Devoir d’assistance de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
La Loi sur l’accès prévoit la possibilité pour la demanderesse ou le demandeur d’échanger avec un organisme public à différentes étapes du processus de traitement d’une demande d’accès à des documents ou à des renseignements personnels.
Exercice du devoir d’assistance
L’obligation de la personne responsable de prêter assistance s’exerce en étroite collaboration avec la demanderesse ou le demandeur. Ces personnes ont une responsabilité partagée. Dans certaines circonstances, la demanderesse ou le demandeur requerra l’assistance de la personne responsable et, à d’autres moments, la personne responsable devra obtenir des précisions sur la formulation de la demande d’accès.
Bien que le devoir d’assistance ne fasse l’objet d’aucun paramètre dans la Loi, la personne responsable est tenue de le remplir de manière diligente et raisonnable.
Assistance pour la formulation une demande
La personne responsable peut être sollicitée par une personne qui souhaite formuler une demande d’accès afin que le libellé soit suffisamment précis pour trouver les documents et les renseignements requis ou encore afin qu’elle couvre les catégories d’information recherchée.
La personne responsable a également le devoir de prêter assistance à la demanderesse ou au demandeur qui a formulé une demande d’accès lorsque la portée de cette dernière ne permet pas de repérer les documents ou les renseignements susceptibles d’y répondre.
Il est à noter qu’une demande jugée imprécise ne peut être considérée de prime abord comme étant irrecevable tant que la personne responsable n’a pas offert à la personne concernée l’occasion de préciser sa demande.
Assistance à une personne handicapée
La personne responsable peut également être sollicitée par une personne qui a des besoins particuliers en raison d’un handicap pour que celle-ci puisse exercer son droit d’accès. Ces besoins peuvent se manifester lors :
- de la formulation de sa demande;
- d’une demande de précision;
- de la consultation sur place;
- de la transmission des documents ou des renseignements.
Dans le contexte de l’une des situations énoncées précédemment, la personne responsable doit prendre les mesures d’accommodement raisonnable nécessaires en tenant compte de la politique établie en vertu de l’article 26.5 de la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale. Ces mesures peuvent prendre différentes formes, comme offrir une réponse dans un format adapté au handicap de la personne, soit en format audio, soit avec des caractères de grande taille ou en braille.
Assistance pour la compréhension d’une décision
Dès septembre 2023, les articles 50 et 100 de la Loi sur l’accès prévoient que la demanderesse ou le demandeur peut solliciter l’assistance de la personne responsable pour comprendre la teneur de la décision rendue.
Cette obligation d’assistance exige que la personne responsable, ou un membre de son équipe, demeure disponible pour aider la personne concernée à comprendre la décision rendue, notamment les motifs d’un refus. Cette exigence n’impose pas à la personne responsable de justifier juridiquement les restrictions invoquées, mais plutôt de vulgariser la décision en fournissant les raisons pour lesquelles le refus est applicable.
Limite de cette assistance
Ce devoir d’assistance n’oblige toutefois pas la personne responsable à fournir plusieurs fois les mêmes explications à une demanderesse ou un demandeur. Une fois qu’elle a donné toutes les informations nécessaires pour aider la personne à comprendre la décision, elle peut choisir d’en rester là.
Bonne pratique lors de la rédaction d’une décision
La décision de la personne responsable de refuser l’accès à un document ou à un renseignement doit être motivée et indiquer la disposition légale sur laquelle ce refus s’appuie.
Cette motivation doit être étayée afin de permettre à la demanderesse ou au demandeur de comprendre le refus pour chacun des documents ou des renseignements visés. Par exemple, l’insertion d’une mise en contexte et d’explications pour chacun des documents ou des renseignements refusés, y compris la teneur de la disposition légale, peut favoriser une meilleure compréhension de la décision.
Une décision bien motivée diminue le nombre de demandes d’assistance auprès de la personne responsable.
Dernière mise à jour : 27 juillet 2023
