Consentement pour l’utilisation ou la communication de renseignements personnels
L’article 53.1 de la Loi sur l’accès énonce qu’un consentement prévu par cette loi doit respecter les critères de validité.
Cela doit être interprété parallèlement à l’article 53 de la même loi, qui précise que les renseignements personnels sont confidentiels, sauf si la personne concernée consent à leur divulgation. Toutefois, cette personne doit être autorisée à consentir. Cette obligation s’ajoute à celles qui sont prévues pour la validité d’un consentement.
Autres obligations lors du libellé de consentement
En plus des critères de validité d’un consentement prévu à la Loi sur l’accès, le libellé doit respecter certaines obligations.
Demande rédigée en termes simples et clairs
L’article 53.1 prévoit que la demande de consentement doit être faite en termes simples et clairs. En d’autres mots, le contenu d’une demande de consentement doit être adapté aux personnes à qui il est destiné et ne doit pas être rédigé de manière à ce que seuls des spécialistes soient en mesure de le comprendre. Il se doit d’être rédigé en fonction des connaissances d’une personne raisonnable, avec des termes facilement compréhensibles et précis.
Demande distincte
Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle doit être présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée. Cette exigence ne signifie pas que la demande doive forcément être formulée sur un document à part, mais plutôt qu’elle ne se fonde pas à travers les diverses informations ni dans un texte de nature autre que celui qui vise à recueillir le consentement.
La demande de consentement peut être rédigée sur un document que celui qui expose d’autres renseignements, mais elle doit se trouver en retrait de ces informations, et non pas mélangée avec celles-ci.
Demande d’assistance
Lorsqu’une personne le requiert, une assistance lui est prêtée afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé. La demande de consentement doit donc informer la personne concernée des coordonnées pour joindre une personne-ressource de l’organisme public qui serait en mesure de lui donner les explications nécessaires. La désignation des personnes-ressources est à la discrétion de l’organisme public. La personne responsable de la protection des renseignements personnels ne doit pas nécessairement être une personne-ressource.
Retrait d’un consentement
La personne concernée peut retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation de ses renseignements si ceux-ci sont recueillis lors d’une demande facultative, selon ce que prévoit l’article 65, au premier alinéa du paragraphe 5.
Types de consentement
Une personne physique peut consentir de manière :
expresse ou explicite, c’est-à-dire par un geste concret, verbal ou écrit qui exprime clairement sa volonté, par exemple :
remplir un formulaire,
répondre par l’affirmative à une question,
apposer sa signature,
effectuer une déclaration devant témoin.
implicite, c’est-à-dire que le consentement est déduit par une action ou une situation particulière. Par exemple, un consentement implicite à l’utilisation des renseignements personnels peut être déduit du fait qu’une personne transmet des informations à un organisme public pour effectuer une plainte.
Consentement exprès
Certaines dispositions législatives exigent que le consentement se manifeste de façon expresse dès qu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, sous peine de la nullité de ce dernier (articles 59 et 65.1 de la Loi sur l’accès).
