineur décédé;
- la liquidatrice ou le liquidateur de la succession;
- la personne bénéficiaire d’une assurance vie;
- la personne bénéficiaire d’une indemnité de décès;
- l’héritière ou l’héritier (une personne successible qui a accepté l’héritage auquel elle a droit);
- la ou le successible, soit une personne qui, en vertu de la loi ou d’un testament, peut hériter d’une personne décédée, mais qui n’a pas encore exercé son option d’accepter ou de renoncer à son droit à la succession (à son héritage).
Une personne est considérée comme héritière ou successible, selon le cas, lorsque, dans un testament, elle est désignée comme légataire :
- universelle : la personne qui a rédigé le testament lui a accordé l’universalité de ses biens;
- à titre universel : elle a vocation à recueillir une quote-part des biens ou d’une catégorie de biens (ex. : biens meubles ou biens immeubles) ou l’universalité d’une catégorie de biens.
Précision au sujet d’un legs à titre particulier
Une personne qui accepte un legs à titre particulier (quelque chose de précis, comme un bijou, une voiture, etc.) prévu dans un testament n’est pas considérée comme héritière ou successible.
Procédure à suivre lors d’une demande d’accès à des renseignements personnels
L’article 94 de la Loi sur l’accès détermine les modalités à suivre pour qu’une personne puisse accéder aux renseignements personnels de la personne décédée, conformément à l’article 88.1 de cette loi.
Demande d’accès
La demande d’accès doit être écrite et adressée à la personne responsable. Quant au contenu de la demande, il doit faire état :
- des renseignements personnels qui permettent d’identifier la personne décédée en fonction de ceux détenus par l’organisme public;
- des renseignements personnels ou des documents demandés au sujet de la personne décédée;
- de la nécessité d’obtenir les renseignements ou les documents en faisant valoir les intérêts ou les droits de la personne qui en fait la demande;
- du statut de la personne qui formule la demande à l’aide des preuves nécessaires.
Preuve du statut de la personne
La personne qui fait une demande d’accès à des renseignements personnels dans le contexte d’une succession ou d’une prestation de décès doit transmettre des documents qui attestent son statut.
La ou le titulaire de l’autorité parentale, dans le cas d’une personne mineure décédée, doit transmettre :
- un certificat de décès;
- un certificat de naissance ou le jugement d’adoption.
La liquidatrice ou le liquidateur de la succession désigné dans un testament doit fournir :
- un certificat de décès;
- un testament;
- deux certificats de recherche testamentaire, délivrés par la Chambre des notaires du Québec et par le Barreau du Québec, pour confirmer qu’il s’agit du dernier testament.
La liquidatrice ou le liquidateur de la succession sans testament doit joindre :
- un certificat de décès;
- deux certificats de recherche testamentaire, délivrés par la Chambre des notaires du Québec et par le Barreau du Québec, pour démontrer que la personne décédée n’avait pas de testament;
- une désignation d’une liquidatrice ou d’un liquidateur de succession par les héritières et les héritiers;
- une déclaration notariée qui atteste le statut de la liquidatrice ou du liquidateur de la succession.
La ou le bénéficiaire d’une assurance vie ou d’une indemnité de décès doit fournir :
- un certificat de décès;
- un document qui atteste qu’elle ou qu’il est bénéficiaire de l’assurance vie ou de l’indemnité de décès.
L’héritière ou l’héritier ou encore la personne successible ayant un testament doit produire :
- un certificat de décès;
- un testament;
- deux certificats de recherche testamentaire, délivrés par la Chambre des notaires du Québec et par le Barreau du Québec, pour confirmer qu’il s’agit du dernier testament.
L’héritière ou l’héritier ou la personne successible sans testament doit remettre :
- un certificat de décès;
- deux certificats de recherche testamentaire, délivrés par la Chambre des notaires du Québec et par le Barreau du Québec, qui prouvent que la personne décédée n’avait pas de testament.
Documents à fournir selon une circonstance particulière
Selon la circonstance particulière liée au statut de la personne, cette dernière peut faire parvenir l’un ou l’autre de ces documents :
- un contrat ou un certificat de mariage ou d’union civile;
- une déclaration notariée qui atteste le statut de la personne héritière ou successible;
- un certificat de naissance ou un jugement d’adoption, ou tout autre document qui permet à l’organisme d’établir qu’elle est successible ou héritière au sens des règles concernant la succession légale.
Décision d’un organisme public
La communication de renseignements personnels ou de documents sur une personne décédée peut être faite uniquement auprès des personnes désignées dans la Loi sur l’accès dans le contexte d’une succession ou d’une prestation de décès.
Dans le doute, la personne responsable au sein d’un organisme public est légitimée de refuser de communiquer les renseignements ou les documents demandés en motivant la décision à laquelle elle est parvenue.
Cela n’empêche toutefois pas une personne de formuler une demande d’accès ultérieurement, lorsqu’elle sera en mesure de fournir les documents nécessaires pour justifier son statut.
Dernière mise à jour : 9 juin 2023
