Devoir d’assistance de la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
Disposition législative entrant en vigueur en septembre 2023
Les articles 50 et 100 de la Loi sur l’accès sont modifiés afin que la personne qui fait une demande d’accès puisse, lorsqu’elle le demande, solliciter l’assistance de la personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels pour comprendre la teneur de la décision reçue.
Rédaction d’une décision
La décision de la personne responsable de refuser l’accès à un renseignement ou à un document doit être motivée et indiquer la disposition légale sur laquelle le refus s’appuie.
Cette motivation doit être étayée afin de permettre à la demanderesse ou au demandeur de comprendre le refus pour chacun des renseignements ou des documents visés. Par exemple, l’insertion d’une mise en contexte et d’explications pour chacun des renseignements ou des documents refusés, incluant la teneur de la disposition légale, peut favoriser une meilleure compréhension de la décision.
Une décision bien motivée diminue le nombre de demandes d’assistance auprès de la personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels.
Exercice du devoir d’assistance
Cette obligation d’assistance exige de la personne responsable, ou d’un membre de son équipe, de demeurer disponible pour aider la demanderesse ou le demandeur à comprendre la décision, notamment les motifs du refus. Elle ne lui impose pas de justifier juridiquement les restrictions invoquées, mais plutôt de vulgariser la décision en fournissant les raisons pour lesquelles le refus est applicable.
Limite du devoir d’assistance
Bien que le devoir d’assistance ne fasse l’objet d’aucun paramètre de la Loi, la personne responsable de l’accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels est tenue de l’offrir de manière diligente et raisonnable. Cela n’oblige toutefois pas cette dernière à fournir plusieurs fois les mêmes explications à une demanderesse ou un demandeur. Une fois que la personne responsable a donné toutes les informations nécessaires pour aider la demanderesse ou le demandeur à comprendre la décision, elle peut choisir de cesser de lui fournir des explications.
Dernière mise à jour : 23 février 2023
