Les dossiers en matière de dépôt volontaire sont publics.
La liste des créanciers est tenue à jour par le greffier. Une copie de cette liste peut être délivrée à toute personne en faisant la demande, que cette personne soit un créancier ou non.
Toute personne qui en fait la demande peut consulter un dossier en présence d'un greffier, à moins d'une ordonnance de mise sous scellés de certains documents ou d'information prononcée par le tribunal.
Ce droit de consultation permet aussi à la personne de tirer des copies de documents du dossier en assumant les frais de photocopies.
Renseignements personnels
Le greffier ne peut pas exiger du débiteur qu'il lui fournisse sa date de naissance ou ses numéros d'assurance sociale, d'assurance maladie ou de permis de conduire, ceux-ci ne pouvant être divulgués que sur une base volontaire.
Il arrive toutefois que le numéro d'assurance sociale soit requis, puisqu'il correspond au numéro de dossier aux fins d'impôt et permet au créancier d’établir l’identité du débiteur.
L'utilisation de ces renseignements personnels par le service du dépôt volontaire n’est possible que si le débiteur consent à les fournir. En cas de refus du débiteur, il appartient au créancier de requérir les renseignements personnels du débiteur, soit par sa loi habilitante, le cas échéant, ou par le mécanisme de demande d'accès précisé dans la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Si des renseignements personnels se trouvent dans le dossier, des précautions doivent être prises à cet égard lorsque le dossier est consulté par une tierce personne. Le greffier doit éviter de divulguer à toute personne ou à tout organisme les renseignements personnels lui ayant été fournis, à moins qu'une demande d'accès ne soit autorisée conformément au mécanisme fixé par la loi.
Si un débiteur fournit, à titre de preuve de revenu, un talon de chèque de paye ou tout autre document pouvant afficher un renseignement personnel, il lui est recommandé de reprendre ses documents après avoir fourni les informations requises.
