Utilisation d’un renseignement personnel à une autre fin avec ou sans le consentement de la personne concernée
L'article 65.1 de la Loi sur l'accès encadre l'utilisation des renseignements personnels détenus par les organismes publics en prévoyant, notamment, qu'ils ne peuvent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
En plus de l'exception sur l'utilisation de renseignements dépersonnalisés par un organisme public lorsqu'ils sont nécessaires aux fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques, la loi permet à un organisme public d'utiliser les renseignements personnels qu'il a collectés sur une personne à une autre fin que celle prévue initialement :
- avec le consentement de la personne concernée;
ou - sans son consentement, dans les cas prévus au deuxième alinéa de l'article 65.1 de la Loi sur l'accès.
Utilisation avec le consentement de la personne concernée
Un organisme public doit s’assurer de respecter les obligations relatives à la validité d’un consentement, notamment au regard des personnes autorisées à consentir ainsi que du type de consentement à obtenir, par exemple exprès ou implicite.
Exemple de ce cas de figure
Un organisme public qui a collecté l’adresse courriel d’une personne physique lors de la mise en œuvre d’un programme doit obtenir son consentement pour lui envoyer une infolettre à cette adresse courriel.
Exceptions à l’utilisation sans le consentement de la personne
Il existe trois cas de figure possibles.
Utilisation à des fins compatibles
Cette utilisation offre la possibilité à un organisme public d’utiliser des renseignements personnels à une autre fin que celle déterminée lors de leur collecte initiale. Pour ce faire, il doit exister un lien pertinent et direct entre cette utilisation et les fins pour lesquelles le renseignement a été recueilli. Une utilisation à des fins compatibles s’applique uniquement si une personne raisonnable peut déduire que cette utilisation est prévisible et cohérente avec les fins pour lesquelles le renseignement personnel a été recueilli.
Exemple de ce cas de figure
Un organisme public qui publie une revue peut se servir des renseignements personnels qu’il a recueillis au sujet de ses abonnés au moment de l’abonnement pour leur faire parvenir une offre de renouvellement. L’usage des renseignements personnels est, dans ce cas-ci, compatible et en lien direct avec la raison pour laquelle ils ont été collectés initialement.
Utilisation manifestement au bénéfice de la personne concernée
La nature de cette utilisation requiert une analyse au cas par cas. Par « manifestement », on entend quelque chose que l’on ne peut nier, qui est évident et certain. Cette utilisation à une autre fin s’effectue uniquement lorsqu’il s’agit d’offrir un avantage à la personne concernée.
Exemple de ce cas de figure
Un organisme public peut utiliser les coordonnées d’une usagère ou d’un usager pour lui faire parvenir un chèque.
Utilisation nécessaire à l’application d’une loi au Québec
L’application des dispositions d’une loi à laquelle un organisme public est assujetti peut requérir l’utilisation de renseignements personnels à des fins différentes de celles énoncées au moment de la collecte.
L’interprétation de ce qui constitue une utilisation nécessaire à l’application d’une loi au Québec est similaire à celle de l’article 67 de la Loi sur l’accès. Il peut s’agir d’une loi adoptée par l’Assemblée nationale ou par le Parlement fédéral, dans la mesure où elle s’applique au Québec. Il peut aussi s’agir d’un règlement. Cette exception a une portée assez large et peut être utilisée par un organisme public pour appliquer une loi dont il a la responsabilité, par exemple.
Enfin, l’utilisation d’un renseignement personnel peut être prévue expressément à une loi, mais, généralement, cette utilisation sera liée à une disposition législative ou réglementaire.
Exemple de ce cas de figure
Un organisme public peut utiliser les renseignements qu’il a recueillis au sujet d’un prestataire d’aide financière (aide sociale, prêts et bourses, subventions, etc.) afin d’intenter des procédures contre cette personne pour récupérer les montants illégalement perçus ou qui n’ont pas été remboursés selon les conditions prescrites par la loi.
Registre de l’utilisation des renseignements personnels
L’article 67.3 de la Loi sur l’accès prévoit qu’un organisme public doit tenir à jour un registre lorsqu’il utilise des renseignements personnels à d’autres fins que celles prévues initialement.
Ce registre doit être rempli lorsque des renseignements personnels sont utilisés sans le consentement de la personne concernée :
- à des fins compatibles;
- manifestement au bénéfice de la personne concernée;
- lors de l’application d’une loi au Québec.
Pour être adéquatement rempli, le registre doit comporter :
- la référence au paragraphe du deuxième alinéa de l’article 65.1 de la Loi sur l’accès, qui permet cette utilisation;
- la disposition de la loi qui rend nécessaire l’utilisation des renseignements personnels à une autre fin, s’il y a lieu;
- la catégorie de personnes qui a accès aux renseignements personnels aux fins de la nouvelle utilisation.
Dernière mise à jour : 5 juin 2023
